Guide

Slik holder du 1:1-møter
på arrangementer

Møtelengde, bookingvindu, bord, uteblivelser og hvordan du ser etterpå om det fungerte.

Hvordan holder du 1:1-møter på et arrangement?

Åpne booking av møter én til to uker før arrangementet, gi deltakerne faste tidspunkter på 15–20 minutter og gi hvert møte et nummerert bord. Spør hver deltaker om hva vedkommende tilbyr og hva vedkommende søker, så folk finner de riktige kontaktene uten å lese hele deltakerlisten.

1. Bestem hvem som skal møte hvem

Ta utgangspunkt i hvorfor folk kommer. På et åpent nettverksarrangement kan hvem som helst møte hvem som helst. På et arrangement med to sider foregår møtene mellom to grupper: selgere og kjøpere, arbeidsgivere og jobbsøkere, oppstartsselskaper og investorer. På et slikt arrangement bør hver side bare se den andre siden, noe som holder listen kort og forespørslene relevante.

Skriv svaret ned i én setning, for eksempel «leverandører møter innkjøpere fra detaljhandelskjeder». Det avgjør profilspørsmålene, antall tidspunkter og størrelsen på møteområdet.

2. Spør hva folk tilbyr og hva de søker

Matchingen bygger på to spørsmål, «hva tilbyr du?» og «hva leter du etter?». Gi fem til ti ferdige alternativer for hvert av dem, og la deltakerne velge flere. Ferdige alternativer kan matches mot hverandre, fritekst kan ikke det. Legg til ett eller to ekstra spørsmål bare hvis svaret endrer hvem en person bør møte, for eksempel bransje eller region.

  • Bruk deltakernes egne ord i alternativene, ikke organisasjonens interne begreper
  • Gjør spørsmålene obligatoriske, for en profil uten svar får ingen forslag
  • Be om bilde og stillingstittel, for de får folk til å svare på møteforespørsler

3. Velg lengde og antall møtetidspunkter

Femten til tjue minutter er nok til en presentasjon og til å bli enige om neste steg. Lengre møter halverer antallet møter uten å gjøre dem bedre. La det være omtrent fem minutter mellom tidspunktene, så folk rekker å bytte bord.

En møteblokk på to timer rommer seks møter på 15 minutter eller fire møter på 20 minutter for hver deltaker. Legg blokken der programmet ikke har noe folk ville hatet å gå glipp av, for en blokk som konkurrerer med hovedinnlegget, blir stående tom.

4. Åpne bookingen tidlig og send påminnelser

Åpne bookingen én til to uker før arrangementet, når de fleste deltakerne har meldt seg på. Åpner du tidligere, er listen halvtom, og åpner du senere, er kalenderne fulle. Si fra til deltakerne på forhånd når bookingen åpner.

  • Send en melding den dagen bookingen åpner, med en direkte lenke
  • Minn dem som ikke har booket noe, på det tre til fire dager før arrangementet
  • Send alle timeplanen deres dagen før
  • Si fra om møter uten avtale er mulig på selve dagen

5. Sett opp møteområdet

Gi hvert møte et nummerert bord, så to personer som aldri har møttes, finner hverandre uten å ringe. Regn antall bord ut fra det travleste tidspunktet. Hvis 200 deltakere er med og halvparten av dem er i møte samtidig, trenger du 50 bord.

Legg området i nærheten av kaffen og vekk fra lyden fra scenen. Bruk store bordnumre og et skilt ved inngangen, og sett én person i området som kan hjelpe dem som har gått seg bort.

Et Tavata-bordkort med nummer 7 på et møtebord på et arrangement

6. Unngå uteblivelser

En uteblivelse sløser bort to menneskers tid. De fleste uteblivelser skyldes glemte møter og endringer i programmet, så løsningen er informasjon.

  • Hver deltakers møter bør ligge i én timeplan sammen med programpostene vedkommende har valgt
  • Et avlyst møte bør frigjøre tidspunktet, slik at noen andre kan booke det
  • Be folk avlyse i appen når planene endres
  • Hold møteblokken fri for programposter som kan gå over tiden

7. Ta med deltakere på avstand

På et hybridarrangement kan en kjøper eller en arbeidsgiver som ikke kan reise, ha de samme møtene på video. Bestem når du setter opp arrangementet om møtene skal være ansikt til ansikt, på video eller begge deler, og fortell deltakerne hvordan et videomøte starter. Test et videomøte én gang med lokalets nettverk før arrangementet.

8. Mål hva som skjedde

Tre tall viser om møtene fungerte: antall bookede møter, andelen deltakere som hadde minst ett møte, og hva deltakerne sier i tilbakemeldingene om møtene de hadde. Rapporter tallene til partnerne dine og bruk dem når du planlegger neste arrangement.

Tommelfingerregler

Møtelengde

15–20 minutter, med omtrent fem minutter mellom tidspunktene.

Booking åpner

Én til to uker før arrangementet.

Bord

Ett bord for hver to personer som er i møte i det travleste tidspunktet.

Påminnelser

Den dagen bookingen åpner, tre til fire dager før og dagen før.

Spørsmål om 1:1-møter

Hvor langt bør et 1:1-møte på et arrangement være?

Femten til tjue minutter. Det er nok til en presentasjon og til å bli enige om neste steg, og det gir hver deltaker fire til seks møter i en blokk på to timer.

Når bør bookingen av møter åpne?

Én til to uker før arrangementet, når de fleste deltakerne har meldt seg på.

Hvor mange møtebord trenger vi?

Regn ut fra det travleste tidspunktet. Hvis halvparten av de 200 deltakerne er i møte samtidig, er det 100 personer og 50 bord.

Hvordan reduserer vi uteblivelser?

Vis hver deltakers møter i én timeplan sammen med programmet, send en påminnelse dagen før og gjør det enkelt å avlyse, slik at et frigjort tidspunkt kan bookes på nytt.

Hvilket verktøy trenger vi for booking av møter?

Et verktøy der deltakerne ser hverandre, får forslag og selv booker ledige tidspunkter, og som gir hvert møte et bordnummer. Tavata gjør dette i appen og i nettleseren, der deltakerne ikke trenger å installere noe.

Les videre

Planlegger du møter for arrangementet ditt?

Send oss datoen og antall deltakere, så viser vi hvordan booking av møter ville fungert på arrangementet ditt, og hva det koster. Vi svarer på ditt språk.