Eventapp eller
eventsystem?

En eventapp är i första hand till för deltagarna, med information om eventet, ett program och, beroende på produkt, nätverkande och möten. Ett eventsystem stöder främst arrangörens arbete, till exempel anmälan, biljettförsäljning, kommunikation, incheckning och rapportering.

Kategorierna överlappar varandra. Vissa leverantörer säljer båda i ett paket, andra kopplar ihop separata produkter. Utvärdera de uppgifter som ingår i förslaget i stället för att anta att ”plattform”, ”app” eller ”allt i ett” betyder en fast uppsättning funktioner.

För ett enkelt seminarium kan det mesta av arbetet bestå av inbjudningar, anmälningar, bekräftelser och närvaro. En eventsida som fungerar på mobilen, ett tydligt program och väl tajmade meddelanden kan ge deltagarna det de behöver.

Överväg en deltagarapp när du lägger till uppgifter som de kanalerna sköter dåligt: ett eget schema, ett program som ändras, sökning bland deltagare eller mötesbokning. Beslutet beror på eventet, inte på att du har programvara i varje kategori.

Guiden om små event ger exempel på när enklare verktyg kan räcka.

En app ger deltagarna ett ställe att återvända till före, under och efter eventet. Den blir användbar när de behöver fatta beslut eller samspela och inte bara får en inbjudan.

På en konferens kan det handla om att välja mellan parallella sessioner. På ett event för köpare och leverantörer kan det handla om att hitta ett relevant företag och godkänna en mötesförfrågan. På en rekryteringsmässa kan det vara att boka ett samtal med en arbetsgivare innan man reser till lokalen.

Skriv in den önskade handlingen i ditt underlag. Testa sedan om appen gör den enkel och om ditt team kan underhålla den information som behövs.

Du kan kanske lägga till en deltagarapp utan att byta ut det system som ditt team redan använder. Fråga hur deltagarna kommer in i appen och vad som händer när någon anmäler sig sent, ändrar uppgifter eller avbokar.

Det finns flera möjliga lösningar: en automatisk koppling, en schemalagd import eller en deltagare som går med via en kod. Var och en skapar olika arbete för arrangörerna och olika steg för deltagarna. Låt leverantören visa den lösning som ingår i din offert.

Kontrollera vilket system som skickar inbjudan till appen. Dubbla meddelanden eller motstridiga instruktioner kan göra en fungerande teknisk koppling till en förvirrande upplevelse.

Använd ett testevent och följ en deltagare från anmälan till uppföljning. Anteckna vad som hände i varje steg.

En person kan anmäla sig utan att komma, komma utan att öppna appen eller öppna appen utan att delta i något möte. Fråga leverantören hur varje läge registreras.

När det gäller möten skiljer du mellan en förfrågan, en godkänd bokning och ett möte som bekräftats ha ägt rum. Om programvaran bara vet att ett möte bokades rapporterar du det som en bokning. Gör det inte till ett påstående om närvaro eller affärsresultat.

Om uppgifter skickas till ett CRM-system kommer ni överens om fälten, behörigheterna och tidpunkten. Bekräfta integrationens omfattning och vilken plan den kräver innan du använder den som underlag för beslutet.

Ett samlat erbjudande kan ge dig en enda affärsrelation och en definierad koppling mellan anmälan och appen. Med separata produkter kan du behålla ett anmälningssystem som redan passar din organisation. Båda lösningarna kräver tydliga ansvarsområden.

Jämför den totala kostnaden, arbetet med installationen och vägen till supporten. Fråga vem som utreder en saknad deltagarpost och vem som äger en överföring som misslyckats. Ta för avtalets slut reda på vad din organisation kan exportera och hur åtkomst och lagring av uppgifter hanteras.

Eventilla är eventarrangörens verktyg och Tavata är deltagarens app. Eventilla står för anmälan och arrangörens arbetsflöden. Tavata ger deltagarna programmet, människorna och sin upplevelse av eventet.

När anmälan sker i Eventilla följer deltagarnas uppgifter och biljetter med till Tavata. Eventillas kommunikation, incheckning och integrationer beror på erbjudandet och planen du väljer. Tavatas matchmaking och bokade 1:1-möten ingår i priset.

Du kan också använda Tavata vid sidan av ett annat anmälningssystem, där deltagarna går med via en eventkod. Läs om Eventilla och Tavata tillsammans och be oss visa den väg som passar ditt event.