Opas

1:1-tapaamiset
tapahtumassa

Tapaamisen pituus, varausaika, pöydät, väliin jäävät tapaamiset ja se, miten jälkikäteen näet, onnistuiko kaikki.

Miten 1:1-tapaamiset järjestetään tapahtumassa?

Avaa tapaamisten varaus viikosta kahteen ennen tapahtumaa, käytä kiinteitä 15–20 minuutin tapaamisaikoja ja anna jokaiselle tapaamiselle numeroitu pöytä. Kysy jokaiselta osallistujalta, mitä hän tarjoaa ja mitä etsii, jotta ihmiset löytävät oikeat kontaktit lukematta koko osallistujalistaa.

Tämä opas käy valinnat läpi siinä järjestyksessä, jossa ne tulevat vastaan tapahtumaa suunniteltaessa.

1. Päätä, kuka tapaa kenet

Lähde liikkeelle siitä, miksi ihmiset tulevat. Avoimessa verkostoitumistapahtumassa kuka tahansa voi tavata kenet tahansa. Kaksipuolisessa matchmaking-tapahtumassa tapaamiset ovat kahden ryhmän välillä: myyjien ja ostajien, työnantajien ja työnhakijoiden tai startup-yritysten ja sijoittajien. Kaksipuolisessa tapahtumassa kummankin puolen kannattaa nähdä vain toinen puoli, jolloin lista pysyy lyhyenä ja pyynnöt osuvina.

Kirjoita vastaus yhteen lauseeseen, esimerkiksi ”toimittajat tapaavat kauppaketjujen ostajia”. Lause ratkaisee profiilikysymykset, tapaamisaikojen määrän ja tapaamisalueen koon.

2. Kysy, mitä ihmiset tarjoavat ja mitä he etsivät

Matchmaking perustuu kahteen kysymykseen: ”mitä tarjoat?” ja ”mitä etsit?”. Tee kumpaankin viidestä kymmeneen valmista vaihtoehtoa, joista osallistuja voi valita useita. Valmiita vaihtoehtoja voi yhdistää toisiinsa, vapaata tekstiä ei voi. Ota mukaan yksi tai kaksi lisäkysymystä, esimerkiksi toimialasta tai alueesta, vain jos vastaus muuttaa sitä, kenet ihmisen kannattaa tavata.

  • Käytä vaihtoehdoissa osallistujien omia sanoja, älä organisaatiosi sisäisiä termejä
  • Tee kysymyksistä pakollisia, koska profiili ilman vastauksia ei saa ehdotuksia
  • Pyydä kuva ja tehtävänimike, koska niiden ansiosta ihmiset vastaavat tapaamispyyntöihin

3. Valitse tapaamisten pituus ja määrä

Esittäytymiseen ja jatkosta sopimiseen riittää 15–20 minuuttia. Pidemmät tapaamisajat puolittavat tapaamisten määrän, eivätkä tapaamiset silti parane. Jätä aikojen väliin noin viisi minuuttia pöydän vaihtoon.

Kahden tunnin tapaamisjaksoon mahtuu jokaiselle osallistujalle kuusi 15 minuutin tai neljä 20 minuutin tapaamista. Sijoita jakso kohtaan, jossa ohjelmassa ei ole mitään, mistä ihmiset eivät haluaisi jäädä paitsi. Pääpuheenvuoron kanssa kilpaileva jakso jää tyhjäksi.

4. Avaa varaus ajoissa ja muistuta

Avaa varaus viikosta kahteen ennen tapahtumaa, kun suurin osa osallistujista on ilmoittautunut. Jos avaat sen aiemmin, lista on puolityhjä, ja jos myöhemmin, kalenterit ovat jo täynnä. Kerro osallistujille avautumispäivä etukäteen.

  • Lähetä viesti suoralla linkillä samana päivänä, kun varaus avautuu
  • Muistuta niitä, jotka eivät ole varanneet mitään, kolme tai neljä päivää ennen tapahtumaa
  • Lähetä kaikille heidän aikataulunsa tapahtumaa edeltävänä päivänä
  • Kerro, voiko tapahtumapäivänä sopia tapaamisia myös paikan päällä

5. Rakenna tapaamisalue

Anna jokaiselle tapaamiselle numeroitu pöytä, jotta kaksi toisilleen tuntematonta ihmistä löytää toisensa soittelematta. Laske pöytien määrä vilkkaimman tapaamisajan mukaan. Jos osallistujia on 200 ja puolet heistä on tapaamisessa yhtä aikaa, tarvitset 50 pöytää.

