Blogi

09.4.2021

Live-, hybridi- tai virtuaalitapahtuma - Tavatalla onnistut aina

Eri tapahtumamuodot palvelevat eri tarpeita. Olit sitten järjestämässä live-, hybridi- tai virtuaalitapahtumaa, Tavata taipuu niistä jokaiseen ja tarjoaa mahdollisuudet onnistuneen tapahtuman järjestämiseen. Miten? Entä millaisia erilaisia tapahtumia Tavatassa on järjestetty, ja miten olemme niissä onnistuneet? 

Tavata livetapahtumissa 

Tavata-työkalua on hyödynnetty useissa niin pienissä kuin suurissakin livetapahtumissa kävijöiden tehokkaan verkostoitumisen mahdollistamiseen. 

Juuri ennen livetapahtumien rajoituksia  ja virtuaalitapahtumien aikakautta, alkuvuodesta 2020 Tampereen Pakkahuoneella järjestettiin Sports & Business Seminar, jossa Tavata oli mukana sujuvoittamassa verkostoitumista. Seminaarin tarkoituksena oli tuoda liike- ja urheilumaailmojen tekijät yhteen verkostoitumaan ja oppimaan toisiltaan. Tapahtumassa kuultiin huippuinspiroivia puheita muun muassa alansa huipuilta Mika Poutalalta ja Shawn Huffilta.  

Laadukkaan ohjelman ja puhujien lisäksi järjestäjä kuitenkin halusi tapahtumaan myös muuta lisäarvoa. 

meeting-table"Ollaan useampi vuosi haaveiltu, että meidän tapahtuman kokoluokkaan löytyisi sopiva verkostoitumis-sovellus ja asiakkaiden toiveista olemme myös kuulleet sovelluksen tarpeellisuuden. Yksi tapahtumamme ydin arvoista on kohtaamisissa, joita tapahtuma otollisessa ilmapiirissään pystyy tarjoamaan. Ihmiset luovat tapahtuman ja verkostoituminen on tärkein mahdollisuus tapahtumissa. Sijoitus kannatti ehdottomasti", kertoo tapahtuman järjestäjä Ville Parkkila. 

Tapahtumassa osallistujat pääsivät verkostoitumaan mukavassa ilmapiirissä ja samalla löytämään toimintaansa sopivat, oikeat henkilöt. Tämän tuloksena syntyikin jo heti yhteistyösuunnitelmia ja lupaavia yhteyksiä, joita on myös helppo ylläpitää jatkossa Tavatan kautta. 

”Kävijäkunta oli yritysten päättäjiä sekä johtamisesta vastaavia henkilöitä. Pienemmät palveluntarjoajat pääsivät lyömään hynttyyt yhteen ja luomaan uutta tarjontaa. Yrittäjäopiskelijat pääsivät kohtaamaan muita yrittäjiä ja saamaan projekteja aluille heidän kanssaan. On ollut hienoa nähdä somessa tapahtumassa luotuja suhteita ja uusia projekteja! Sovellus toi yhteen eri palveluita tarjoavia ihmisiä ja nähdäkseni muutama uusi yhdessä tuotettu palvelukin syntyi”, kertoi tapahtuman järjestäjä.

Tavata hybriditapahtumissa

Hybriditapahtumissa osallistuja voi itse päättää, haluaako hän tulla paikan päälle tapaamaan ihmisiä, verkostoitumaan kasvotusten ja nauttimaan livetapahtuman tunnelmasta, vai onko hänelle mieluisampaa osallistua tapahtumaan oman kodin rauhasta tai vaikkapa työpaikalta.

Tavata mahdollistaa hybriditapahtumissa verkostoitumisen live- ja virtuaaliosallistujien välillä, joten etäosallistujatkaan eivät jää paitsi tästäkään tapahtumien ehkäpä tärkeimmästä ominaisuudesta. Tavata-alustalla virtuaalitapahtumien osallistujakokemus voidaan optioida, onhan alustalla kaikki tarvittava; ohjelma ja striimit, näytteilleasettajien virtuaaliständit, kumppanit, esiintyjät sekä tietysti verkostoituminen ja videotapaamiset, ryhmätapaamishuoneet ja paljon muuta.

Toolbox Travelin Summer Fun 2020 - tapahtuma järjestettiin Tavatan avulla hybridinä. Järjestäjä Toolbox Consulting tekee tärkeää työtä   matkailualan elinvoimaisuuden edistämiseksi. Tapahtumassa tarkoituksena olikin kohtauttaa matkailualan myyjiä ja ostajia, joita tapahtumaan osallistui satoja ja  useista eri maista. Kuitenkin tapahtuma- ja matkailurajoitusten vuoksi osalla osallistujista ei ollut mahdollisuutta osallistua tapahtumaan paikan päällä Helsingin Messukeskuksessa. Tapahtuma järjestettiin Tavatan avulla niin, että oli osallistuja mukana sitten etänä tai livenä, oli hänellä mahdollisuus tavata sekä etä- että liveosallistujia. 

