Kuidas valida
oma ürituse rakendust

Valige ürituse rakendus nii, et proovite läbi ülesanded, mida teie osalejad ja korraldusmeeskond peavad täitma, ning seejärel võrrelge nende täitmise kogukulu. Alustage ürituse formaadist ja kohustuslikest nõuetest, tehke sobivatest pakkujatest lühinimekiri ja andke igaühele sama demo lühikirjeldus.

Ürituse rakendus on koht, kuhu osalejad lähevad programmi ja ürituse teabe järele ning, kui see on pakutud, teiste osalejate ja kohtumiste juurde. See juhend käsitleb rakendusi, mille korraldaja annab konkreetse ürituse jaoks, mitte rakendusi, millega leitakse kontserte või ostetakse pileteid teistele üritustele.

Kirjeldage üritust ühes lõigus: kuupäev, osalejate eeldatav arv, formaat, keeled ja registreerimissüsteem. Lisage, mida inimesed peaksid rakenduses saama teha. „Osaleja saab enne kohalejõudmist broneerida sobiva kohtumise“ on nõue, mida saab kontrollida.

Eraldage kohustuslikud nõuded eelistustest. Kui tööotsijad peavad olema teistele tööotsijatele nähtamatud või teie organisatsioon nõuab kindlat andmetöötluslepingut, on see läbimise või kukkumise tingimus. Kõrge hinne disaini eest seda ei korva.

Andke pakkujatele sama lühikirjeldus, et nende pakkumised hõlmaksid sama ürituse. Avage muudetav pakkujate hindamisleht (.txt), kuhu kirjutate üles oma nõuded ja demo tulemused.

Alustage kutsest või registreerimiskinnitusest. Avage selle link telefonis, kus toodet pole kunagi kasutatud. Lugege kokku sammud, mis kulub ürituseni jõudmiseks ja millegi kasuliku leidmiseks.

Kontrollige, kas osaleja peab looma konto, kinnitama e-posti aadressi, installima rakenduse või täitma profiili. Proovige siis taastamisteed inimese puhul, kes kasutab teist e-posti aadressi kui registreerimisel. Just need üksikasjad määravad, millega teie klienditugi ürituse hommikul tegelema hakkab.

Küsige, milline teave on avalik ja milline nähtav alles pärast liitumist. Registreerimisandmetest loodud profiil on midagi muud kui osaleja, kes avab rakenduse või otsustab võrgustumises osaleda. Paluge pakkujal selgitada, kuidas need seisundid tema aruannetes kajastuvad.

Andke pakkujale väike näidis, kus on kaks paralleelset sessiooni, ruumivahetus ja esineja asendamine. Paluge neil teha muudatused ajal, kui jälgite osaleja vaadet.

Uurige, kes sisestab algse programmi, kas selle saab importida ja kuidas uuendused rakendusse jõuavad. Kontrollige materjale ja salvestisi, kui neid vajate. Mitmekeelse ürituse puhul proovige osaleja liidest, teie ürituse sisu ja automaatsõnumeid eraldi: tõlgitud müügileht ei näita, mida rakendus toetab.

Proovige suuremat teksti, klaviatuurijuhtimist ja ekraanilugejat ülesannetega, mida osalejad päriselt täidavad. Küsige pakkuja ligipääsetavuse dokumentatsiooni ja laske oma organisatsioonil seda oma nõuete vastu hinnata.

Kui võrgustumine on teie ürituse väärtuse osa, paluge kahel kolleegil kasutada eraldi osaleja kontosid. Üks leiab sobiva inimese, pakub kohtumist ja näeb, mis juhtub, kui see vastu võetakse.

Seejärel tõstke kohtumine edasi või tühistage see. Kontrollige, et vabad ajad uuenevad, et kumbki inimene saab õige teate ning et laud, asukoht või videolink jääb selgeks. Proovige kattuvat broneeringut ja osalejat, kellel pole enam vabu ajapesasid.

