Ürituse rakendus või
ürituse haldustarkvara?

Ürituse rakendus teenindab peamiselt osalejaid: ürituse teave, programm ja toote põhjal ka võrgustumine ning kohtumised. Ürituse haldustarkvara toetab peamiselt korraldaja tööd, näiteks registreerimist, piletimüüki, teavitusi, sissekirjutust ja aruandlust.

Kategooriad kattuvad. Mõned pakkujad müüvad mõlemat ühes paketis, teised ühendavad eraldi tooteid. Hinnake pakkumises sisalduvaid ülesandeid, mitte ei eelda, et „platvorm“, „rakendus“ või „kõik ühes“ tähistab kindlat funktsioonide hulka.

Lihtsa seminari puhul võib põhitöö olla kutsed, registreerimised, kinnitused ja kohalolek. Mobiilisõbralik ürituse leht, selge programm ja õigel ajal saadetud teated võivad anda osalejatele kõik vajaliku.

Kaaluge osaleja rakendust siis, kui lisate ülesandeid, millega need kanalid hästi ei toimi: isiklik ajakava, muutuv programm, osalejate leidmine või kohtumiste broneerimine. Otsus sõltub üritusest, mitte sellest, et tarkvara oleks igas kategoorias olemas.

Väikese ürituse juhend toob näiteid, millal piisab lihtsamatest vahenditest.

Rakendus annab osalejatele koha, kuhu tagasi tulla enne üritust, selle ajal ja pärast seda. See muutub kasulikuks, kui inimesed peavad tegema otsuseid või suhtlema, mitte ainult kutse kätte saama.

Konverentsil võib see tähendada valikut paralleelsete sessioonide vahel. Ostjate ja tarnijate üritusel sobiva ettevõtte leidmist ja kohtumistaotluse vastuvõtmist. Töömessil võib see tähendada vestluse broneerimist tööandjaga enne kohale sõitmist.

Kirjutage soovitud tegevus oma lühikirjeldusse. Seejärel proovige, kas rakendus teeb selle lihtsaks ja kas teie meeskond suudab vajalikku teavet hoida ajakohasena.

Võib-olla saate lisada osaleja rakenduse, ilma et peaksite vahetama süsteemi, mida teie meeskond juba kasutab. Küsige, kuidas osalejad rakendusse pääsevad ja mis juhtub, kui keegi registreerub hilja, muudab andmeid või tühistab.

Võimalikke lahendusi on mitu: automaatne ühendus, ajastatud import või osaleja liitumine koodiga. Igaüks tekitab teie korraldajatele erineva töö ja osalejatele erinevad sammud. Paluge pakkujal näidata lahendust, mis on teie pakkumises.

Kontrollige, milline süsteem kutse rakendusse saadab. Topeltteated või vastuolulised juhised võivad muuta tehniliselt toimiva ühenduse segaseks kogemuseks.

Kasutage testüritust ja järgige üht osalejat registreerimisest järeltööni. Pidage iga sammu kohta kirjet, mis juhtus.

Inimene võib registreeruda ilma kohale tulemata, kohale tulla rakendust avamata või rakenduse avada ilma ühelgi kohtumisel osalemata. Küsige pakkujalt, kuidas iga seisundit kirja pannakse.

Kohtumiste puhul eristage taotlust, vastuvõetud broneeringut ja kohtumist, mis on kinnitatud toimunuks. Kui tarkvara teab ainult seda, et kohtumine broneeriti, esitage see broneeringuna. Ärge tehke sellest väidet kohaloleku või ärilise tulemuse kohta.

Kui teave saadetakse CRM-i, leppige kokku väljad, õigused ja ajastus. Kinnitage integratsiooni ulatus ja selleks vajalik pakett, enne kui kasutate seda oma ärijuhtumis.

Ühtne pakkumine võib anda teile ühe äriläbirääkija ja kindla ühenduse registreerimise ja rakenduse vahel. Eraldi tooted võimaldavad hoida registreerimissüsteemi, mis teie organisatsioonile juba sobib. Mõlemas lahenduses peavad vastutusalad olema selged.

Võrrelge kogukulu, seadistuse vaeva ja toe teed. Küsige, kes uurib puuduvat osaleja kirjet ja kes vastutab ebaõnnestunud edastuse eest. Lepingu lõppemise kohta selgitage, mida teie organisatsioon saab eksportida ning kuidas juurdepääsu ja andmete säilitamist käsitletakse.

Eventilla on ürituse korraldaja tööriist ja Tavata on osaleja rakendus. Eventilla pakub registreerimist ja korraldaja töövooge. Tavata annab osalejatele programmi, inimesed ja nende ürituse kogemuse.

Eventilla registreerimise korral jõuavad osaleja andmed ja pilet Tavatasse. Eventilla teavitused, sissekirjutus ja integratsioonid sõltuvad teie valitud pakkumisest ja paketist. Tavata sobitamine ja broneeritud 1:1 kohtumised kuuluvad selle hinna sisse.

Tavatat võib kasutada ka teise registreerimissüsteemi kõrval, kus osalejad liituvad ürituse koodiga. Vaadake lehte Eventilla ja Tavata koos ning paluge meil näidata teed, mis teie üritusele sobib.