Vieraskynä: Eventilla, Vilma Autio

Tapahtumien toteutuksiin liittyy paljon käytännön järjestelyjä, mutta myös teknistä tekemistä. Mistä osallistujat saavat tietoa tapahtumasta? Miten ilmoittautumiset ja maksut vastaanotetaan? Tapahtumia varten kerätyt ilmoittautumistiedot ovat myös henkilötietoja, joiden käsittelyssä on oltava tarkkana. Miten ihmeessä tapahtumien tekninen puoli saadaan pysymään hyppysissä, kun tapahtumanjärjestäjällä on samaan aikaan työpöydällään käytännön järjestelyitä aina tapahtumapaikan somistamisesta verkostoitumisen järjestämiseen ja esiintyjien buukkaamiseen?

Ratkaisu tähän haasteeseen on ehdottomasti tapahtumia varten rakennetut, tapahtuma-alalle tarkoitetut työkalut. Kun Tavata toimii live-, hybridi- ja virtuaalitapahtumien alustana, jossa itse tapahtuman aikainen verkostoituminen, ohjelman katselu, vuorovaikutus ja muu toiminta tapahtuu, on Eventilla puolestaan tapahtumanhallinnan työkalu, joka tukee tapahtumanjärjestää ennen ja jälkeen tapahtuman. Tavata ja Eventilla toimivat yhteen kuin unelma suoran integraation avulla, siitä lisää blogin loppupuolella. Mutta mitä haasteita tapahtumanhallintajärjestelmä sitten auttaa ratkaisemaan?

Keräsin tähän blogitekstiin viisi pulmaa, jotka saadaan helposti ratkaistua toimivien työkalujen avulla - ja tottakai myös kerron miten!

1. Tapahtumalle tarvitaan tapahtumasivu, mutta tiimistä ei löydy koodaria

Ei hätää! Tyylikäs tapahtumasivu saadaan Eventillassa aikaan yksinkertaisen editorin avulla. Tapahtumasivu rakentuu aina automaattisesti juuri teille kustomoidun ilmeen mukaan ja sivun sisällöt, esimerkiksi otsikkokuva, on helposti vaihdettavissa tapahtuman tyylin mukaiseksi. Tapahtumasivulle saa luotua eri kieliversiot suoraan Eventillassa ja tarvittavat tiedot saa jaettua tapahtumasivulla eri välilehdille – jotta tapahtumasivun CTA, oli se sitten Ilmoittaudu tai Osta Liput tai Tule Mukaan – pysyy koko ajan käyttäjän näytöllä houkuttelevana.

Nappaa täältä 5 vinkkiä toimivan tapahtumasivun rakentamiseen

2. Ilmoittautumiset kasaantuvat yhden henkilön sähköpostiin ja sieltä manuaalisesti taulukkoon

Ilmoittautumistiedot ovat henkilötietoja, joita tulee käsitellä huolellisesti. Eventillan avulla keräät ilmoittautumistiedot tietoturvallisesti yhteen paikkaan – juuri tätä tapahtumaa varten kustomoidulla ilmoittautumislomakkeella. Jos ilmoittautumistietoja on tarpeen jakaa, Eventillaan pystyy luomaan jaettavan raportin, joka päivittyy jokaisen ilmoittautumisen mukana reaaliajassa. Raportin linkin voi jakaa tietoja tarvitseville tahoille ja linkki kannattaa asettaa vanhentumaan esimerkiksi tapahtumapäivän jälkeen. Näin henkilötietoja ei varmasti jää lojumaan vääriin paikkoihin, eikä tapahtumajärjestäjän kaikki aika mene manuaaliseen naputteluun.

Lue lisää tapahtumien GDPR:n vaikutuksesta tapahtumajärjestelyihin

3. Tapahtumamme on maksullinen, ja maksut pitäisi kerätä jotenkin niin, ettei niiden hallinnointiin kulu ylimääräistä aikaa

Tapahtumamaksut kannattaa kerätä heti ilmoittautumisen yhteydessä, jos vain mahdollista. Eventillan verkkomaksumoduuli mahdollistaa kaikki yleisimmät verkkomaksutavat, samoin kuin luottokortti- ja mobiilimaksut. Mitäs sitten jos ilmoittautuminen peruuntuu? Kun tieto peruutuksesta on vastaanotettu, saa tapahtumajärjestäjä peruutettua ilmoittautumisen ja palautettua rahat osallistujalle muutamalla klikkauksella Eventillan puolelta. Ei tarvetta kirjautua muihin järjestelmiin, eikä tapahtumajärjestäjän aika tuhlaannu maksupalautusten selvittelyyn.

4. Hybriditapahtuman streamin verkko-osoite vaihtuu teknisten muutosten takia. Miten tiedotan tästä etäosallistujia? Paikan päälle saapuville tämä on ihan turha tieto.

Tapahtumaviestinnän ajastaminen ja kohdentaminen on Eventillassa helppoa. Juurikin viime hetken muutoksissa tämä on erityisen kätevää! Eventilla mahdollistaa niin tekstiviestien kuin sähköpostienkin kohdentamisen lipputyypin mukaan. Kirjoita vain haluamasi viesti, nappaa mukaan oikea tapahtumalinkki ja klikkaa lähetykseen mukaan vain etälipun ostaneet. Ennenkuin lähetät viestin, pääset vielä tarkistamaan, että lähetyslista näyttää juuri siltä, miltä pitääkin.

Ota haltuun Eventillan vinkit tapahtumaviestintään

5. Osallistujat toivovat lisää mahdollisuuksia verkostoitumiseen ja toisiinsa tutustumiseen tapahtuman ohessa

Tapahtumassa kannattaa hyödyntää tapahtumasovellusta, jonka avulla osallistujat voivat tutustua toisiinsa ennen tapahtumaa, sopia tapaamisia sen aikana ja tarvittaessa myös tapahtuman jälkeen. Tavata toimii saumattomasti yhdessä Eventillan kanssa - osallistujatiedot saadaan vietyä suoraan Eventillan rajapinnalta Tavata-alustalle perustettuun tapahtumaan. Tapahtumaviestinnässä toimitetaan osallistujille ohjeet Tavataan kirjautumiseen, ja verkostoituminen voi alkaa!

Tapahtumanjärjestäjälle on siis olemassa monenlaisia teknisiä työkaluja, joista kannattaa valita käyttöön juuri tapahtumia varten räätälöidyt ratkaisut. Tapahtumanhallintaa kannattaa hyödyntää, etenkin jos alkaa tuntua siltä että manuaalinen naputtelu vie leijonanosan ajasta. Toimivat työkalut mahdollistavat laadukkaan tapahtumakokonaisuuden ja onnistuneen osallistujakokemuksen - ja tukevat tapahtumajärjestäjää yllättävissäkin tilanteissa.

- Eventilla / Vilma Autio