Cómo organizar reuniones 1 a 1
en un evento

Abre la reserva de reuniones una o dos semanas antes del evento, ofrece a los asistentes franjas fijas de 15–20 minutos y da a cada reunión una mesa numerada. Pregunta a cada asistente qué ofrece y qué busca, para que la gente encuentre los contactos adecuados sin leer toda la lista de asistentes.

Parte del motivo por el que viene la gente. En un evento de networking abierto, cualquiera puede reunirse con cualquiera. En un evento de dos lados, las reuniones son entre dos grupos: vendedores y compradores, empresas y candidatos, startups e inversores. En un evento de dos lados, cada parte debería ver solo a la otra, lo que mantiene la lista corta y las solicitudes pertinentes.

Escribe la respuesta en una frase, por ejemplo "los proveedores se reúnen con compradores de cadenas de distribución". Esa frase decide las preguntas del perfil, el número de franjas y el tamaño de la zona de reuniones.

El emparejamiento funciona con dos preguntas, "¿qué ofreces?" y "¿qué buscas?". Da de cinco a diez opciones preparadas para cada una y deja que los asistentes elijan varias. Las opciones preparadas se pueden emparejar entre sí, y el texto libre no. Añade una o dos preguntas más solo si la respuesta cambia con quién debe reunirse una persona, como el sector o la región.

Entre quince y veinte minutos bastan para presentarse y acordar el siguiente paso. Las franjas más largas reducen a la mitad el número de reuniones sin mejorarlas. Deja unos cinco minutos entre franjas para cambiar de mesa.

Un bloque de reuniones de dos horas admite seis reuniones de 15 minutos o cuatro reuniones de 20 minutos por asistente. Coloca el bloque donde el programa no tenga nada que a la gente le pese perderse, porque un bloque que compite con la conferencia principal se queda vacío.

Abre la reserva una o dos semanas antes del evento, cuando la mayoría de los asistentes ya se ha inscrito. Si abres antes, la lista está medio vacía, y si abres después, las agendas están llenas. Avisa a los asistentes con antelación del día de apertura.

Una ausencia hace perder el tiempo a dos personas. La mayoría de las ausencias vienen de reuniones olvidadas y de cambios en el programa, así que el remedio es la información.

En un evento híbrido, un comprador o una empresa que no puede viajar puede tener las mismas reuniones por vídeo. Decide al configurar el evento si las reuniones son presenciales, por vídeo o de las dos formas, y explica a los asistentes cómo empieza una reunión por vídeo. Prueba una reunión por vídeo una vez con la red del recinto antes del evento.

Tres cifras dicen si las reuniones han funcionado: el número de reuniones reservadas, la parte de asistentes que tuvo al menos una reunión y lo que los asistentes dicen en la valoración sobre las reuniones que tuvieron. Comunica las cifras a tus socios y úsalas al planificar el próximo evento.