Juhend
Kuidas korraldada 1:1 kohtumisi
üritusel
Kohtumise pikkus, broneerimisaken, lauad, mittesaabumine ja kuidas hiljem aru saada, kas see toimis.
Kuidas korraldada 1:1 kohtumisi üritusel?
Avage kohtumiste broneerimine üks kuni kaks nädalat enne üritust, pakkuge osalejatele kindlaid 15–20-minutilisi ajaaknaid ja andke igale kohtumisele nummerdatud laud. Küsige igalt osalejalt, mida ta pakub ja mida otsib, et inimesed leiaksid sobivad kontaktid ilma kogu osalejate nimekirja läbi lugemata.
1. Otsustage, kes kellega kohtub
Alustage põhjusest, miks inimesed tulevad. Avatud võrgustumisüritusel võib igaüks kohtuda igaühega. Kahepoolsel üritusel toimuvad kohtumised kahe rühma vahel: müüjad ja ostjad, tööandjad ja tööotsijad, idufirmad ja investorid. Kahepoolsel üritusel peaks kumbki pool nägema ainult teist poolt, mis hoiab nimekirja lühikese ja päringud asjakohased.
Kirjutage vastus üles ühe lausena, näiteks „tarnijad kohtuvad jaekettide ostjatega“. See määrab profiiliküsimused, ajaaknate arvu ja kohtumisala suuruse.
2. Küsige, mida inimesed pakuvad ja mida otsivad
Sobitamine toimub kahe küsimuse põhjal: „Mida te pakute?“ ja „Mida te otsite?“. Andke kummaski viis kuni kümme valmis valikut ja laske osalejatel valida mitu. Valmis valikuid saab omavahel sobitada, vabatekstiga see ei õnnestu. Lisage üks või kaks küsimust juurde ainult siis, kui vastus muudab seda, kellega inimene peaks kohtuma, näiteks tegevusala või piirkond.
- Kasutage valikutes osalejate enda sõnu, mitte oma organisatsiooni sisemisi termineid
- Tehke küsimused kohustuslikuks, sest vastusteta profiil ei saa ettepanekuid
- Küsige fotot ja ametinimetust, sest need panevad inimesi kohtumispäringutele vastama
3. Valige kohtumise pikkus ja ajaaknate arv
Viisteist kuni kakskümmend minutit on piisav tutvumiseks ja järgmise sammu kokkuleppimiseks. Pikemad ajaaknad vähendavad kohtumiste arvu poole võrra, tegemata neid paremaks. Jätke ajaaknate vahele umbes viis minutit laudade vahetamiseks.
Kaks tundi kestev kohtumisblokk mahutab iga osaleja kohta kuus 15-minutilist või neli 20-minutilist kohtumist. Pange blokk kohta, kus programmis ei ole midagi, mida inimesed ei tahaks maha magada, sest keynote'iga konkureeriv blokk jääb tühjaks.
4. Avage broneerimine vara ja tuletage meelde
Avage broneerimine üks kuni kaks nädalat enne üritust, kui enamik osalejaid on registreerunud. Kui avate varem, on nimekiri poolik, ja kui hiljem, on kalendrid täis. Teatage osalejatele avamispäev ette.
- Saatke broneerimise avamise päeval sõnum otselingiga
- Tuletage kolm kuni neli päeva enne üritust meelde neile, kes pole midagi broneerinud
- Saatke kõigile nende ajakava päev enne
- Öelge inimestele, kas kohapeal on võimalik kokku leppida kohtumisi ka ürituse päeval
5. Seadke üles kohtumisala
Andke igale kohtumisele nummerdatud laud, et kaks inimest, kes pole varem kohtunud, leiaksid üksteise ilma helistamata. Arvestage lauad kõige tihedama ajaakna järgi. Kui osaleb 200 inimest ja pooled neist on korraga kohtumisel, vajate 50 lauda.