Sijoita alue lähelle kahvitarjoilua ja kauas lavan äänistä. Käytä suuria pöytänumeroita ja opastetta alueen sisäänkäynnillä, ja pidä alueella yksi henkilö auttamassa eksyneitä.

Tavata-pöytäkortti numero 7 tapaamispöydällä tapahtumassa

6. Vähennä väliin jääviä tapaamisia

Tapaaminen, johon toinen ei tule, haaskaa kahden ihmisen aikaa. Useimmiten tapaaminen on unohtunut tai ohjelma on muuttunut, joten paras lääke on tieto.

  • Jokaisen osallistujan tapaamisten pitää olla samassa aikataulussa hänen valitsemiensa ohjelmanumeroiden kanssa
  • Perutun tapaamisen pitää vapauttaa aika, jotta joku muu voi varata sen
  • Pyydä ihmisiä perumaan tapaaminen sovelluksessa, kun suunnitelmat muuttuvat
  • Pidä tapaamisjakso erillään ohjelmanumeroista, jotka saattavat venyä

7. Ota etäosallistujat mukaan

Hybriditapahtumassa ostaja tai työnantaja, joka ei pääse paikalle, voi pitää samat tapaamiset videolla. Päätä tapahtumaa luodessasi, pidetäänkö tapaamiset kasvokkain, videolla vai molemmin tavoin, ja kerro osallistujille, miten videotapaaminen alkaa. Testaa videotapaaminen kerran tapahtumapaikan verkossa ennen tapahtumaa.

8. Mittaa, mitä tapahtui

Kolme lukua kertoo, onnistuivatko tapaamiset. Ensimmäinen on varattujen tapaamisten määrä, toinen niiden osallistujien osuus, joilla oli vähintään yksi tapaaminen, ja kolmas se, mitä osallistujat sanovat palautteessa käymistään tapaamisista. Raportoi luvut kumppaneillesi ja käytä niitä, kun suunnittelet seuraavaa tapahtumaa.

Nyrkkisäännöt

Tapaamisen pituus

15–20 minuuttia ja noin viisi minuuttia aikojen välissä.

Varaus avautuu

Viikosta kahteen ennen tapahtumaa.

Pöydät

Yksi pöytä kahta tapaamisessa olevaa ihmistä kohden vilkkaimpana tapaamisaikana.

Muistutukset

Avautumispäivänä, kolme tai neljä päivää ennen ja edellisenä päivänä.

Kysymyksiä 1:1-tapaamisista

Kuinka pitkä 1:1-tapaamisen pitäisi olla tapahtumassa?

Sopiva pituus on 15–20 minuuttia. Se riittää esittäytymiseen ja jatkosta sopimiseen, ja jokainen osallistuja ehtii kahden tunnin jaksossa neljästä kuuteen tapaamista.

Milloin tapaamisten varaus kannattaa avata?

Viikosta kahteen ennen tapahtumaa, kun suurin osa osallistujista on ilmoittautunut.

Montako tapaamispöytää tarvitsemme?

Laske vilkkaimman tapaamisajan mukaan. Jos puolet 200 osallistujastasi on tapaamisessa yhtä aikaa, tapaamisissa on 100 ihmistä ja tarvitset 50 pöytää.

Miten väliin jääviä tapaamisia voi vähentää?

Näytä jokaisen osallistujan tapaamiset samassa aikataulussa ohjelman kanssa, muistuta edellisenä päivänä ja tee perumisesta helppoa, jotta vapautunut aika voidaan varata uudelleen.

Millaisen työkalun tapaamisten varaus tapahtumassa vaatii?

Työkalun, jossa osallistujat näkevät toisensa, saavat ehdotuksia ja varaavat vapaita aikoja itse ja joka antaa jokaiselle tapaamiselle pöytänumeron. Tavata tekee tämän. Osallistujat asentavat sen kerran tai käyttävät sitä selaimessa ilman asennusta.

Lue seuraavaksi

Suunnitteletko tapaamisia tapahtumaasi?

Lähetä ajankohta ja osallistujamäärä, niin näytämme, miten tapaamisten varaus toimisi tapahtumassasi ja mitä se maksaa. Vastaamme omalla kielelläsi.