Event-app eller
eventsystem?

En event-app er først og fremmest til deltagerne, med information om eventet, et program og, afhængigt af produktet, netværk og møder. Et eventsystem understøtter først og fremmest arrangørens arbejde, for eksempel tilmelding, billetsalg, kommunikation, indtjekning og rapportering.

De to kategorier overlapper. Nogle leverandører sælger begge dele i én pakke, andre forbinder særskilte produkter. Vurder de opgaver, der er med i tilbuddet, og gå ikke ud fra, at »platform«, »app« eller »alt i én« dækker et fast sæt funktioner.

Til et enkelt seminar består det vigtigste arbejde måske af invitationer, tilmeldinger, bekræftelser og fremmøde. En mobilvenlig eventside, et overskueligt program og velplacerede beskeder kan give deltagerne, hvad de har brug for.

Overvej en deltagerapp, når du får opgaver, som de kanaler ikke klarer godt: en personlig tidsplan, et program i bevægelse, at finde andre deltagere eller at booke møder. Beslutningen afhænger af eventet og ikke af, om du har software i alle kategorier.

Guiden til små events giver eksempler på, hvornår enklere værktøjer kan være nok.

En app giver deltagerne et sted at vende tilbage til før, under og efter eventet. Den bliver nyttig, når de skal træffe valg eller handle sammen med andre og ikke kun modtage en invitation.

På en konference kan det betyde at vælge mellem parallelle sessioner. Ved et event for købere og leverandører kan det betyde at finde en relevant virksomhed og acceptere en mødeanmodning. På en jobmesse kan det være at booke en samtale med en arbejdsgiver, før man rejser til stedet.

Skriv den ønskede handling ind i din beskrivelse. Test derefter, om appen gør den nem, og om dit team kan vedligeholde de oplysninger, den kræver.

Du kan måske tilføje en deltagerapp uden at udskifte det system, dit team allerede bruger. Spørg, hvordan deltagerne kommer ind i appen, og hvad der sker, når nogen tilmelder sig sent, ændrer oplysninger eller melder sig fra.

Der er flere mulige løsninger: en automatisk forbindelse, en planlagt import eller en deltager, der kommer ind med en kode. Hver løsning giver dine arrangører forskelligt arbejde og deltagerne forskellige trin. Bed leverandøren vise den løsning, der er med i dit tilbud.

Tjek, hvilket system der sender invitationen til appen. Dobbelte beskeder eller modstridende anvisninger kan gøre en forbindelse, der teknisk virker, til en forvirrende oplevelse.

Brug et testevent, og følg én deltager fra tilmelding til opfølgning. Før en logbog over, hvad der skete ved hvert trin.

En person kan tilmelde sig uden at møde op, møde op uden at åbne appen eller åbne appen uden at deltage i et møde. Spørg leverandøren, hvordan hver tilstand registreres.

For møder skal du skille mellem en anmodning, en accepteret booking og et møde, der er bekræftet afholdt. Hvis softwaren kun ved, at et møde er booket, så rapportér det som en booking. Gør det ikke til en påstand om fremmøde eller forretningsresultat.

Hvis oplysninger sendes til et CRM-system, skal I aftale felterne, rettighederne og tidspunktet. Bekræft integrationens omfang og den plan, den kræver, før du bruger den i din business case.

Et samlet tilbud kan give dig én kommerciel aftale og en defineret forbindelse mellem tilmeldingen og appen. Med særskilte produkter kan du beholde et tilmeldingssystem, der allerede passer til din organisation. Uanset løsning skal ansvaret være klart fordelt.

Sammenlign de samlede omkostninger, arbejdet med opsætningen og vejen til support. Spørg, hvem der undersøger en manglende deltagerpost, og hvem der ejer en mislykket overførsel. Afklar, hvad din organisation kan eksportere, når kontrakten udløber, og hvordan adgangen og opbevaringen af data håndteres.

Eventilla er arrangørens værktøj, og Tavata er deltagerens app. Eventilla står for tilmeldingen og arrangørens arbejdsgange. Tavata giver deltagerne programmet, de andre deltagere og deres oplevelse af eventet.

Når tilmeldingen kører i Eventilla, følger deltagernes oplysninger og billetter med over i Tavata. Eventillas kommunikation, indtjekning og integrationer afhænger af det tilbud og den plan, du vælger. Tavatas matchmaking og bookede 1:1-møder er med i prisen.

Du kan også bruge Tavata sammen med et andet tilmeldingssystem, hvor deltagerne kommer ind med en eventkode. Se Eventilla og Tavata sammen, og bed os vise den vej, der passer til dit event.