Event-App oder
Eventmanagement-Software?

Eine Event-App dient vor allem den Teilnehmenden, mit Informationen zur Veranstaltung, dem Programm und, je nach Produkt, Networking und Meetings. Eventmanagement-Software unterstützt vor allem die Arbeit des Veranstalters, etwa Anmeldung, Ticketing, Kommunikation, Check-in und Berichte.

Die Kategorien überschneiden sich. Manche Anbieter verkaufen beides in einem Paket, andere verbinden getrennte Produkte. Bewerten Sie die Aufgaben, die im Vorschlag enthalten sind, und gehen Sie nicht davon aus, dass „Plattform“, „App“ oder „Alles-in-einem“ einen festen Funktionsumfang beschreibt.

Bei einem einfachen Seminar besteht die Hauptarbeit vielleicht aus Einladungen, Anmeldungen, Bestätigungen und der Teilnahme. Eine für Smartphones geeignete Veranstaltungsseite, ein übersichtliches Programm und rechtzeitige Nachrichten können den Teilnehmenden geben, was sie brauchen.

Denken Sie über eine App für Teilnehmende nach, wenn Aufgaben hinzukommen, die diese Kanäle schlecht abdecken: ein persönlicher Zeitplan, ein sich änderndes Programm, die Suche nach anderen Teilnehmenden oder die Buchung von Meetings. Die Entscheidung hängt von der Veranstaltung ab und nicht davon, dass es in jeder Kategorie eine Software gibt.

Der Ratgeber zu kleinen Veranstaltungen nennt Beispiele, wann einfachere Werkzeuge reichen können.

Eine App gibt Teilnehmenden einen Ort, zu dem sie vor, während und nach der Veranstaltung zurückkehren. Sie wird nützlich, wenn Menschen Entscheidungen treffen oder sich austauschen müssen und nicht nur eine Einladung erhalten.

Bei einer Konferenz kann das heißen, zwischen parallelen Sessions zu wählen. Bei einer Veranstaltung für Einkäufer und Anbieter kann es heißen, ein passendes Unternehmen zu finden und eine Meeting-Anfrage anzunehmen. Bei einer Jobmesse kann es heißen, schon vor der Anreise ein Gespräch mit einem Arbeitgeber zu buchen.

Schreiben Sie die gewünschte Handlung in Ihr Briefing. Testen Sie dann, ob die App sie leicht macht und ob Ihr Team die dafür nötigen Informationen pflegen kann.

Unter Umständen können Sie eine App für Teilnehmende ergänzen, ohne das System zu ersetzen, das Ihr Team schon nutzt. Fragen Sie, wie Teilnehmende in die App gelangen und was geschieht, wenn sich jemand spät anmeldet, Angaben ändert oder storniert.

Es gibt mehrere mögliche Lösungen: eine automatische Anbindung, einen zeitgesteuerten Import oder den Beitritt mit einem Code. Jede bedeutet andere Arbeit für Ihre Veranstalter und andere Schritte für die Teilnehmenden. Lassen Sie sich die Lösung vorführen, die Ihr Angebot enthält.

Prüfen Sie, welches System die Einladung zur App versendet. Doppelte Nachrichten oder widersprüchliche Anweisungen können eine technisch funktionierende Anbindung zu einem verwirrenden Erlebnis machen.

Nutzen Sie eine Testveranstaltung und begleiten Sie eine teilnehmende Person von der Anmeldung bis zur Nachbereitung. Halten Sie bei jedem Schritt fest, was geschehen ist.

Eine Person kann sich anmelden, ohne zu erscheinen, erscheinen, ohne die App zu öffnen, oder die App öffnen, ohne an einem Meeting teilzunehmen. Fragen Sie den Anbieter, wie er jeden dieser Zustände erfasst.

Bei Meetings unterscheiden Sie eine Anfrage, eine angenommene Buchung und ein Meeting, das als durchgeführt bestätigt ist. Weiß die Software nur, dass ein Meeting gebucht wurde, berichten Sie es als Buchung. Machen Sie daraus keine Aussage über Teilnahme oder Geschäftserfolg.

Wenn Informationen an ein CRM gehen, vereinbaren Sie Felder, Berechtigungen und Zeitpunkt. Klären Sie den Umfang der Integration und den dafür nötigen Tarif, bevor Sie sie in Ihren Business Case aufnehmen.

Ein kombiniertes Angebot kann Ihnen eine einzige Geschäftsbeziehung und eine definierte Verbindung zwischen Anmeldung und App geben. Getrennte Produkte erlauben es, ein Anmeldesystem zu behalten, das schon zu Ihrer Organisation passt. In beiden Fällen braucht es klare Zuständigkeiten.

Vergleichen Sie die Gesamtkosten, den Aufwand für die Einrichtung und den Weg zum Support. Fragen Sie, wer einem fehlenden Teilnehmerdatensatz nachgeht und wer für eine fehlgeschlagene Übertragung zuständig ist. Klären Sie für das Vertragsende, was Ihre Organisation exportieren kann und wie Zugang und Aufbewahrung der Daten geregelt sind.

Eventilla ist das Werkzeug des Veranstalters, Tavata ist die App der Teilnehmenden. Eventilla stellt Anmeldung und die Abläufe des Veranstalters bereit, Tavata gibt den Teilnehmenden das Programm, die Menschen und ihr Erlebnis der Veranstaltung.

Läuft die Anmeldung über Eventilla, gehen die Angaben der Teilnehmenden und ihre Tickets in Tavata über. Kommunikation, Check-in und Integrationen von Eventilla hängen vom Angebot und vom Tarif ab, die Sie wählen. Matching und gebuchte 1:1-Meetings von Tavata sind im Preis enthalten.

Sie können Tavata auch neben einem anderen Anmeldesystem nutzen, dann treten Teilnehmende mit einem Eventcode bei. Lesen Sie Eventilla und Tavata zusammen und bitten Sie uns, den Weg vorzuführen, der zu Ihrer Veranstaltung passt.