1-op-1-gesprekken
op een event regelen

Open de boeking van gesprekken een tot twee weken voor het event, geef deelnemers vaste tijdsloten van 15–20 minuten en geef elk gesprek een genummerde tafel. Vraag elke deelnemer wat die aanbiedt en wat die zoekt, zodat mensen de juiste contacten vinden zonder de hele deelnemerslijst door te lezen.

Begin bij de reden waarom mensen komen. Op een open netwerkevent kan iedereen iedereen ontmoeten. Op een tweezijdig event vinden de gesprekken plaats tussen twee groepen: verkopers en inkopers, werkgevers en werkzoekenden, start-ups en investeerders. Op een tweezijdig event ziet elke kant alleen de andere kant, wat de lijst kort en de aanvragen relevant houdt.

Schrijf het antwoord op in één zin, bijvoorbeeld "leveranciers ontmoeten inkopers van winkelketens". Die zin bepaalt de profielvragen, het aantal tijdsloten en de omvang van de gesprekszone.

Matching werkt met twee vragen, "wat bied je aan?" en "wat zoek je?". Geef bij elke vraag vijf tot tien kant-en-klare opties en laat deelnemers er meerdere kiezen. Kant-en-klare opties kunnen met elkaar worden gematcht, vrije tekst niet. Voeg een of twee extra vragen alleen toe als het antwoord verandert wie iemand moet ontmoeten, zoals de branche of de regio.

Vijftien tot twintig minuten is genoeg voor een kennismaking en om de volgende stap af te spreken. Langere tijdsloten halveren het aantal gesprekken zonder ze beter te maken. Laat ongeveer vijf minuten tussen de tijdsloten om van tafel te wisselen.

Een blok van twee uur biedt elke deelnemer zes gesprekken van 15 minuten of vier gesprekken van 20 minuten. Zet het blok op een moment waarop het programma niets bevat wat mensen node missen, want een blok dat concurreert met de keynote blijft leeg.

Open de boeking een tot twee weken voor het event, als de meeste deelnemers zich hebben aangemeld. Open je eerder, dan is de lijst half leeg, en open je later, dan zijn de agenda's vol. Vertel deelnemers van tevoren op welke dag de boeking opent.

Een no-show verspilt de tijd van twee mensen. De meeste no-shows komen door vergeten gesprekken en door wijzigingen in het programma, dus de remedie is informatie.

Op een hybride event kan een inkoper of werkgever die niet kan reizen dezelfde gesprekken per video voeren. Bepaal bij het inrichten van het event of gesprekken fysiek, per video of allebei plaatsvinden, en vertel deelnemers hoe een videogesprek begint. Test een videogesprek vóór het event één keer met het netwerk van de locatie.

Drie cijfers laten zien of de gesprekken gewerkt hebben: het aantal geboekte gesprekken, het aandeel deelnemers dat minstens één gesprek had en wat deelnemers in de feedback zeggen over de gesprekken die ze hadden. Rapporteer de cijfers aan je partners en gebruik ze bij het plannen van het volgende event.