Tapahtumasovellus vai
tapahtumanhallintaohjelmisto?

Selvitä, mitä osallistujat ja järjestäjätiimi tarvitsevat, ennen kuin valitset ohjelmiston.

Mikä ero on tapahtumasovelluksella ja tapahtumanhallintaohjelmistolla?

Tapahtumasovellus palvelee ensisijaisesti osallistujaa: se antaa tapahtuman tiedot, ohjelman ja tuotteesta riippuen verkostoitumisen ja tapaamiset. Tapahtumanhallintaohjelmisto tukee ensisijaisesti järjestäjän työtä, kuten ilmoittautumista, lipunmyyntiä, viestintää, sisäänkirjausta ja raportointia.

Luokat menevät osin päällekkäin. Jotkin toimittajat myyvät molemmat samassa paketissa, toiset yhdistävät erillisiä tuotteita. Arvioi tarjoukseen sisältyviä tehtäviä sen sijaan, että olettaisit sanojen "alusta", "sovellus" tai "kaikki yhdessä" tarkoittavan tiettyä ominaisuuspakettia.

Aloita tehtävistä, jotka kunkin työkalun pitää hoitaa

Osallistujan tehtävät

Liittyä tapahtumaan, löytää ohjelmanumero, nähdä muutos, päästä materiaaleihin ja tavata muita ihmisiä. Osallistujan kokemuksen pitää toimia yleisösi käyttämillä laitteilla.

Järjestäjän tehtävät

Kutsua oikeat ihmiset, kerätä ilmoittautumistiedot, hoitaa lipunmyynti tarvittaessa ja kertoa muutoksista. Tiimisi tarvitsee myös luotettavan kirjanpidon läsnäolosta ja käyttökelpoiset jatkotoimet.

Yhteys näiden välillä

Osallistujan henkilöllisyyden, pääsyn ja tarvittavien tapahtumatietojen pitää päätyä oikeaan paikkaan. Selvitä, kumpi järjestelmä omistaa tiedon ja miten muutokset hoidetaan.

Milloin tapahtumanhallintaohjelmisto voi riittää

Yksinkertaisessa seminaarissa pääosa työstä voi olla kutsut, ilmoittautumiset, vahvistukset ja läsnäolo. Mobiilissa toimiva tapahtumasivu, selkeä ohjelma ja oikea-aikaiset viestit voivat antaa osallistujille sen, mitä he tarvitsevat.

Harkitse osallistujien sovellusta, kun mukaan tulee tehtäviä, joita nämä kanavat hoitavat huonosti: oma aikataulu, muuttuva ohjelma, muiden osallistujien löytäminen tai tapaamisten varaus. Päätös riippuu tapahtumasta eikä siitä, että jokaiseen luokkaan on ostettu ohjelmisto.

Pienen tapahtuman oppaassa on esimerkkejä siitä, milloin yksinkertaisemmat työkalut riittävät.

Milloin osallistujan sovellus tuo lisäarvoa

Sovellus antaa osallistujille paikan, jonne palata ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Siitä on hyötyä, kun osallistujan pitää tehdä päätöksiä tai olla vuorovaikutuksessa muiden kanssa eikä vain vastaanottaa kutsua.

Konferenssissa se voi tarkoittaa valintaa rinnakkaisten ohjelmanumeroiden välillä. Ostajien ja myyjien tapahtumassa se voi tarkoittaa sopivan yrityksen löytämistä ja tapaamispyyntöön vastaamista. Rekrymessuilla se voi tarkoittaa keskustelun varaamista työnantajan kanssa ennen matkaa paikan päälle.

Kirjoita haluttu toiminto ohjeeseesi. Testaa sitten, tekeekö sovellus siitä helppoa ja pystyykö tiimisi ylläpitämään tarvittavat tiedot.

Jos sinulla on jo ilmoittautumisohjelmisto

Osallistujien sovelluksen voi ehkä lisätä korvaamatta järjestelmää, jota tiimisi jo käyttää. Kysy, miten osallistujat pääsevät sovellukseen ja mitä tapahtuu, kun joku ilmoittautuu myöhään, muuttaa tietojaan tai peruu osallistumisensa.

Vaihtoehtoja on useita: automaattinen yhteys, ajoitettu tuonti tai osallistujan liittyminen koodilla. Jokainen tuottaa järjestäjille eri työtä ja osallistujille eri vaiheita. Pyydä toimittajaa näyttämään tarjoukseesi sisältyvä toteutus.

Tarkista, kumpi järjestelmä lähettää kutsun sovellukseen. Päällekkäiset viestit tai ristiriitaiset ohjeet voivat tehdä teknisesti toimivasta yhteydestä sekavan kokemuksen.

Testaa koko polku järjestelmien välillä

Käytä testitapahtumaa ja seuraa yhtä osallistujaa ilmoittautumisesta jatkotoimiin. Kirjaa ylös, mitä jokaisessa vaiheessa tapahtui.

