Zo kies je
een app voor je event

Kies een event-app door te testen welke taken je deelnemers en je organisatieteam moeten kunnen uitvoeren. Vergelijk daarna wat het kost om dat te regelen. Begin met het format van je event en je essentiële eisen, maak een shortlist van geschikte leveranciers en geef elke leverancier dezelfde demo-opdracht.

Een event-app is de plek waar deelnemers het programma en de informatie over het event vinden, en als de app dat biedt ook de andere deelnemers en gesprekken. Deze gids gaat over apps die een organisator aan de deelnemers van een bepaald event geeft. Apps waarin consumenten concerten zoeken of tickets kopen voor events die niets met elkaar te maken hebben, vallen erbuiten.

Beschrijf het event in één alinea: de datum, het verwachte aantal deelnemers, het format, de talen en het aanmeldsysteem. Voeg toe wat mensen in de app moeten kunnen bereiken. „Deelnemers kunnen vóór aankomst een relevant gesprek boeken” is een eis die je kunt testen.

Scheid de essentiële eisen van de voorkeuren. Moeten kandidaten voor andere kandidaten verborgen blijven, of eist je organisatie een bepaalde verwerkersovereenkomst, dan is dat een voorwaarde waar het product aan voldoet of niet. Een hoge score voor het ontwerp maakt dat niet goed.

Geef leveranciers dezelfde briefing, zodat hun voorstellen hetzelfde event dekken. Open de bewerkbare scorecard voor leveranciers (.txt) om je eisen en demoresultaten vast te leggen.

Begin bij de uitnodiging of de bevestiging van de aanmelding. Volg de link op een telefoon die het product nog nooit heeft gebruikt. Tel de stappen die nodig zijn om bij het event te komen en iets nuttigs te vinden.

Ga na of een deelnemer een account moet maken, een e-mailadres moet bevestigen, een app moet installeren of een profiel moet invullen. Probeer daarna de herstelroute voor iemand die een ander e-mailadres gebruikt dan bij de aanmelding. Deze details bepalen waar je helpdesk op de ochtend van het event mee te maken krijgt.

Vraag welke informatie openbaar is en welke pas zichtbaar wordt na het aansluiten. Een profiel dat uit de aanmeldgegevens is aangemaakt, is iets anders dan een deelnemer die de app opent of ervoor kiest mee te doen aan het netwerken. Vraag de leverancier uit te leggen hoe die situaties in de rapportages terugkomen.

Geef de leverancier een klein voorbeeld met twee parallelle sessies, een zaalwijziging en een vervangende spreker. Laat de wijzigingen doorvoeren terwijl jij de weergave voor de deelnemer bekijkt.

Zoek uit wie het eerste programma invoert, of je het kunt importeren en hoe aanpassingen in de app komen. Controleer de materialen en opnames als je die nodig hebt. Test bij een meertalig event de interface voor de deelnemer, de content van je event en de automatische berichten apart. Een vertaalde verkoopwebsite zegt niets over wat de app ondersteunt.

Probeer grotere tekst, toetsenbordnavigatie en een schermlezer bij de taken die deelnemers echt gaan uitvoeren. Vraag de toegankelijkheidsdocumentatie van de leverancier op en laat je organisatie die aan de eigen eisen toetsen.

Is netwerken een deel van de waarde van je event, vraag dan twee collega's om met aparte deelnemersaccounts te werken. De een zoekt een relevante persoon, stelt een gesprek voor en ziet wat er gebeurt als de ander het accepteert.

Verplaats of annuleer het gesprek daarna. Controleer of de beschikbaarheid wordt bijgewerkt, of beide mensen het juiste bericht krijgen en of de tafel, de locatie of de videolink duidelijk blijft. Probeer een dubbele boeking en een deelnemer die geen vrije tijdsloten meer heeft.

Test bij events met verschillende groepen deelnemers wie wie mag zoeken en wie verzoeken mag sturen. Een deelnemerslijst, een chat en een ingepland gesprek lossen verschillende problemen op. Neem in de offerte op wat je nodig hebt.

Sommige event-apps openen in een browser, andere bieden een geïnstalleerde app voor iOS of Android en weer andere bieden beide. Test hoe het in de praktijk werkt op de apparaten van je deelnemers. Meldingen en offlinetoegang hangen af van wat de leverancier heeft gebouwd en wat gebruikers toestaan.

Maak ook onderscheid tussen de eigen look van je event binnen een gedeelde app en een vermelding in de app stores onder je eigen naam. Dat laatste kan ontwikkelaarsaccounts, indieningen bij de stores en een extra releaseplanning met zich meebrengen. Vraag wie die verantwoordelijkheden draagt en wat er gebeurt vóór het event van volgend jaar.

De gids over browser of native app geeft je een aparte checklist voor deze keuze.

Vraag degene die het event gaat draaien om de beheertools te proberen. Die persoon moet content kunnen wijzigen, een deelnemersgegeven kunnen corrigeren en kunnen zien of uitnodigingen de juiste mensen hebben bereikt.

Gebruik je al aanmeldsoftware, test dan de koppeling met een nieuwe aanmelding, een wijziging en een annulering. Stel vast welk systeem elk veld beheert en hoe je een mislukte overdracht oplost. Vraag wie de koppeling ondersteunt als de twee systemen van verschillende bedrijven komen.

Vraag voor de inkoop de toepasselijke verwerkersovereenkomst, de informatie over hosting en subverwerkers, de bewaartermijnen en de mogelijkheden om gegevens te exporteren of te verwijderen. Gebruikt de matching AI, vraag dan welke gegevens daarvoor worden gebruikt en waar de verwerking plaatsvindt. Beoordeel de actuele documenten van de dienst die je werkelijk koopt.

Schrap eerst elke optie die niet voldoet aan een essentiële eis. Geef voor de overgebleven leveranciers elke belangrijke taak een score van 0 tot 3. 0 betekent mislukt, 1 betekent dat een omweg nodig is, 2 betekent dat het met hulp lukte en 3 betekent dat je team het zonder hulp afrondde. Leg niet-geteste eisen apart vast en reken een onbekende niet als geslaagd.

Geef meer gewicht aan de taken die voor jouw event het belangrijkst zijn. Noteer bij elke score kort het bewijs, zoals het demoresultaat, een document of een contractbepaling. De scorecard is een verslag van jouw beoordeling en geen algemene ranglijst.

Vergelijk de app, de aanmelding, de functies voor gesprekken, de inrichting, de support en de contractduur in samenhang. Vraag om een contactpersoon voor support op de dag van het event en om de uren waarin die bereikbaar is. Vergelijk bij terugkerende events de volledige licentieverplichting met het apart kopen van dezelfde events. Voorbeelden vind je in de gids over de prijs.

Tavata by Eventilla is een event-app voor deelnemers, met het programma, de mensen en de functies voor gesprekken op één plek. Het is het overwegen waard als relevante gesprekken ertoe doen, of als je de app voor deelnemers wilt koppelen aan de aanmeldtools van Eventilla.

Loopt de aanmelding via Eventilla, dan gaan de gegevens en tickets van deelnemers mee naar Tavata. Je kunt Tavata ook naast een ander aanmeldsysteem gebruiken, waarbij deelnemers met een eventcode aansluiten. Vraag ons de route te laten zien die jouw event gaat gebruiken.

Tavata is los te koop of in een pakket met de uitnodigingen en aanmelding van Eventilla. Matchmaking en geboekte 1-op-1-gesprekken zitten in de prijs. Op onze pagina met prijzen staan de opties.