Come gestire gli incontri 1:1
a un evento

Apri la prenotazione degli incontri una o due settimane prima dell'evento, dai ai partecipanti fasce fisse di 15–20 minuti e assegna a ogni incontro un tavolo numerato. Chiedi a ciascun partecipante che cosa offre e che cosa cerca, così le persone trovano i contatti giusti senza leggere tutto l'elenco dei partecipanti.

Parti dal motivo per cui le persone vengono. In un evento di networking aperto chiunque può incontrare chiunque. In un evento a due lati gli incontri avvengono tra due gruppi: venditori e buyer, aziende e candidati, startup e investitori. In un evento a due lati ciascun lato dovrebbe vedere solo l'altro, così l'elenco resta breve e le richieste restano pertinenti.

Scrivi la risposta in una frase, per esempio "i fornitori incontrano i buyer delle catene di distribuzione". Da questa frase dipendono le domande del profilo, il numero di fasce e le dimensioni dell'area incontri.

Il matching si basa su due domande: «che cosa offri?» e «che cosa cerchi?». Offri da cinque a dieci opzioni già pronte per ciascuna e lascia che i partecipanti ne scelgano più di una. Le opzioni già pronte si possono abbinare tra loro, il testo libero no. Aggiungi una o due domande solo se la risposta cambia chi una persona dovrebbe incontrare, per esempio il settore o la regione.

Quindici-venti minuti bastano per presentarsi e concordare il passo successivo. Fasce più lunghe dimezzano il numero di incontri senza renderli migliori. Lascia circa cinque minuti tra una fascia e l'altra per il cambio di tavolo.

Un blocco di due ore contiene sei incontri da 15 minuti o quattro da 20 minuti per ciascun partecipante. Colloca il blocco dove il programma non ha nulla a cui le persone non vogliano rinunciare, perché un blocco in concorrenza con la sessione principale resta vuoto.

Apri la prenotazione una o due settimane prima dell'evento, quando la maggior parte dei partecipanti si è già iscritta. Se apri prima, l'elenco è mezzo vuoto; se apri dopo, le agende sono piene. Comunica ai partecipanti in anticipo il giorno di apertura.

Un'assenza fa perdere tempo a due persone. La maggior parte delle assenze nasce da incontri dimenticati e da modifiche al programma, quindi il rimedio è l'informazione.

In un evento ibrido un buyer o un'azienda che non può viaggiare può fare gli stessi incontri in video. Decidi quando configuri l'evento se gli incontri sono di persona, in video o in entrambi i modi, e spiega ai partecipanti come si avvia un incontro in video. Prova una volta un incontro in video con la rete della sede prima dell'evento.

Tre numeri dicono se gli incontri hanno funzionato: il numero di incontri prenotati, la quota di partecipanti che ha avuto almeno un incontro e ciò che i partecipanti scrivono nel feedback sugli incontri che hanno avuto. Comunica i numeri ai tuoi partner e usali per pianificare l'evento successivo.