Aplicativo para eventos ou
software de gestão de eventos?

Um aplicativo para eventos atende principalmente os participantes, com informações do evento, programação e, conforme o produto, networking e reuniões. Um software de gestão de eventos apoia principalmente o trabalho do organizador, como inscrição, venda de ingressos, comunicação, check-in e relatórios.

As categorias se sobrepõem. Alguns fornecedores vendem as duas em um só pacote, e outros conectam produtos separados. Avalie as tarefas incluídas na proposta em vez de supor que "plataforma", "aplicativo" ou "tudo em um" descreva um conjunto fixo de recursos.

Em um seminário simples, o trabalho principal pode ser convites, inscrições, confirmações e presença. Uma página do evento que funcione bem no celular, uma programação clara e mensagens bem programadas podem dar aos participantes o que eles precisam.

Considere um aplicativo para os participantes quando você acrescentar tarefas que esses canais não atendem bem: uma agenda pessoal, uma programação que muda, a busca de participantes ou o agendamento de reuniões. A decisão depende do evento, e não de ter um software em cada categoria.

O guia sobre eventos pequenos traz exemplos de quando ferramentas mais simples podem ser suficientes.

Um aplicativo dá aos participantes um lugar para voltar antes, durante e depois do evento. Ele se torna útil quando as pessoas precisam tomar decisões ou interagir, e não apenas receber um convite.

Em um congresso, isso pode significar escolher entre sessões paralelas. Em um evento de compradores e fornecedores, pode significar encontrar uma empresa relevante e aceitar um pedido de reunião. Em uma feira de recrutamento, pode ser agendar uma conversa com uma empresa antes de viajar até o local.

Escreva a ação pretendida no seu roteiro. Depois teste se o aplicativo a torna fácil e se a sua equipe consegue manter as informações de que ele precisa.

Talvez seja possível acrescentar um aplicativo para os participantes sem trocar o sistema que a sua equipe já usa. Pergunte como os participantes entram no aplicativo e o que acontece quando alguém se inscreve tarde, altera os dados ou cancela.

Há várias formas possíveis: uma conexão automática, uma importação programada ou o participante entrando com um código. Cada uma gera um trabalho diferente para os seus organizadores e etapas diferentes para os participantes. Peça ao fornecedor que demonstre a forma incluída no seu orçamento.

Verifique qual sistema envia o convite para o aplicativo. Mensagens duplicadas ou instruções conflitantes podem transformar uma conexão que funciona tecnicamente em uma experiência confusa.

Use um evento de teste e acompanhe um participante da inscrição ao acompanhamento posterior. Registre o que aconteceu em cada etapa.

Uma pessoa pode se inscrever sem comparecer, comparecer sem abrir o aplicativo ou abrir o aplicativo sem participar de uma reunião. Pergunte ao fornecedor como cada situação é registrada.

Nas reuniões, distinga um pedido, uma reserva aceita e uma reunião confirmada como realizada. Se o software só sabe que uma reunião foi agendada, relate-a como uma reserva. Não a transforme em afirmação de presença ou de resultado de negócios.

Quando as informações são enviadas a um CRM, combine os campos, as permissões e o momento do envio. Confirme o alcance da integração e o plano necessário antes de usá-la na sua análise de custo-benefício.

Uma oferta combinada pode dar a você uma só relação comercial e uma conexão definida entre a inscrição e o aplicativo. Produtos separados permitem manter um sistema de inscrição que já se adapta à sua organização. Em qualquer dos casos, as responsabilidades precisam ser claras.

Compare o custo total, o esforço de configuração e o caminho do suporte. Pergunte quem investiga o registro de um participante que sumiu e quem responde por uma transferência que falhou. Para o fim do contrato, descubra o que a sua organização pode exportar e como ficam o acesso e a retenção dos dados.

A Eventilla é a ferramenta do organizador do evento, e o Tavata é o aplicativo do participante. A Eventilla cuida da inscrição e dos fluxos de trabalho do organizador, e o Tavata dá aos participantes a programação, as pessoas e a sua experiência no evento.

Com a inscrição na Eventilla, os dados e os ingressos dos participantes passam para o Tavata. A comunicação, o check-in e as integrações da Eventilla dependem da oferta e do plano que você escolher. O matchmaking e as reuniões 1:1 agendadas do Tavata estão incluídos no preço.

Você também pode usar o Tavata ao lado de outro sistema de inscrição, com os participantes entrando por um código do evento. Veja a Eventilla e o Tavata juntos e peça que demonstremos o caminho adequado ao seu evento.