Jak prowadzić spotkania 1:1
na wydarzeniu

Otwórz rezerwację spotkań na tydzień lub dwa przed wydarzeniem, daj uczestnikom stałe terminy po 15–20 minut i przydziel każdemu spotkaniu numerowany stolik. Zapytaj każdego uczestnika, co oferuje i czego szuka, aby ludzie znajdowali właściwe kontakty bez przeglądania całej listy uczestników.

Zacznij od powodu, dla którego ludzie przychodzą. Na otwartym wydarzeniu networkingowym każdy może spotkać się z każdym. Na wydarzeniu dwustronnym spotkania odbywają się między dwiema grupami: sprzedawcami i kupującymi, pracodawcami i kandydatami, start-upami i inwestorami. Na wydarzeniu dwustronnym każda strona powinna widzieć tylko drugą, co skraca listę i sprawia, że zaproszenia są trafne.

Zapisz odpowiedź w jednym zdaniu, na przykład „dostawcy spotykają się z kupcami z sieci handlowych”. Decyduje ono o pytaniach w profilu, liczbie terminów i wielkości strefy spotkań.

Dobieranie uczestników opiera się na dwóch pytaniach, „co oferujesz?” i „czego szukasz?”. Przygotuj po pięć do dziesięciu gotowych odpowiedzi do każdego i pozwól uczestnikom wybrać kilka. Gotowe odpowiedzi można ze sobą zestawiać, wolnego tekstu nie. Dodaj jedno lub dwa dodatkowe pytania tylko wtedy, gdy odpowiedź zmienia to, z kim dana osoba powinna się spotkać, na przykład branża lub region.

Piętnaście do dwudziestu minut wystarcza na przedstawienie się i ustalenie kolejnego kroku. Dłuższe terminy zmniejszają liczbę spotkań o połowę, nie czyniąc ich lepszymi. Zostaw około pięciu minut między terminami na zmianę stolika.

Dwugodzinny blok spotkań mieści dla każdego uczestnika sześć spotkań po 15 minut albo cztery spotkania po 20 minut. Umieść blok tam, gdzie w programie nie ma niczego, czego ludzie nie chcieliby stracić, bo blok konkurujący z wystąpieniem głównym pozostaje pusty.

Otwórz rezerwację na tydzień lub dwa przed wydarzeniem, gdy większość uczestników jest już zarejestrowana. Jeśli otworzysz ją wcześniej, lista jest w połowie pusta, a jeśli później, kalendarze są już zajęte. Powiadom uczestników z wyprzedzeniem, którego dnia rezerwacja się otworzy.

Nieobecność marnuje czas dwóch osób. Większość nieobecności wynika z zapomnianych spotkań i zmian w programie, więc lekarstwem jest informacja.

Na wydarzeniu hybrydowym kupujący lub pracodawca, który nie może przyjechać, może odbywać te same spotkania przez wideo. Zdecyduj przy konfiguracji wydarzenia, czy spotkania są osobiste, przez wideo, czy na oba sposoby, i powiedz uczestnikom, jak zaczyna się spotkanie wideo. Przetestuj spotkanie wideo raz w sieci miejsca wydarzenia, zanim ono się odbędzie.

O tym, czy spotkania się udały, mówią trzy liczby: liczba zarezerwowanych spotkań, odsetek uczestników, którzy mieli co najmniej jedno spotkanie, oraz to, co uczestnicy piszą w opiniach o swoich spotkaniach. Przekaż te liczby partnerom i wykorzystaj je przy planowaniu następnego wydarzenia.