Erinevate osalejarühmadega ürituste puhul proovige, kes võib keda otsida ja kes võib saata taotlusi. Nimekiri, vestlus ja kokkulepitud kohtumine lahendavad eri probleeme. Lisage pakkumisse see, mida vajate.

Mõni ürituse rakendus avaneb brauseris, mõnel on installitav iOS-i või Androidi rakendus ja mõni pakub mõlemat. Proovige tegelikku kogemust oma osalejate seadmetes. Teavitused ja võrguühenduseta kasutamine sõltuvad sellest, mida pakkuja on ehitanud ja mida kasutajad lubavad.

Eristage ka oma ürituse kujundust ühises rakenduses ja rakenduste poe lehte teie enda nime all. Viimane võib tähendada arendajakontosid, poodi esitamist ja lisaks eraldi väljalaskegraafikut. Küsige, kes need kohustused enda peale võtab ja mis juhtub enne järgmise aasta üritust.

Brauseri ja installitava rakenduse juhend annab selle otsuse jaoks eraldi kontrollnimekirja.

Paluge inimesel, kes ürituse käigus rakendust juhib, proovida haldustööriistu. Ta peaks suutma sisu muuta, osaleja kirjet parandada ja näha, kas kutsed on õigete inimesteni jõudnud.

Kui teil on registreerimistarkvara juba olemas, proovige ühendust uue registreerimise, muudatuse ja tühistamisega. Selgitage välja, milline süsteem iga välja omab ja kuidas lahendate ebaõnnestunud edastuse. Küsige, kes ühendust toetab, kui kaks süsteemi on eri ettevõtetelt.

Hanke puhul küsige kehtivat andmetöötluslepingut, teavet majutuse ja alltöötlejate kohta, säilitustingimusi ning eksportimise või kustutamise võimalusi. Kui sobitamine kasutab tehisintellekti, küsige, milliseid andmeid see kasutab ja kus seda töötlust tehakse. Hinnake kehtivaid dokumente konkreetse teenuse kohta, mida ostate.

Kõigepealt eemaldage iga variant, mis ei täida kohustuslikku nõuet. Ülejäänud pakkujate puhul hinnake iga olulist ülesannet skaalal 0 kuni 3: 0 tähendab, et see ebaõnnestus, 1 tähendab, et vaja läks ajutist lahendust, 2 tähendab, et see õnnestus abiga, ja 3 tähendab, et teie meeskond tegi selle ise ilma abita. Kirjutage läbiproovimata nõuded eraldi üles ja ärge pidage teadmata asja läbituks.

Andke rohkem kaalu ülesannetele, mis on teie ürituse jaoks kõige olulisemad. Hoidke iga hinde kõrval lühikest tõendimärget, näiteks demo tulemust, dokumenti või lepingupunkti. Hindamisleht on teie hindamise kirje, mitte üldine edetabel.

Võrrelge rakendust, registreerimist, kohtumisfunktsioone, seadistust, tuge ja lepingu tähtaega koos. Küsige ürituse päeva toe kontakti ja töötunde. Korduvate ürituste puhul võrrelge terve litsentsi kohustust samade ürituste eraldi ostmisega. Läbitöötatud näited leiate hinnajuhendist.

Tavata by Eventilla on osalejate ürituse rakendus, kus on programm, inimesed ja kohtumisfunktsioonid ühes kohas. Seda tasub kaaluda, kui sobivad kohtumised on olulised või kui soovite osaleja rakendust ühendada Eventilla registreerimise tööriistadega.

Kui registreerimine toimub Eventillas, jõuavad osaleja andmed ja pilet Tavatasse. Tavatat võib kasutada ka teise registreerimissüsteemi kõrval, kus osalejad liituvad ürituse koodiga. Paluge meil näidata teed, mida teie üritus kasutab.

Tavatat saab osta eraldi või paketina koos Eventilla kutsete ja registreerimisega. Sobitamine ja broneeritud 1:1 kohtumised kuuluvad hinna sisse. Variandid on välja toodud hinnalehel.