  • Uusi osallistuja ilmoittautuu ja saa suunnitellun vahvistuksen ja ohjeet sovellukseen pääsyyn.
  • Osallistuja pääsee oikeaan tapahtumaan oikealla henkilöllisyydellä ja käyttöoikeuksilla.
  • Muuttunut ilmoittautuminen päivittää kentät, joiden on tarkoitus pysyä samoina.
  • Peruutus tai pääsyn muutos käsitellään tapahtumasi sääntöjen mukaan.
  • Osallistujan toiminta tapahtumassa raportoidaan oikein, ja sovitut jatkotiedot päätyvät oikeaan järjestelmään.

Pidä ilmoittautuminen, läsnäolo ja sitoutuminen erillään

Ihminen voi ilmoittautua olematta paikalla, olla paikalla avaamatta sovellusta tai avata sovelluksen osallistumatta tapaamiseen. Kysy toimittajalta, miten kukin tila kirjataan.

Tapaamisissa erota toisistaan pyyntö, hyväksytty varaus ja tapaaminen, jonka on vahvistettu toteutuneen. Jos ohjelmisto tietää vain, että tapaaminen on varattu, raportoi se varauksena. Älä muuta sitä väitteeksi läsnäolosta tai liiketoimintatuloksesta.

Kun tietoja lähetetään CRM-järjestelmään, sovi kentät, käyttöoikeudet ja ajoitus. Varmista integraation laajuus ja sen vaatima tilaus, ennen kuin käytät sitä liiketoimintaperusteluissa.

Vertaa yhdistettyä tarjousta ja erillisiä työkaluja

Yhdistetty tarjous voi tuoda yhden sopimuskumppanin ja määritellyn yhteyden ilmoittautumisen ja sovelluksen välille. Erilliset tuotteet antavat mahdollisuuden säilyttää ilmoittautumisjärjestelmä, joka jo sopii organisaatiollesi. Kummassakin tapauksessa vastuiden pitää olla selvät.

Vertaa kokonaiskustannuksia, käyttöönoton työmäärää ja tukireittiä. Kysy, kuka selvittää puuttuvan osallistujatiedon ja kuka vastaa epäonnistuneesta siirrosta. Selvitä sopimuksen päättyessä, mitä organisaatiosi voi viedä ulos ja miten pääsy ja tietojen säilytys hoidetaan.

Näin Eventilla ja Tavata jakavat työn

Eventilla on tapahtumajärjestäjän työkalu ja Tavata osallistujan sovellus. Eventilla hoitaa ilmoittautumisen ja järjestäjän työnkulut. Tavata antaa osallistujille ohjelman, ihmiset ja oman tapahtumakokemuksen.

Kun ilmoittautuminen tehdään Eventillassa, osallistujan tiedot ja lippu siirtyvät Tavataan. Eventillan viestintä, sisäänkirjaus ja integraatiot riippuvat valitsemastasi tarjouksesta ja tilauksesta. Tavatan matchmaking ja varatut 1:1-tapaamiset sisältyvät sen hintaan.

Tavataa voi käyttää myös toisen ilmoittautumisjärjestelmän rinnalla, jolloin osallistujat liittyvät tapahtumakoodilla. Lue Eventilla ja Tavata yhdessä ja pyydä meiltä demo tapahtumaasi sopivasta reitistä.

Mitä järjestäjät kysyvät

Voiko yksi toimittaja tarjota ilmoittautumisen ja tapahtumasovelluksen?

Voi. Jotkin toimittajat tarjoavat molemmat. Tarkista tarkka paketti, yhteys ja vastuut sen sijaan, että olettaisit kaikkien järjestäjän ja osallistujan toimintojen sisältyvän hintaan.

Korvaako tapahtumasovellus ilmoittautumisen?

Vain jos ostamasi tuote sisältää tarvitsemasi ilmoittautumistehtävät. Sovellus, joka näyttää tapahtuman tiedot tai tukee verkostoitumista, voi tarvita erillisen ilmoittautumisjärjestelmän.

Voiko ilmoittautuneella olla jo sovellusprofiili?

Voi, jos järjestelmät tukevat tätä työnkulkua. Kun ilmoittautuminen tehdään Eventillassa, osallistujan tiedot siirtyvät Tavataan. Profiilin luominen ja sovelluksen aktiivinen käyttö ovat eri tiloja.

Pitäisikö ostaa molemmat työkalut kerralla?

Osta ne toiminnot, joita tapahtumasi vaatii. Jos nykyinen ilmoittautumisjärjestelmä toimii hyvin, selvitä ensin, voiko osallistujien sovellus toimia sen rinnalla.

Lue seuraavaksi

Kartoita polku ilmoittautumisesta sovellukseen

Kerro, mitä ilmoittautumisjärjestelmää käytät ja mitä osallistujien pitää tehdä. Näytämme, miten Tavata sopii tähän polkuun.