1:1-Meetings
auf Events organisieren

Öffnen Sie die Meeting-Buchung ein bis zwei Wochen vor der Veranstaltung, bieten Sie feste Slots von 15–20 Minuten an und geben Sie jedem Meeting einen nummerierten Tisch. Fragen Sie jede Person, was sie anbietet und was sie sucht. So finden Teilnehmende die passenden Kontakte, ohne die ganze Teilnehmerliste zu lesen.

Dieser Ratgeber geht diese Entscheidungen in der Reihenfolge durch, in der sie bei der Planung der Veranstaltung anstehen.

Gehen Sie vom Grund aus, aus dem die Menschen kommen. Bei einem offenen Networking-Event kann jeder jeden treffen. Bei einer zweiseitigen Veranstaltung finden die Meetings zwischen zwei Gruppen statt: Anbieter und Einkäufer, Arbeitgeber und Bewerbende, Start-ups und Investoren. Dort sollte jede Seite nur die andere sehen. Das hält die Liste kurz und die Anfragen relevant.

Halten Sie die Antwort in einem Satz fest, zum Beispiel „Lieferanten treffen Einkäufer von Handelsketten“. Der Satz bestimmt die Profilfragen, die Zahl der Slots und die Größe des Meeting-Bereichs.

Das Matchmaking beruht auf zwei Fragen, „Was bieten Sie an?“ und „Was suchen Sie?“. Geben Sie je fünf bis zehn vorbereitete Optionen vor und lassen Sie mehrere auswählen. Vorgegebene Optionen lassen sich miteinander abgleichen, freier Text nicht. Fügen Sie ein oder zwei weitere Fragen nur hinzu, wenn die Antwort beeinflusst, wen jemand treffen sollte, etwa Branche oder Region.

Fünfzehn bis zwanzig Minuten genügen, um sich vorzustellen und den nächsten Schritt zu vereinbaren. Längere Slots halbieren die Zahl der Meetings, ohne sie besser zu machen. Planen Sie etwa fünf Minuten zwischen den Slots ein, damit die Tische gewechselt werden können.

In einem Meeting-Block von zwei Stunden hat jede Person Platz für sechs Meetings à 15 Minuten oder vier Meetings à 20 Minuten. Legen Sie den Block dorthin, wo das Programm nichts enthält, was niemand verpassen möchte. Ein Block, der mit der Keynote konkurriert, bleibt leer.

Öffnen Sie die Buchung ein bis zwei Wochen vor der Veranstaltung, wenn sich die meisten Teilnehmenden angemeldet haben. Wer früher öffnet, hat eine halb leere Liste, wer später öffnet, trifft auf volle Kalender. Sagen Sie den Teilnehmenden vorab, an welchem Tag die Buchung öffnet.

Wer nicht erscheint, verschwendet die Zeit von zwei Personen. Die meisten Ausfälle entstehen durch vergessene Meetings und Programmänderungen, das Mittel dagegen ist also Information.

Bei einer Hybridveranstaltung kann ein Einkäufer oder Arbeitgeber, der nicht anreisen kann, dieselben Meetings per Video führen. Entscheiden Sie bei der Einrichtung der Veranstaltung, ob Meetings persönlich, per Video oder auf beiden Wegen stattfinden, und erklären Sie den Teilnehmenden, wie ein Videomeeting startet. Testen Sie ein Videomeeting vor der Veranstaltung einmal mit dem Netzwerk des Veranstaltungsorts.

Drei Zahlen zeigen, ob die Meetings funktioniert haben. Die erste ist die Zahl der gebuchten Meetings, die zweite der Anteil der Teilnehmenden mit mindestens einem Meeting, die dritte das, was die Teilnehmenden im Feedback über ihre Meetings sagen. Berichten Sie die Zahlen Ihren Partnern und nutzen Sie sie für die Planung der nächsten Veranstaltung.