Guia
Como conduzir reuniões 1:1
em eventos
Duração das reuniões, prazo de agendamento, mesas, faltas e como saber depois se funcionou.
Como conduzir reuniões 1:1 em um evento?
Abra o agendamento de reuniões uma a duas semanas antes do evento, ofereça aos participantes horários fixos de 15 a 20 minutos e dê a cada reunião uma mesa numerada. Pergunte a cada participante o que ele oferece e o que procura, para que as pessoas encontrem os contatos certos sem ler a lista inteira de participantes.
1. Decida quem deve se encontrar com quem
Parta do motivo pelo qual as pessoas vêm. Em um evento de networking aberto, qualquer pessoa pode se encontrar com qualquer outra. Em um evento de dois lados, as reuniões acontecem entre dois grupos: vendedores e compradores, empregadores e candidatos, startups e investidores. Nesse formato, cada lado deve ver apenas o outro, o que mantém a lista curta e os pedidos relevantes.
Escreva a resposta em uma frase, por exemplo "fornecedores se reúnem com compradores de redes de varejo". Ela define as perguntas do perfil, o número de horários e o tamanho da área de reuniões.
2. Pergunte o que as pessoas oferecem e o que procuram
O matchmaking funciona com duas perguntas, "o que você oferece?" e "o que você procura?". Dê de cinco a dez opções prontas para cada uma e deixe os participantes escolherem várias. Opções prontas podem ser cruzadas entre si, e texto livre não. Acrescente uma ou duas perguntas extras apenas se a resposta mudar com quem a pessoa deve se reunir, como o setor ou a região.
- Use as palavras dos próprios participantes nas opções, e não os termos internos da sua organização
- Torne as perguntas obrigatórias, porque um perfil sem respostas não recebe sugestões
- Peça uma foto e um cargo, porque eles fazem as pessoas responderem aos pedidos de reunião
3. Escolha a duração e o número de horários de reunião
De quinze a vinte minutos bastam para uma apresentação e para combinar o próximo passo. Horários mais longos reduzem o número de reuniões à metade sem torná-las melhores. Deixe cerca de cinco minutos entre os horários para a troca de mesa.
Um bloco de reuniões de duas horas comporta seis reuniões de 15 minutos ou quatro reuniões de 20 minutos para cada participante. Coloque o bloco onde a programação não tenha nada que as pessoas odeiem perder, porque um bloco que concorre com a palestra principal fica vazio.
4. Abra o agendamento cedo e envie lembretes
Abra o agendamento uma a duas semanas antes do evento, quando a maioria dos participantes já se inscreveu. Se você abrir antes, a lista fica pela metade, e se abrir depois, as agendas já estão cheias. Avise os participantes com antecedência sobre o dia de abertura.
- Envie uma mensagem no dia em que o agendamento abrir, com um link direto
- Lembre quem ainda não agendou nada de três a quatro dias antes do evento
- Envie a cada um a sua agenda na véspera
- Informe se são possíveis reuniões sem agendamento no dia
5. Monte a área de reuniões
Dê a cada reunião uma mesa numerada, para que duas pessoas que nunca se viram se encontrem sem precisar telefonar. Conte as mesas a partir do horário mais movimentado. Se 200 participantes estão no evento e metade deles está em reunião ao mesmo tempo, você precisa de 50 mesas.
Coloque a área perto do café e longe do som do palco. Use números de mesa grandes e uma placa na entrada, e deixe uma pessoa na área para ajudar quem estiver perdido.
6. Evite as faltas
Uma falta desperdiça o tempo de duas pessoas. A maioria das faltas vem de reuniões esquecidas e de mudanças na programação, então o remédio é a informação.
- As reuniões de cada participante devem estar em uma única agenda, junto com as sessões da programação que ele escolheu
- Uma reunião cancelada deve liberar o horário, para que outra pessoa possa agendá-lo
- Peça que as pessoas cancelem no aplicativo quando os planos mudarem
- Mantenha o bloco de reuniões livre de sessões que costumam estourar o horário
7. Inclua os participantes remotos
Em um evento híbrido, um comprador ou um empregador que não pode viajar pode fazer as mesmas reuniões por vídeo. Decida ao configurar o evento se as reuniões serão presenciais, por vídeo ou das duas formas, e explique aos participantes como uma reunião por vídeo começa. Teste uma reunião por vídeo com a rede do local antes do evento.
8. Meça o que aconteceu
Três números mostram se as reuniões funcionaram: a quantidade de reuniões agendadas, a parcela dos participantes que fez pelo menos uma reunião e o que os participantes dizem no feedback sobre as reuniões que tiveram. Apresente os números aos seus parceiros e use-os ao planejar o próximo evento.
Regras práticas
Duração da reunião
15 a 20 minutos, com cerca de cinco minutos entre os horários.
Abertura do agendamento
Uma a duas semanas antes do evento.
Mesas
Uma mesa para cada duas pessoas que estão em reunião no horário mais movimentado.
Lembretes
No dia da abertura, de três a quatro dias antes e na véspera.
Perguntas sobre reuniões 1:1
Quanto tempo deve durar uma reunião 1:1 em um evento?
De quinze a vinte minutos. Bastam para uma apresentação e para combinar o próximo passo, e permitem que cada participante faça de quatro a seis reuniões em um bloco de duas horas.
Quando o agendamento de reuniões deve abrir?
Uma a duas semanas antes do evento, quando a maioria dos participantes já se inscreveu.
De quantas mesas de reunião precisamos?
Conte a partir do horário mais movimentado. Se metade dos seus 200 participantes está em reunião ao mesmo tempo, são 100 pessoas e 50 mesas.
Como reduzimos as faltas?
Mostre as reuniões de cada participante em uma única agenda junto com a programação, envie um lembrete na véspera e facilite o cancelamento, para que um horário liberado possa ser agendado de novo.
De que ferramenta precisamos para o agendamento de reuniões?
Uma ferramenta em que os participantes se vejam, recebam sugestões e agendem sozinhos os horários livres, e que dê a cada reunião um número de mesa. O Tavata faz isso no aplicativo e no navegador, onde os participantes não precisam instalar nada.
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