App per eventi o
software di gestione eventi?

Un'app per eventi serve soprattutto ai partecipanti, con le informazioni sull'evento, il programma e, a seconda del prodotto, networking e incontri. Un software di gestione eventi sostiene soprattutto il lavoro dell'organizzatore: iscrizione, biglietteria, comunicazioni, check-in e report.

Le due categorie si sovrappongono. Alcuni fornitori vendono entrambe in un unico pacchetto, altri collegano prodotti separati. Valuta le attività comprese nella proposta e non dare per scontato che «piattaforma», «app» o «tutto in uno» indichino un insieme fisso di funzioni.

Per un seminario semplice, il lavoro principale può essere fatto di inviti, iscrizioni, conferme e presenze. Una pagina dell'evento adatta al telefono, un programma chiaro e messaggi inviati al momento giusto possono dare ai partecipanti ciò che serve.

Valuta un'app per i partecipanti quando aggiungi attività che questi canali gestiscono male: un'agenda personale, un programma che cambia, la ricerca di altri partecipanti o la prenotazione di incontri. La decisione dipende dall'evento e non dall'avere un software per ogni categoria.

La guida agli eventi piccoli contiene esempi di quando bastano strumenti più semplici.

Un'app dà ai partecipanti un posto in cui tornare prima, durante e dopo l'evento. Diventa utile quando devono prendere decisioni o interagire, e non solo ricevere un invito.

In un congresso può significare scegliere tra sessioni parallele. In un evento tra buyer e fornitori, trovare un'azienda pertinente e accettare una richiesta di incontro. In un career day, prenotare un colloquio con un'azienda prima di mettersi in viaggio.

Scrivi nella traccia l'azione che vuoi ottenere. Poi verifica se l'app la rende facile e se il tuo team riesce a mantenere aggiornate le informazioni che servono.

Potresti aggiungere un'app per i partecipanti senza sostituire il sistema che il tuo team usa già. Chiedi come i partecipanti entrano nell'app e che cosa succede quando qualcuno si iscrive all'ultimo momento, cambia i dati o annulla.

Gli accordi possibili sono diversi: un collegamento automatico, un'importazione programmata o un partecipante che entra con un codice. Ognuno comporta un lavoro diverso per i tuoi organizzatori e passaggi diversi per i partecipanti. Chiedi al fornitore di mostrare l'accordo incluso nel tuo preventivo.

Controlla quale sistema invia ai partecipanti l'invito all'app. Messaggi doppi o istruzioni in contrasto possono trasformare un collegamento che funziona tecnicamente in un'esperienza confusa.

Usa un evento di prova e segui un partecipante dall'iscrizione al follow-up. Annota che cosa succede a ogni passaggio.

Una persona può iscriversi senza partecipare, partecipare senza aprire l'app o aprire l'app senza prendere parte a un incontro. Chiedi al fornitore come viene registrato ciascuno di questi stati.

Per gli incontri, distingui una richiesta, una prenotazione accettata e un incontro confermato come svolto. Se il software sa soltanto che un incontro è stato prenotato, riportalo come prenotazione. Non trasformarlo in un'affermazione sulla presenza o sul risultato commerciale.

Quando i dati vengono inviati a un CRM, concorda campi, permessi e tempi. Conferma l'ambito dell'integrazione e il piano che richiede prima di usarla nel tuo business case.

Un'offerta combinata può darti un unico rapporto commerciale e un collegamento definito tra iscrizione e app. Prodotti separati ti permettono di tenere un sistema di iscrizione che si adatta già alla tua organizzazione. In entrambi i casi servono responsabilità chiare.

Confronta il costo complessivo, il lavoro di configurazione e il canale di assistenza. Chiedi chi indaga su una scheda di partecipante mancante e chi è responsabile di un trasferimento non riuscito. Per la fine del contratto, stabilisci che cosa la tua organizzazione può esportare e come vengono gestiti l'accesso e la conservazione dei dati.

Eventilla è lo strumento dell'organizzatore dell'evento e Tavata è l'app del partecipante. Eventilla fornisce l'iscrizione e i flussi di lavoro dell'organizzatore. Tavata dà ai partecipanti il programma, le persone e la loro esperienza dell'evento.

Se l'iscrizione avviene in Eventilla, i dati dei partecipanti e i biglietti passano a Tavata. Comunicazioni, check-in e integrazioni di Eventilla dipendono dall'offerta e dal piano che scegli. Matchmaking e incontri 1:1 prenotati di Tavata sono inclusi nel suo prezzo.

Puoi anche usare Tavata accanto a un altro sistema di iscrizione, con i partecipanti che entrano tramite un codice evento. Leggi Eventilla e Tavata insieme e chiedici di mostrarti il percorso adatto al tuo evento.