Event-app of
software voor eventbeheer?

Een event-app is er vooral voor deelnemers: informatie over het event, een programma en, afhankelijk van het product, netwerken en gesprekken. Software voor eventbeheer ondersteunt vooral het werk van de organisator, zoals aanmelding, ticketing, communicatie, inchecken en rapportage.

De categorieën overlappen. Sommige leveranciers verkopen beide in één pakket, andere koppelen aparte producten. Beoordeel de taken die in het voorstel zijn opgenomen en ga er niet van uit dat „platform”, „app” of „alles-in-één” een vaste set functies beschrijft.

Bij een eenvoudig seminar bestaat het werk vooral uit uitnodigingen, aanmeldingen, bevestigingen en aanwezigheid. Een eventpagina die op een telefoon goed werkt, een helder programma en goed getimede berichten kunnen deelnemers geven wat ze nodig hebben.

Overweeg een app voor deelnemers als er taken bijkomen die die kanalen slecht afhandelen: een persoonlijk schema, een programma dat verandert, het vinden van andere deelnemers of het boeken van gesprekken. De beslissing hangt af van het event en niet van de vraag of je software in elke categorie hebt.

De gids over kleine events geeft voorbeelden van situaties waarin eenvoudigere tools volstaan.

Een app geeft deelnemers een plek om naar terug te keren vóór, tijdens en na het event. Ze wordt nuttig als mensen moeten kiezen of met elkaar in contact komen en niet alleen een uitnodiging ontvangen.

Bij een congres kan dat betekenen dat ze kiezen tussen parallelle sessies. Bij een event voor inkopers en leveranciers kan het gaan om het vinden van een relevant bedrijf en het accepteren van een gespreksverzoek. Bij een banenbeurs kan het gaan om het boeken van een gesprek met een werkgever voordat je naar de locatie reist.

Schrijf de gewenste actie in je briefing. Test daarna of de app dat gemakkelijk maakt en of je team de informatie kan bijhouden die de app nodig heeft.

Misschien kun je een app voor deelnemers toevoegen zonder het systeem te vervangen dat je team al gebruikt. Vraag hoe deelnemers in de app komen en wat er gebeurt als iemand zich laat aanmeldt, gegevens wijzigt of annuleert.

Er zijn verschillende opties: een automatische koppeling, een geplande import of een deelnemer die met een code aansluit. Elke optie geeft je organisatoren ander werk en deelnemers andere stappen. Laat de leverancier de optie demonstreren die in je offerte zit.

Ga na welk systeem de uitnodiging voor de app verstuurt. Dubbele berichten of tegenstrijdige instructies kunnen van een technisch werkende koppeling een verwarrende ervaring maken.

Gebruik een testevent en volg één deelnemer van de aanmelding tot de opvolging. Houd bij wat er in elke stap gebeurt.

Iemand kan zich aanmelden zonder te komen, komen zonder de app te openen, of de app openen zonder aan een gesprek deel te nemen. Vraag de leverancier hoe elke situatie wordt vastgelegd.

Maak bij gesprekken onderscheid tussen een verzoek, een geaccepteerde boeking en een gesprek waarvan is bevestigd dat het heeft plaatsgevonden. Weet de software alleen dat een gesprek is geboekt, rapporteer het dan als boeking. Maak er geen bewering over aanwezigheid of zakelijk resultaat van.

Worden gegevens naar een CRM gestuurd, spreek dan de velden, de rechten en het tijdstip af. Controleer wat de integratie omvat en welk abonnement daarvoor nodig is voordat je haar in je businesscase opneemt.

Een gecombineerd aanbod geeft je één commerciële relatie en een vastgelegde koppeling tussen aanmelding en app. Aparte producten laten je een aanmeldsysteem houden dat al bij je organisatie past. Bij beide opties moeten de verantwoordelijkheden helder zijn.

Vergelijk de totale kosten, de inspanning voor de inrichting en de weg naar support. Vraag wie een ontbrekend deelnemersrecord onderzoekt en wie verantwoordelijk is voor een mislukte overdracht. Stel voor het einde van het contract vast wat je organisatie kan exporteren en hoe toegang en bewaring van gegevens worden geregeld.

Eventilla is het hulpmiddel van de organisator van het event en Tavata is de app van de deelnemer. Eventilla regelt de aanmelding en de werkstromen van de organisator. Tavata geeft deelnemers het programma, de andere deelnemers en hun ervaring van het event.

Loopt de aanmelding via Eventilla, dan gaan de gegevens en tickets van deelnemers mee naar Tavata. De communicatie, het inchecken en de integraties van Eventilla hangen af van het aanbod en het abonnement dat je kiest. Matchmaking en geboekte 1-op-1-gesprekken zitten in de prijs van Tavata.

Je kunt Tavata ook naast een ander aanmeldsysteem gebruiken, waarbij deelnemers met een eventcode aansluiten. Lees Eventilla en Tavata samen en vraag ons de route te laten zien die bij jouw event past.