Tavatan avulla tapahtumassa sovittiin lähes tuhat tapaamista matkailualan myyjien ja ostajien välillä - tuhat uutta madollisuutta liiketoiminnalle, vain yhdessä päivässä.  

Tavata virtuaalitapahtumissa 

Tavata-työkalua on hyödynnetty kuluneen vuoden aikana lukuisissa virtuaalitapahtumissa. Erityisesti virtuaaliset rekrytointitapahtumat ovat olleet kovassa suosiossa.  Esimerkiksi keväällä 2021 Tavata-alustalla järjestetyt Turun seudun virtuaaliset rekrymessut keräsivät lähes tuhat osallistujaa, ja olivat kaikin puolin menestys. 

Syitä virtuaalitoteutuksen suosimiselle on monia. Verkostoituminen on olennainen osa tapahtumaa kuin tapahtumaa, ja osalle järjestäjistä Tavata on toiminut työkaluna verkostoitumiseen ja tapaamisten sopimiseen virtuaalitapahtumissa. Verkostoitumisen mahdollistamisen lisäksi Tavata-alustaa on mahdollista hyödyntää myös kokonaisvaltaisena tapahtuma-alustana. Ratkaisussa yhdistyvät kätevästi verkostoituminen, kumppanien/näytteilleasettajien virtuaaliesittelypaikat sekä ohjelman ja livestriimien esittäminen. Näin osallistujan ei tarvitse liikkua useiden eri alustojen välillä tapahtuman aikana, ja voidaan keskittyä olennaiseen, eli verkostoitumiseen ja mielenkiintoisen ohjelman seuraamiseen. 

Tavata-kayttolittyma nelio.jpgEnsimmäinen Tavatassa toteutettu virtuaalitapahtuma oli  Start Up World Cup Finland 2020, joka on maailman suurin startup-yritysten kilpailu. Tapahtuma kerää vuosittain innovatiivisimmat startup-yrittäjät ja vaikutusvaltaiset päättäjät sekä sijoittajat saman katon alle. Tapahtuma on nähnyt yli 500 huippuluokan puhujaa, yli 50 000 kävijää ja 2500 sijoittajaa.  

Vuonna 2020 tapahtuma joutui sopeutumaan nopealla aikataululla uuteen tilanteeseen koronapandemian vuoksi, mutta onneksi ratkaisu löytyi Tavatasta. 

Kohtaamiset osallistujien välillä ovat tässä tapahtumassa äärimmäisen tärkeitä, joten kun tapahtuman livetoteutus estyi, tuli kohtaamiset varmistaa muulla tavalla. Tavatan matchmaking ominaisuuden ansiosta tapahtuman osallistujat, jotka ovat pääosin sijoittajia, startup-yrityksiä ja kokeneita yrittäjiä, löysivät näppärästi juuri oikeita kontakteja ja pääsivät sopimaan videotapaamisia keskenään.

”Yhteistyö Tavatan kanssa sujui hyvin ja tapahtumalle elintärkeät kohtaamiset saatiin toteutettua Tavatan avulla nopeallakin aikataululla” summasi yhteistyöstä Juho Mäkinen, yksi SWCF:n järjestäjistä. 

Kaikkiin tarpeisiin sopiva ratkaisu 

Live-, hybridi- ja virtuaalitapahtumilla on kaikilla puolensa. Suosit sitten kohtaamisia kasvokkain livetapahtumissa, etäyhteydellä tapahtumiin osallistumista tai kenties haluat antaa mahdollisuuden molempiin – löydämme varmasti kaikkiin tarpeisiin sopivan ratkaisun, juuri teille. 

Onko teillä tulossa live-, hybridi- tai virtuaalitapahtuma? Katsotaan yhdessä, miten Tavata voisi olla teille hyödyksi. Varaa demo tai ole meihin yhteydessä yhteydenottolomakkeen kautta! 

Ota meidät myös seurantaan sosiaalisessa mediassa ja tilaa uutiskirjeemme, niin pääset jatkossakin lukemaan tapahtumanjärjestäjien onnistuneista kokemuksista. 

 

Tavatan tiimi avustaa sinua.

Ota yhteyttä - tehdään Tavatasta myös sinun työvälineesi!

sales@tavata.events
044 241 8287