Voor organisatoren

Snel ingericht,
eenvoudig actueel te houden

De deelnemers komen uit de aanmelding. Het programma en de materialen voer je met de hand in of laat je toevoegen door de eigen AI-tools van jullie organisatie. Elke wijziging bereikt direct alle deelnemers.

Vraag een demo aan Bekijk de prijzen

Wat doet een organisator om Tavata in te richten?

Je maakt het event aan, kiest de functies die je wilt en voert het programma in. Loopt de aanmelding via Eventilla, dan zitten de deelnemers al in de app met een profiel dat is ingevuld met de gegevens van de aanmelding. Je importeert geen lijsten en niemand hoeft zich twee keer aan te melden.

Elke organisator krijgt een introductie in de tool, en ons team kan de app ook voor jullie inrichten en draaien. Zo werken Eventilla en Tavata samen.

Inrichten in vier stappen

1. Maak het event aan in de eigen look

Geef het event een naam, data, logo, kleuren en banner. Deelnemers gebruiken bij elk event dezelfde Tavata-app en jullie event opent daarin in zijn eigen look.

2. Voeg programma en materialen toe

Voer sessies, sprekers, podia en materialen in via het beheerscherm, of laat ze toevoegen door de eigen AI-tools van jullie organisatie via de MCP-server van Eventilla.

3. Bepaal hoe mensen elkaar ontmoeten

Stel de rollen, de keuzes voor aanbod en vraag en de gespreksslots in. Ook kies je of gesprekken aan genummerde tafels, per video of op beide manieren plaatsvinden.

4. Open de app voor deelnemers

Met Eventilla staat de link naar de app in de bevestiging van de aanmelding. Bij een ander aanmeldsysteem nemen deelnemers deel met een eventcode.

Wat de app bevat

Jij kiest welke functies je event gebruikt.

Programma en persoonlijke agenda's

Meerdere dagen, podia en parallelle sessies passen in één programma. Elke deelnemer kiest sessies en krijgt een persoonlijke agenda waarin ook de eigen gesprekken staan.

Deelnemerslijst en matchmaking

Deelnemers zien wie er nog meer komt. Tavata koppelt wat de ene deelnemer aanbiedt aan wat een andere zoekt en stelt de beste contacten voor. De lijst is te doorzoeken en te filteren.

1-op-1-gesprekken en groepsgesprekken

Deelnemers boeken 1-op-1-gesprekken in de slots die jij hebt ingesteld. Ter plekke krijgt elk gesprek een genummerde tafel. Zijn er meer dan twee mensen nodig, dan kunnen deelnemers een groepsgesprek afspreken.

Videogesprekken, videoruimtes en streams

Deelnemers op afstand voeren hun gesprekken per video, rechtstreeks in Tavata. Je kunt open videoruimtes aan het programma toevoegen en livestreams en opnames erin insluiten.

De eigen look van het event

Elk event heeft een eigen logo, eigen kleuren en een eigen banner. Tavata wordt niet onder de eigen naam van jullie organisatie in de app stores gepubliceerd. Deelnemers installeren Tavata één keer en jullie event opent daarin in zijn eigen look.

Stands voor partners en exposanten

Partners, sponsors en exposanten krijgen in de app een stand met een introductie, materialen en een chat, en deelnemers kunnen gesprekken boeken met hun vertegenwoordigers.

Materialen op één plek

Presentaties, de plattegrond van de locatie, opnames en materialen van partners staan in de app, zodat deelnemers ze tijdens en na het event vinden.

Berichten aan deelnemers

Vanuit het beheerscherm stuur je een bericht aan alle deelnemers of aan een gekozen rol, zoals sprekers of exposanten.

Statistieken in real time

Terwijl het event loopt, zie je hoe deelnemers de app gebruiken en hoeveel gesprekken er zijn geboekt. Achteraf heb je de cijfers voor je rapport.

Alle belangrijke talen

Deelnemers gebruiken de app in hun eigen taal: Nederlands, Engels, Fins, Zweeds, Duits, Spaans, Frans, Italiaans, Portugees, Pools, Noors, Deens, Ests, Japans en Oekraïens. Meer op de feitenpagina.

Vermelding in de lijst met openbare events

Op verzoek verschijnt jullie event in de lijst met openbare events van Tavata. Zo vinden nieuwe deelnemers het makkelijker.

Introductie en support

Bij de dienst hoort een introductie voor de organisator. We helpen vóór, tijdens en na het event, en ons team kan de app voor jullie draaien.

Voor, tijdens en na het event

De app opent al vóór het event, zodat deelnemers het programma en elkaar vooraf leren kennen en hun gesprekken boeken. Tijdens het event heeft iedereen het programma, de plattegrond en het gespreksschema op zak. Na het event blijven de materialen en opnames beschikbaar en kan het netwerken doorgaan.

Voor bureaus en organisatoren van veel events

Een bureau dat events voor zijn klanten organiseert, of een organisatie met events het hele jaar door, gebruikt Tavata met een maandlicentie. Elk event opent in zijn eigen look, en wie Tavata één keer heeft gebruikt, weet bij het volgende event al hoe de app werkt.

Een maandlicentie kost € 249–1.500 per maand en één event vanaf € 750, excl. btw. Tavata is gratis voor deelnemers.

Bekijk de prijzen

Organisatoren die Tavata gebruiken

Vragen van organisatoren

Hebben we Eventilla nodig om Tavata te gebruiken?

Nee. Tavata wordt ook los verkocht, naast een ander aanmeldsysteem. Met Eventilla zitten de deelnemers zodra ze zich aanmelden in de app, met een ingevuld profiel en hun ticket.

Kunnen onze eigen AI-tools de app bijwerken?

Ja. Eventilla heeft een actieve MCP-server. Daarmee kunnen de eigen AI-tools van jullie organisatie het programma en de materialen van het event aan de app toevoegen en bijwerken als de plannen veranderen.

Verschijnt de app onder onze eigen naam in de app stores?

Nee. Deelnemers installeren Tavata één keer uit de App Store of van Google Play en jullie event opent daarin in zijn eigen look. Deelnemers die de app niet willen, openen hetzelfde event in de browser, zonder installatie.

Kunnen jullie de app voor ons inrichten en draaien?

Ja. Elke organisator krijgt een introductie in de tool, en ons team kan de app ook voor jullie inrichten en draaien.

Wat kost Tavata?

Eén event kost vanaf € 750 en een maandlicentie € 249–1.500 per maand, excl. btw. De prijs hangt af van het aantal deelnemers en de functies die je gebruikt. Tavata is gratis voor deelnemers. Bekijk de prijzen.

Wat voor event organiseren jullie?

Vertel ons over je event

Laat ons de datum en het aantal deelnemers weten, dan laten we zien hoe Tavata past en wat het kost. We antwoorden in je eigen taal.

Snel ingericht,eenvoudig actueel te houden