Application événementielle ou
logiciel de gestion d'événements ?

Une application événementielle sert d'abord les participants : informations sur l'événement, programme et, selon le produit, networking et rendez-vous. Un logiciel de gestion d'événements soutient d'abord le travail de l'organisateur : inscription, billetterie, communication, contrôle à l'entrée et rapports.

Les deux catégories se recoupent. Certains éditeurs vendent les deux dans une même offre, d'autres relient des produits distincts. Évaluez les tâches comprises dans la proposition au lieu de supposer que « plateforme », « application » ou « tout-en-un » désigne un ensemble fixe de fonctions.

Pour un séminaire simple, le travail principal peut se limiter aux invitations, aux inscriptions, aux confirmations et à la présence. Une page d'événement adaptée au mobile, un programme clair et des messages bien placés dans le temps peuvent donner aux participants ce dont ils ont besoin.

Envisagez une application pour les participants quand vous ajoutez des tâches que ces canaux traitent mal : un emploi du temps personnel, un programme qui change, la recherche de participants ou la réservation de rendez-vous. La décision dépend de l'événement, et non de la possession d'un logiciel dans chaque catégorie.

Le guide du petit événement donne des exemples de cas où des outils plus simples peuvent suffire.

Une application donne aux participants un endroit où revenir avant, pendant et après l'événement. Elle devient utile quand ils doivent prendre des décisions ou interagir, et pas seulement recevoir une invitation.

Pour une conférence, il peut s'agir de choisir entre des sessions parallèles. Pour un événement entre acheteurs et fournisseurs, de trouver une entreprise pertinente et d'accepter une demande de rendez-vous. Pour un salon de recrutement, de réserver une conversation avec un employeur avant de se rendre sur place.

Écrivez l'action visée dans votre cahier des charges. Testez ensuite si l'application la rend facile et si votre équipe peut tenir à jour les informations dont elle a besoin.

Vous pouvez peut-être ajouter une application pour les participants sans remplacer le système que votre équipe utilise déjà. Demandez comment les participants entrent dans l'application et ce qui se passe quand quelqu'un s'inscrit tard, modifie ses données ou annule.

Plusieurs montages sont possibles : une connexion automatique, un import planifié ou un participant qui rejoint l'événement avec un code. Chacun crée un travail différent pour vos organisateurs et des étapes différentes pour les participants. Demandez à l'éditeur de montrer le montage prévu dans votre devis.

Vérifiez quel système envoie l'invitation à l'application. Des messages en double ou des consignes contradictoires peuvent transformer une connexion qui marche techniquement en une expérience confuse.

Utilisez un événement de test et suivez un participant de l'inscription jusqu'au suivi. Gardez une trace de ce qui se passe à chaque étape.

Une personne peut s'inscrire sans venir, venir sans ouvrir l'application ou ouvrir l'application sans participer à un rendez-vous. Demandez à l'éditeur comment chaque état est enregistré.

Pour les rendez-vous, distinguez une demande, une réservation acceptée et un rendez-vous confirmé comme ayant eu lieu. Si le logiciel sait seulement qu'un rendez-vous a été réservé, présentez-le comme une réservation. N'en tirez pas une affirmation de présence ou de résultat commercial.

Quand des informations partent vers un CRM, convenez des champs, des autorisations et du moment. Confirmez le périmètre de l'intégration et la formule qu'elle exige avant de l'utiliser dans votre analyse de rentabilité.

Une offre combinée peut vous donner une seule relation commerciale et une connexion définie entre l'inscription et l'application. Des produits distincts permettent de garder un système d'inscription qui convient déjà à votre organisation. Dans les deux cas, les responsabilités doivent être claires.

Comparez le coût complet, le travail de mise en place et le circuit d'assistance. Demandez qui enquête sur une fiche de participant manquante et à qui revient un transfert qui a échoué. Pour la fin du contrat, établissez ce que votre organisation peut exporter et comment l'accès et la conservation des données sont traités.

Eventilla est l'outil de l'organisateur d'événements et Tavata est l'application du participant. Eventilla assure l'inscription et les tâches de l'organisateur ; Tavata donne aux participants le programme, les personnes et leur expérience de l'événement.

Avec l'inscription dans Eventilla, les données et les billets des participants passent dans Tavata. La communication, le contrôle à l'entrée et les intégrations d'Eventilla dépendent de l'offre et de la formule que vous choisissez. Le matchmaking et les rendez-vous 1:1 réservés de Tavata sont inclus dans son prix.

Vous pouvez aussi utiliser Tavata à côté d'un autre système d'inscription, les participants rejoignant l'événement avec un code. Voyez Eventilla et Tavata ensemble et demandez-nous de montrer le parcours qui convient à votre événement.