Eventapp eller
arrangementssystem?

En eventapp er først og fremst til for deltakerne, med informasjon om arrangementet, et program og, avhengig av produktet, nettverksbygging og møter. Et arrangementssystem støtter først og fremst arbeidet til arrangøren, for eksempel påmelding, billettsalg, kommunikasjon, innsjekk og rapportering.

Kategoriene overlapper. Noen leverandører selger begge deler i én pakke, andre kobler sammen separate produkter. Vurder oppgavene som er med i tilbudet i stedet for å anta at «plattform», «app» eller «alt i ett» betyr en fast pakke med funksjoner.

På et enkelt seminar kan hovedarbeidet være invitasjoner, påmeldinger, bekreftelser og oppmøte. En mobilvennlig arrangementsside, et tydelig program og meldinger som sendes til riktig tid kan gi deltakerne det de trenger.

Vurder en deltakerapp når du legger til oppgaver som disse kanalene ikke løser godt: en personlig timeplan, et program som endrer seg, å finne andre deltakere eller booking av møter. Avgjørelsen avhenger av arrangementet og ikke av om du har programvare i hver kategori.

Guiden om små arrangementer gir eksempler på når enklere verktøy kan holde.

En app gir deltakerne et sted de kan vende tilbake til før, under og etter arrangementet. Den blir nyttig når de skal ta valg eller være i kontakt med andre, og ikke bare motta en invitasjon.

På en konferanse kan det handle om å velge mellom parallelle økter. På et arrangement mellom kjøpere og leverandører kan det handle om å finne et relevant selskap og godta en møteforespørsel. På en jobbmesse kan det handle om å booke en samtale med en arbeidsgiver før du reiser til stedet.

Skriv handlingen du ønsker inn i notatet ditt. Test deretter om appen gjør den enkel, og om teamet ditt kan vedlikeholde informasjonen den trenger.

Du kan kanskje legge til en deltakerapp uten å bytte ut systemet teamet allerede bruker. Spør hvordan deltakerne kommer inn i appen, og hva som skjer når noen melder seg på sent, endrer opplysninger eller melder seg av.

Det finnes flere mulige ordninger: en automatisk kobling, en importplan eller at deltakeren kommer inn med en kode. Hver av dem gir arrangørene ulikt arbeid og deltakerne ulike trinn. La leverandøren vise ordningen som er med i tilbudet ditt.

Sjekk hvilket system som sender invitasjonen til appen. Doble meldinger eller motstridende instruksjoner kan gjøre en kobling som fungerer teknisk til en forvirrende opplevelse.

Bruk et testarrangement og følg én deltaker fra påmelding til oppfølging. Før logg over hva som skjedde i hvert trinn.

En person kan melde seg på uten å møte opp, møte opp uten å åpne appen eller åpne appen uten å delta i et møte. Spør leverandøren hvordan hver av tilstandene registreres.

For møter skiller du mellom en forespørsel, en godtatt booking og et møte som er bekreftet gjennomført. Hvis programvaren bare vet at et møte er booket, rapporterer du det som en booking. Ikke gjør det om til en påstand om oppmøte eller forretningsresultat.

Der opplysninger sendes til et CRM-system, avtaler du feltene, rettighetene og tidspunktene. Bekreft omfanget av integrasjonen og hvilken plan den krever før du bruker den i beslutningsgrunnlaget ditt.

Et samlet tilbud kan gi deg én kommersiell relasjon og en definert kobling mellom påmelding og app. Separate produkter lar deg beholde et påmeldingssystem som allerede passer organisasjonen. Uansett ordning trengs det tydelig fordelt ansvar.

Sammenlign den samlede kostnaden, arbeidet med oppsettet og støtteveien. Spør hvem som undersøker en deltaker som mangler, og hvem som eier en mislykket overføring. Avklar hva organisasjonen kan eksportere når avtalen opphører, og hvordan tilgang og lagringstid håndteres.

Eventilla er verktøyet til arrangøren, og Tavata er appen til deltakeren. Eventilla har påmelding og arbeidsflyter for arrangøren, mens Tavata gir deltakerne programmet, menneskene og opplevelsen av arrangementet.

Når påmeldingen går i Eventilla, følger deltakeropplysningene og billettene med inn i Tavata. Kommunikasjonen, innsjekken og integrasjonene i Eventilla avhenger av tilbudet og planen du velger. Matchmaking og booking av 1:1-møter i Tavata er inkludert i prisen.

Du kan også bruke Tavata sammen med et annet påmeldingssystem, der deltakerne kommer inn med en arrangementskode. Les om Eventilla og Tavata sammen, og be oss vise ordningen som passer arrangementet ditt.