Guide
Sådan afvikler du 1:1-møder
på events
Mødets længde, bookingvindue, borde, udeblivelser og hvordan du bagefter ser, om det virkede.
Hvordan afvikler du 1:1-møder på et event?
Åbn booking af møder en til to uger før eventet, giv deltagerne faste tider på 15–20 minutter, og giv hvert møde et nummereret bord. Spørg hver deltager, hvad vedkommende tilbyder, og hvad vedkommende søger, så folk finder de rigtige kontakter uden at læse hele deltagerlisten.
1. Beslut, hvem der skal møde hvem
Tag udgangspunkt i grunden til, at folk kommer. På et åbent netværksevent kan alle møde alle. På et event med to sider foregår møderne mellem to grupper: sælgere og købere, arbejdsgivere og jobsøgende, startups og investorer. På et event med to sider bør hver side kun se den anden side, så listen er kort, og henvendelserne er relevante.
Skriv svaret ned i én sætning, for eksempel "leverandører møder indkøbere fra detailkæder". Det afgør profilspørgsmålene, antallet af tider og størrelsen på mødeområdet.
2. Spørg, hvad folk tilbyder, og hvad de søger
Matchning bygger på to spørgsmål: "Hvad tilbyder du?" og "Hvad leder du efter?". Giv fem til ti færdige valgmuligheder for hvert og lad deltagerne vælge flere. Færdige valgmuligheder kan matches med hinanden, fri tekst kan ikke. Tilføj et eller to ekstra spørgsmål, kun hvis svaret ændrer, hvem en person bør møde, for eksempel branche eller region.
- Brug deltagernes egne ord til valgmulighederne og ikke din organisations interne begreber
- Gør spørgsmålene obligatoriske, for en profil uden svar får ingen forslag
- Bed om et foto og en jobtitel, for de får folk til at svare på mødeanmodninger
3. Vælg længden og antallet af mødetider
Femten til tyve minutter er nok til en præsentation og til at aftale næste skridt. Længere tider halverer antallet af møder uden at gøre dem bedre. Lad der være omkring fem minutter mellem tiderne, så man kan skifte bord.
En mødeblok på to timer rummer seks møder på 15 minutter eller fire møder på 20 minutter for hver deltager. Placér blokken, hvor programmet ikke har noget, folk nødigt vil gå glip af, for en blok, der konkurrerer med hovedtaleren, forbliver tom.
4. Åbn booking tidligt, og mind folk om det
Åbn bookingen en til to uger før eventet, når de fleste deltagere har tilmeldt sig. Åbner du tidligere, er listen halvtom, og åbner du senere, er kalenderne fyldt. Fortæl deltagerne åbningsdagen på forhånd.
- Send en besked den dag, bookingen åbner, med et direkte link
- Mind dem, der ikke har booket noget, tre til fire dage før eventet
- Send alle deres oversigt dagen før
- Fortæl folk, om møder uden aftale er mulige på dagen
5. Indret mødeområdet
Giv hvert møde et nummereret bord, så to personer, der aldrig har mødt hinanden, finder hinanden uden at ringe. Tæl bordene ud fra den travleste tid. Hvis 200 deltagere er med, og halvdelen af dem er i møde samtidig, skal du bruge 50 borde.
Placér området tæt på kaffen og væk fra lyden fra scenen. Brug store bordnumre og et skilt ved indgangen, og sæt én person i området til at hjælpe dem, der farer vild.
6. Undgå udeblivelser
En udeblivelse spilder to menneskers tid. De fleste udeblivelser skyldes glemte møder og ændringer i programmet, så midlet er information.
- Hver deltagers møder bør ligge i én oversigt sammen med de programpunkter, vedkommende har valgt
- Et aflyst møde bør frigive tiden, så en anden kan booke den
- Bed folk om at aflyse i appen, når planerne ændrer sig
- Hold mødeblokken fri for sessioner, der løber over
7. Tag deltagere på afstand med
På et hybridevent kan en køber eller en arbejdsgiver, der ikke kan rejse, holde de samme møder via video. Beslut, når du opretter eventet, om møderne er ansigt til ansigt, via video eller begge dele, og fortæl deltagerne, hvordan et videomøde startes. Prøv et videomøde af én gang på stedets netværk før eventet.
8. Mål, hvad der skete
Tre tal viser, om møderne virkede: antallet af bookede møder, andelen af deltagere, der havde mindst ét møde, og hvad deltagerne siger i feedbacken om de møder, de havde. Giv tallene videre til dine partnere, og brug dem, når du planlægger det næste event.
Tommelfingerregler
Mødets længde
15–20 minutter med omkring fem minutter mellem tiderne.
Booking åbner
En til to uger før eventet.
Borde
Ét bord for hver to personer, der er i møde i den travleste tid.
Påmindelser
På åbningsdagen, tre til fire dage før og dagen før.
Spørgsmål om 1:1-møder
Hvor langt bør et 1:1-møde på et event være?
Femten til tyve minutter. Det er nok til en præsentation og til at aftale næste skridt, og det giver hver deltager fire til seks møder i en blok på to timer.
Hvornår bør booking af møder åbne?
En til to uger før eventet, når de fleste deltagere har tilmeldt sig.
Hvor mange mødeborde har vi brug for?
Tæl ud fra den travleste tid. Hvis halvdelen af dine 200 deltagere er i møde samtidig, er det 100 personer og 50 borde.
Hvordan nedbringer vi udeblivelser?
Vis hver deltagers møder i én oversigt sammen med programmet, mind folk om dem dagen før, og gør det let at aflyse, så en frigjort tid kan bookes igen.
Hvilket værktøj har vi brug for til booking af møder?
Et værktøj, hvor deltagerne ser hinanden, får forslag og selv booker ledige tider, og som giver hvert møde et bordnummer. Tavata gør det i sin app og i browseren, hvor deltagerne ikke skal installere noget.
Læs videre
Planlægger du møder til dit event?
Send os datoen og antallet af deltagere, så viser vi, hvordan booking af møder ville fungere på dit event, og hvad det koster. Vi svarer på dit sprog.