Pange ala kohvi lähedale ja lavaheli eest ära. Kasutage suuri lauanumbreid ja silti sissepääsu juures ning pange alale üks inimene, kes aitab eksinuid.
6. Vältige mittesaabumist
Mittesaabumine raiskab kahe inimese aega. Enamik mittesaabumisi tuleb unustatud kohtumistest ja programmimuudatustest, seega on ravim teave.
- Iga osaleja kohtumised peaksid olema ühes ajakavas koos tema valitud programmi sessioonidega
- Tühistatud kohtumine peaks vabastama ajaakna, et keegi teine saaks selle broneerida
- Paluge inimestel plaanide muutumisel rakenduses tühistada
- Hoidke kohtumisblokk vaba sessioonidest, mis venivad üle
7. Kaasake kaugosalejad
Hübriidüritusel saab ostja või tööandja, kes ei saa reisida, pidada samu kohtumisi videoga. Otsustage ürituse seadistamisel, kas kohtumised toimuvad näost näkku, videoga või mõlemat moodi, ja öelge osalejatele, kuidas videokohtumine algab. Katsetage videokohtumist enne üritust üks kord toimumiskoha võrgus.
8. Mõõtke, mis juhtus
Kolm arvu näitavad, kas kohtumised toimisid: broneeritud kohtumiste arv, nende osalejate osa, kellel oli vähemalt üks kohtumine, ning see, mida osalejad tagasisides toimunud kohtumiste kohta ütlevad. Andke arvud edasi oma partneritele ja kasutage neid järgmise ürituse planeerimisel.
Rusikareeglid
Kohtumise pikkus
15–20 minutit, ajaaknate vahel umbes viis minutit.
Broneerimine avaneb
Üks kuni kaks nädalat enne üritust.
Lauad
Üks laud iga kahe inimese kohta, kes on kõige tihedamal ajaaknal kohtumisel.
Meeldetuletused
Avamispäeval, kolm kuni neli päeva enne ja päev enne.
Küsimused 1:1 kohtumiste kohta
Kui pikk peaks 1:1 kohtumine üritusel olema?
Viisteist kuni kakskümmend minutit. See on piisav tutvumiseks ja järgmise sammu kokkuleppimiseks ning võimaldab igal osalejal pidada kahetunnises blokis neli kuni kuus kohtumist.
Millal peaks kohtumiste broneerimine avanema?
Üks kuni kaks nädalat enne üritust, kui enamik osalejaid on registreerunud.
Mitu kohtumislauda meil vaja on?
Arvestage kõige tihedama ajaakna järgi. Kui pooled teie 200 osalejast on korraga kohtumisel, on see 100 inimest ja 50 lauda.
Kuidas mittesaabumisi vähendada?
Näidake iga osaleja kohtumisi ühes ajakavas koos programmiga, tuletage päev enne meelde ja tehke tühistamine lihtsaks, et vabanenud ajaakna saaks uuesti broneerida.
Mis tööriista on kohtumiste broneerimiseks vaja?
Tööriista, milles osalejad näevad üksteist, saavad ettepanekuid ja broneerivad vabu ajaaknaid ise ning mis annab igale kohtumisele lauanumbri. Tavata teeb seda oma rakenduses ja brauseris, kus osalejatel ei ole midagi installida.
Loe edasi
- Võrgustumine ja 1:1 kohtumised TavatasKuidas sobitamine ja kohtumiste broneerimine töötavad.Loe lähemalt
- Ostjate ja tarnijate töötoadB2B-matchmaking, kus müüjad näevad ostjaid ja ostjad müüjaid.Loe lähemalt
- Juhend: töömess kokkulepitud kohtumistegaSama meetod värbamisüritusel.Loe juhendit
- Kõik juhendidVaata juhendeid
Planeerite kohtumisi oma üritusele?
Saatke meile ürituse kuupäev ja osalejate arv ning me näitame, kuidas kohtumiste broneerimine teie üritusel toimiks ja mis see maksab. Vastame teie keeles.