Guide

Så genomför du 1:1-möten
på ett event

Mötets längd, bokningsfönster, bord, uteblivna möten och hur du efteråt ser om det fungerade.

Hur genomför du 1:1-möten på ett event?

Öppna mötesbokningen en till två veckor före eventet, ge deltagarna fasta tider på 15–20 minuter och ge varje möte ett numrerat bord. Fråga varje deltagare vad hen erbjuder och vad hen söker, så att människor hittar rätt kontakter utan att läsa hela deltagarlistan.

1. Bestäm vem som ska träffa vem

Utgå från varför folk kommer. På ett öppet nätverksevent kan vem som helst träffa vem som helst. På ett event med två sidor sker mötena mellan två grupper: säljare och köpare, arbetsgivare och jobbsökande, startupbolag och investerare. På ett event med två sidor bör varje sida bara se den andra sidan, vilket håller listan kort och förfrågningarna relevanta.

Skriv ner svaret i en mening, till exempel "leverantörer träffar inköpare från detaljhandelskedjor". Det avgör profilfrågorna, antalet tider och mötesytans storlek.

2. Fråga vad folk erbjuder och vad de söker

Matchningen bygger på två frågor, "vad erbjuder du?" och "vad söker du?". Ge fem till tio färdiga alternativ för vardera och låt deltagarna välja flera. Färdiga alternativ kan matchas mot varandra, fri text kan det inte. Lägg bara till en eller två extra frågor om svaret ändrar vem en person bör träffa, till exempel bransch eller region.

  • Använd deltagarnas egna ord för alternativen, inte din organisations interna termer
  • Gör frågorna obligatoriska, eftersom en profil utan svar inte får några förslag
  • Be om ett foto och en titel, eftersom de får människor att svara på mötesförfrågningar

3. Välj längd och antal mötestider

Femton till tjugo minuter räcker för en presentation och för att komma överens om nästa steg. Längre tider halverar antalet möten utan att göra dem bättre. Lämna ungefär fem minuter mellan tiderna för att byta bord.

Ett mötesblock på två timmar rymmer sex möten på 15 minuter eller fyra möten på 20 minuter för varje deltagare. Lägg blocket där programmet inte har något som folk skulle hata att missa, för ett block som konkurrerar med huvudtalet blir tomt.

4. Öppna bokningen tidigt och påminn

Öppna bokningen en till två veckor före eventet, när de flesta deltagarna har anmält sig. Öppnar du tidigare är listan halvtom, och öppnar du senare är kalendrarna fulla. Berätta för deltagarna i förväg vilken dag bokningen öppnar.

  • Skicka ett meddelande den dag bokningen öppnar, med en direktlänk
  • Påminn dem som inte har bokat något tre till fyra dagar före eventet
  • Skicka alla deras schema dagen innan
  • Berätta om möten utan förbokning är möjliga på plats

5. Ordna mötesytan

Ge varje möte ett numrerat bord, så att två personer som aldrig har träffats hittar varandra utan att ringa. Räkna borden utifrån den mest bokade tiden. Om 200 deltagare är med och hälften av dem är i möte samtidigt behöver du 50 bord.

Placera ytan nära kaffet och bort från scenens ljud. Använd stora bordsnummer och en skylt vid ingången, och ställ en person vid ytan som hjälper dem som har gått vilse.

Ett Tavata-bordskort med numret 7 på ett mötesbord vid ett event

6. Undvik uteblivna möten

Ett uteblivet möte slösar bort två människors tid. De flesta uteblivna möten beror på glömda möten och ändringar i programmet, så botemedlet är information.

  • Varje deltagares möten bör finnas i ett och samma schema tillsammans med de programpunkter hen har valt
  • Ett avbokat möte bör frigöra tiden, så att någon annan kan boka den
  • Be folk avboka i appen när planerna ändras
  • Håll mötesblocket fritt från programpunkter som drar över

7. Ta med deltagare på distans

På ett hybridevent kan en köpare eller en arbetsgivare som inte kan resa ha samma möten via video. Bestäm när du sätter upp eventet om mötena hålls ansikte mot ansikte, via video eller på båda sätten, och berätta för deltagarna hur ett videomöte startar. Testa ett videomöte en gång med lokalens nätverk före eventet.

8. Mät vad som hände

Tre siffror visar om mötena fungerade: antalet bokade möten, andelen deltagare som hade minst ett möte och vad deltagarna säger i feedbacken om de möten de hade. Rapportera siffrorna till dina partner och använd dem när du planerar nästa event.

Tumregler

Mötets längd

15–20 minuter, med ungefär fem minuter mellan tiderna.

Bokningen öppnar

En till två veckor före eventet.

Bord

Ett bord för varje två personer som är i möte under den mest bokade tiden.

Påminnelser

Den dag bokningen öppnar, tre till fyra dagar före och dagen innan.

Frågor om 1:1-möten

Hur långt bör ett 1:1-möte på ett event vara?

Femton till tjugo minuter. Det räcker för en presentation och för att komma överens om nästa steg, och gör att varje deltagare kan ha fyra till sex möten i ett block på två timmar.

När bör mötesbokningen öppna?

En till två veckor före eventet, när de flesta deltagarna har anmält sig.

Hur många mötesbord behöver vi?

Räkna utifrån den mest bokade tiden. Om hälften av dina 200 deltagare är i möte samtidigt är det 100 personer och 50 bord.

Hur minskar vi antalet uteblivna möten?

Visa varje deltagares möten i ett schema tillsammans med programmet, påminn dagen innan och gör det enkelt att avboka, så att en frigjord tid kan bokas igen.

Vilket verktyg behöver vi för mötesbokning?

Ett verktyg där deltagarna ser varandra, får förslag och bokar lediga tider själva, och som ger varje möte ett bordsnummer. Tavata gör det i sin app och i webbläsaren, där deltagarna inte behöver installera något.

Läs vidare

Planerar du möten för ditt event?

Skicka datum och antal deltagare, så visar vi hur mötesbokningen skulle fungera på ditt event och vad den kostar. Vi svarar på ditt språk.