Comment organiser des rendez-vous 1:1
en événement

Ouvrez la réservation de rendez-vous une à deux semaines avant l'événement, proposez aux participants des créneaux fixes de 15 à 20 minutes et attribuez une table numérotée à chaque rendez-vous. Demandez à chaque participant ce qu'il propose et ce qu'il recherche, afin que chacun trouve les bons contacts sans lire toute la liste des participants.

Partez de la raison pour laquelle les gens viennent. Dans un événement de networking ouvert, chacun peut rencontrer n'importe qui. Dans un événement à deux sens, les rendez-vous se tiennent entre deux groupes : vendeurs et acheteurs, employeurs et candidats, start-up et investisseurs. Dans ce cas, chaque côté ne voit que l'autre, ce qui garde la liste courte et les demandes pertinentes.

Écrivez la réponse en une phrase, par exemple « les fournisseurs rencontrent les acheteurs des chaînes de distribution ». Elle détermine les questions du profil, le nombre de créneaux et la taille de l'espace de rendez-vous.

La mise en relation repose sur deux questions : « que proposez-vous ? » et « que recherchez-vous ? ». Donnez cinq à dix options toutes prêtes pour chacune et laissez les participants en choisir plusieurs. Des options toutes prêtes peuvent être rapprochées les unes des autres, ce qui n'est pas possible avec du texte libre. N'ajoutez une ou deux questions que si la réponse change la personne à rencontrer, comme le secteur ou la région.

Quinze à vingt minutes suffisent pour se présenter et convenir de la suite. Des créneaux plus longs divisent par deux le nombre de rendez-vous sans les améliorer. Prévoyez environ cinq minutes entre deux créneaux pour changer de table.

Un bloc de rendez-vous de deux heures permet à chaque participant de tenir six rendez-vous de 15 minutes ou quatre rendez-vous de 20 minutes. Placez ce bloc là où le programme ne contient rien que les gens regretteraient de manquer, car un bloc en concurrence avec la conférence d'ouverture reste vide.

Ouvrez la réservation une à deux semaines avant l'événement, quand la plupart des participants sont inscrits. Si vous ouvrez plus tôt, la liste est à moitié vide, et si vous ouvrez plus tard, les agendas sont pleins. Annoncez à l'avance aux participants le jour d'ouverture.

Une absence fait perdre du temps à deux personnes. La plupart viennent de rendez-vous oubliés et de changements de programme, et le remède est donc l'information.

Dans un événement hybride, un acheteur ou un employeur qui ne peut pas se déplacer peut tenir les mêmes rendez-vous en vidéo. Décidez dès la mise en place de l'événement si les rendez-vous ont lieu en face à face, en vidéo ou des deux façons, et expliquez aux participants comment démarre un rendez-vous en vidéo. Testez une fois un rendez-vous en vidéo avec le réseau du lieu avant l'événement.

Trois chiffres indiquent si les rendez-vous ont fonctionné : le nombre de rendez-vous réservés, la part des participants qui ont eu au moins un rendez-vous, et ce que les participants disent dans leurs retours sur les rendez-vous qu'ils ont eus. Communiquez ces chiffres à vos partenaires et servez-vous-en pour préparer l'événement suivant.