Aplikacja eventowa czy
oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami?

Aplikacja eventowa służy przede wszystkim uczestnikom: daje informacje o wydarzeniu, program i, zależnie od produktu, networking oraz spotkania. Oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami wspiera głównie pracę organizatora, na przykład rejestrację, sprzedaż biletów, komunikację, check-in i raportowanie.

Te kategorie częściowo się pokrywają. Niektórzy dostawcy sprzedają obie w jednym pakiecie, inni łączą osobne produkty. Oceniaj zadania, które obejmuje oferta, i nie zakładaj, że słowa „platforma”, „aplikacja” czy „wszystko w jednym” oznaczają stały zestaw funkcji.

Przy prostym seminarium główna praca może polegać na zaproszeniach, rejestracji, potwierdzeniach i liście obecności. Strona wydarzenia dostosowana do telefonu, czytelny program i dobrze wybrane momenty wysyłki wiadomości mogą dać uczestnikom wszystko, czego potrzebują.

Rozważ aplikację dla uczestników, gdy dochodzą zadania, z którymi te kanały sobie nie radzą: osobisty plan, zmieniający się program, znajdowanie innych uczestników albo rezerwacja spotkań. Decyzja zależy od wydarzenia, a nie od tego, czy masz oprogramowanie w każdej kategorii.

Poradnik o małych wydarzeniach podaje przykłady, kiedy wystarczą prostsze narzędzia.

Aplikacja daje uczestnikom miejsce, do którego wracają przed wydarzeniem, w jego trakcie i po nim. Przydaje się wtedy, gdy mają podejmować decyzje lub wchodzić w interakcje, a nie tylko odebrać zaproszenie.

Na konferencji może to oznaczać wybór między sesjami równoległymi. Na wydarzeniu B2B kupców z dostawcami to znalezienie odpowiedniej firmy i przyjęcie prośby o spotkanie. Na targach pracy może to być umówienie rozmowy z pracodawcą, zanim uczestnik pojedzie na miejsce.

Zapisz zamierzone działanie w briefie. Potem sprawdź, czy aplikacja je ułatwia i czy Twój zespół jest w stanie utrzymać informacje, których to działanie wymaga.

Aplikację dla uczestników można często dodać bez wymiany systemu, z którego zespół już korzysta. Zapytaj, jak uczestnicy trafiają do aplikacji i co się dzieje, gdy ktoś rejestruje się późno, zmienia dane lub rezygnuje.

Możliwych rozwiązań jest kilka: automatyczne połączenie, import według harmonogramu albo dołączanie uczestnika za pomocą kodu. Każde oznacza inną pracę dla organizatorów i inne kroki dla uczestników. Poproś dostawcę o pokazanie rozwiązania, które obejmuje Twoja wycena.

Sprawdź, który system wysyła zaproszenie do aplikacji. Zdublowane wiadomości lub sprzeczne instrukcje mogą sprawić, że technicznie działające połączenie będzie mylące dla uczestników.

Użyj wydarzenia testowego i przejdź z jednym uczestnikiem od rejestracji do kontaktu po wydarzeniu. Zapisuj, co wydarzyło się na każdym kroku.

Ktoś może zarejestrować się i nie przyjść, przyjść i nie otworzyć aplikacji albo otworzyć aplikację i nie wziąć udziału w żadnym spotkaniu. Zapytaj dostawcę, jak zapisywany jest każdy z tych stanów.

Przy spotkaniach rozróżnij prośbę, przyjętą rezerwację i spotkanie potwierdzone jako odbyte. Jeśli oprogramowanie wie tylko, że spotkanie zarezerwowano, raportuj to jako rezerwację. Nie zamieniaj jej w twierdzenie o obecności ani o wyniku biznesowym.

Jeśli dane trafiają do CRM, uzgodnij pola, uprawnienia i czas przekazywania. Zanim oprzesz na integracji uzasadnienie biznesowe, potwierdź jej zakres i plan, którego wymaga.

Oferta łączona daje jedną relację handlową i określone połączenie rejestracji z aplikacją. Osobne produkty pozwalają zostać przy systemie rejestracji, który już pasuje do Twojej organizacji. W obu przypadkach potrzebne są jasne podziały odpowiedzialności.

Porównaj pełny koszt, nakład pracy przy konfiguracji i ścieżkę wsparcia. Zapytaj, kto sprawdza brakujący rekord uczestnika i kto odpowiada za nieudany transfer. Przy końcu umowy ustal, co Twoja organizacja może wyeksportować i jak traktowane są dostęp oraz przechowywanie danych.

Eventilla jest narzędziem organizatora wydarzenia, a Tavata aplikacją uczestnika. Eventilla zapewnia rejestrację i procesy organizatora, a Tavata daje uczestnikom program, ludzi i ich doświadczenie wydarzenia.

Przy rejestracji w Eventilli dane uczestników i bilety przechodzą do Tavaty. Komunikacja, check-in i integracje w Eventilli zależą od wybranej oferty i planu. Matchmaking i umówione spotkania 1:1 w Tavacie są wliczone w jej cenę.

Tavatę możesz też używać obok innego systemu rejestracji, a uczestnicy dołączają wtedy za pomocą kodu wydarzenia. Zobacz Eventillę i Tavatę razem i poproś nas o pokazanie ścieżki, która pasuje do Twojego wydarzenia.