Blogi

09.6.2021

Kehitystä ja innovaatioita koronapandemian aikana

Nopeasti alkanut koronapandemia patisti monet tapahtuma-alan yritykset uudistumaan ja kehittämään uusia ratkaisuja muuttuneeseen tilanteeseen. Pian lähes kaikki tapahtumat olivatkin joko siirtyneet verkkoon tai peruuntuneet kokonaan. Tilanteen myötä tarvittiin entistä edistyneempiä digitaalisia työkaluja ja ratkaisuja, joilla voitaisiin yhä mahdollistaa tapahtumien laadukas osallistujakokemus.

Miten koronapandemian vuosi alkoi Tavatalla? Mitä vuosi on tuonut tullessaan yritykselle? Miten Tavata-työkalu on kehittynyt vuodessa? - COB Jari Puranen summaa Tavatan kulunutta vuotta ja pohtii yrityksen ja tapahtuma-alan tulevaisuuden kuvia.

Lupaavalta näyttänyt kevät tyhjeni tapahtumien peruuntuessa

Palataanpa reilu vuosi ajassa taaksepäin. Vuoden 2019 loppupuolella ja 2020 alussa, kun Tavata toimi vielä pääasiassa livetapahtumiin liittyvänä verkostoitumispalveluna, uusia asiakkuuksia sekä tilauksia oli tiedossa monia, ja kevääseen lähdettiin odottavaisin ja innostunein mielin. Kuitenkin maaliskuussa koronatilanteen pahentuessa ja koko Suomen laajuisten rajoitusten alkaessa, kaikki tulevat tapahtumat ja tilaukset jouduttiin perumaan ja lupaavalta näyttänyt kevät näyttikin yhtäkkiä tyhjältä.

”Siinä vaiheessa jouduimme pikaisesti miettimään, että mitäs nyt tehdään”, kertoo Jari Puranen.

Totesimme, että tilanne vaatii mukautumista ja uusien toimintojen kehittämistä, niinpä ratkaisuksi löytyi virtuaalisten tapaamisten ja tapahtumien tuominen Tavata-työkaluun. Visiomme oli edelleen mahdollistaa tapahtumien onnistumisen kannalta erittäin tärkeä osallistujien verkostoituminen ja tapaamiset, myös virtuaalisesti. Lisäksi halusimme mahdollistaa virtuaalitapahtumien järjestäjille mahdollisimman helpon ratkaisun tapahtuman toteuttamiseen ja kaiken tapahtumasisällön tuomiseen samalle tapahtuma-alustalle.

Vuoden 2020 alkupuolella, kehitystyön ollessa vielä käynnissä, tarjosimmekin Tavata-palvelua veloituksetta koko kevään ajan tukeaksemme tapahtumanjärjestäjien toimintaa muuttuneessa tilanteessa.

Korona vauhditti virtuaalisten toimintojen kehittämistä

Syksyllä 2020 uudistunut Tavata-palvelu oli valmis julkaistavaksi. Laajensimme palvelumme kokonaisvaltaiseksi tapahtuma-alustaksi live-, virtuaali- ja hybriditapahtumiin. Livetapahtumien verkostoitumispalvelun lisäksi tapahtumien järjestäjillä on siis nyt mahdollisuus luoda ja hallinnoida tapahtumia ketterällä työkalulla.

Mahdollistaaksemme myös virtuaalitapahtumat, toimme Tavata-työkaluun muun muassa virtuaaliverkostoitumisen ja videotapaamiset, ryhmävideohuoneet, mahdollisuuden luoda ohjelma verkossa ja upottaa striimit samalle alustalle, sekä virtuaaliset kumppanien ja esiintyjien ’showroom’ paikat.

Jarin mukaan virtuaali- ja hybriditapahtumien lisääntymiseen
sekä virtuaalisten kohtaamisten yleistymiseen olisi ilman koronapandemiaa mennyt useita vuosia, todennäköisesti jopa kymmenen vuotta tai enemmän. Koronan myötä tähän päästiin puolessa vuodessa. Muutos näkyy niin meidän toiminnassamme, kuin koko tapahtuma-alalla ja muun muassa B2B-puolellakin.

”Pandemian myötä jokaisen on pitänyt totutella digitaalisiin kohtaamisiin, joita myös Tavata mahdollistaa. Etäpalaveritkaan eivät ole enää poikkeus, vaan sääntö”, Jari summaa.

Virtuaalisia asiakasonnistumisia

Virtuaalisuus ja virtuaalisten tapahtumien järjestäminen on ollut kaikille uutta. Viime vuoden alkusyksystä tapahtumiin lähdettiin alkuun hieman varautuneesti ja kokeilumielessä. Virtuaalitapahtumien mahdollisuudet alkoivat kuitenkin nopeasti aueta ja huomattiin, että myös virtuaalisesti on mahdollista järjestää erittäin onnistuneita tapahtumia.

Kuluneen vuoden aikana Tavatan avulla järjestetyistä tapahtumista erityisen suosittuja ovat olleet virtuaaliset rekrytointitapahtumat ja matkailualan ostajien sekä myyjien kohtauttamiseen liittyvät tapahtumat. Näistä tapahtumista löytyy myös useita onnistumisia; esimerkiksi virtuaaliset rekrytointitapahtumat ovat keränneet jopa tuhansia osallistujia ja tapahtumista löydettyjen kontaktien avulla on rekrytoitu uusia työntekijöitä. Myös Tavatalla keväällä 2021 aloittaneet työntekijät löydettiin virtuaalisten rekrytointitapahtumien kautta.

Tulevaisuuden tapahtumat avaavat oven koko maailmaan

”Uskon vahvasti ja toivon, että tapahtuma-alalla pääpaino tulee tulevaisuudessa olemaan hybriditapahtumissa”, Jari kertoo.

Hybriditapahtumien suuri vahvuus on Jarin mukaan riippumattomuus paikasta. Hybridimuoto mahdollistaa suuremman kävijämäärän osallistumisen tapahtumaan, sillä kävijät voivat osallistua tapahtumaan joko livenä paikan päällä tai haluamastaan sijainnista etänä. Virtuaalisuus tapahtumissa poistaa välimatkojen tuomat rajoitukset ja avaa maailmaa. Tapahtumiin on mahdollista saada myös kovempitasoisia puhujia ympäri maailmaa, koska puhujien ei tarvitse matkustaa paikan päälle ja käyttää kokonaista päivää yhdessä tapahtumassa esiintymiseen – puhujilta on tällöin saatavilla enemmän aikaa.

 

Virtuaali-, hybridi- tai livetapahtuma – Tavata vastaa kaikkiin tarpeisiin. Tavatan tulevaisuus näyttäytyy Jarin silmissä vahvalta ja nousujohtoiselta. Mihin sitten koko maailman ja tapahtuma-alan tilanne muuttuukaan, me Tavatalla olemme valmiita mukautumaan tilanteeseen kuin tilanteeseen.

Tavatan tiimi avustaa sinua.

Ota yhteyttä - tehdään Tavatasta myös sinun työvälineesi!

sales@tavata.events
044 241 8287