Jak wybrać
aplikację na swoje wydarzenie

Aplikację eventową wybierasz, sprawdzając w praktyce zadania, które mają wykonać uczestnicy i Twój zespół organizacyjny, a potem porównując pełny koszt ich realizacji. Zacznij od formatu wydarzenia i wymagań koniecznych, wybierz kilku odpowiednich dostawców i każdemu daj ten sam brief na demo.

Aplikacja eventowa to miejsce, do którego uczestnicy wchodzą po program, informacje o wydarzeniu oraz, jeśli dostawca to oferuje, po innych uczestników i spotkania. Ten poradnik dotyczy aplikacji, które organizator udostępnia na konkretne wydarzenie. Nie obejmuje aplikacji do szukania koncertów ani kupowania biletów na niezwiązane wydarzenia.

Opisz wydarzenie w jednym akapicie: termin, spodziewana liczba uczestników, format, języki i system rejestracji. Dodaj, co uczestnicy mają móc zrobić w aplikacji. Wymaganie „uczestnik może zarezerwować odpowiednie spotkanie przed przyjazdem” da się sprawdzić.

Oddziel wymagania konieczne od preferencji. Jeśli kandydaci muszą być ukryci przed innymi kandydatami albo Twoja organizacja wymaga konkretnej umowy o ochronie danych, to warunek zero-jedynkowy. Wysoka ocena za wygląd go nie zrekompensuje.

Daj dostawcom ten sam brief, aby ich oferty dotyczyły tego samego wydarzenia. Otwórz edytowalną kartę oceny dostawców (.txt), by zapisać wymagania i wyniki demo.

Zacznij od zaproszenia lub potwierdzenia rejestracji. Otwórz link na telefonie, na którym nikt jeszcze nie używał produktu. Policz kroki potrzebne, by dotrzeć do wydarzenia i znaleźć coś przydatnego.

Sprawdź, czy uczestnik musi założyć konto, potwierdzić adres e-mail, zainstalować aplikację lub uzupełnić profil. Wypróbuj też odzyskiwanie dostępu dla osoby, która używa innego adresu e-mail niż podany przy rejestracji. Od tych szczegółów zależy, z czym Twoja obsługa uczestników będzie mierzyć się rano w dniu wydarzenia.

Zapytaj, które informacje są publiczne, a które widoczne dopiero po dołączeniu. Profil utworzony z danych rejestracji to coś innego niż uczestnik, który otworzył aplikację albo zdecydował się na networking. Poproś dostawcę o wyjaśnienie, jak te stany wyglądają w jego raportach.

Daj dostawcy mały przykład: dwie sesje równoległe, zmianę sali i zastąpienie prelegenta. Poproś, aby wprowadził zmiany, a Ty patrz na widok uczestnika.

Dowiedz się, kto wprowadza pierwszy program, czy można go zaimportować i jak aktualizacje trafiają do aplikacji. Jeśli ich potrzebujesz, sprawdź materiały i nagrania. Przy wydarzeniu wielojęzycznym przetestuj osobno interfejs uczestnika, treści wydarzenia i automatyczne wiadomości. Przetłumaczona strona sprzedażowa nie mówi, co obsługuje sama aplikacja.

Wypróbuj większy tekst, nawigację klawiaturą i czytnik ekranu na zadaniach, które uczestnicy faktycznie będą wykonywać. Poproś dostawcę o dokumentację dostępności i pozwól swojej organizacji ocenić ją względem własnych wymagań.

Jeśli networking jest częścią wartości Twojego wydarzenia, poproś dwoje współpracowników o użycie osobnych kont uczestników. Jedno niech znajdzie odpowiednią osobę, zaproponuje spotkanie i zobaczy, co się dzieje po jego przyjęciu.

Potem niech przeniesie albo odwoła spotkanie. Sprawdź, czy dostępność się aktualizuje, czy każda osoba dostaje właściwą wiadomość i czy stolik, miejsce lub link do wideo nadal są czytelne. Spróbuj zarezerwować kolidujący termin oraz sprawdź uczestnika, który nie ma już wolnych terminów.

Na wydarzeniach z różnymi grupami uczestników sprawdź, kto może kogo wyszukiwać i kto może wysyłać prośby. Lista uczestników, czat i umówione spotkanie rozwiązują różne problemy. Uwzględnij w wycenie to, którego potrzebujesz.

Jedne aplikacje eventowe otwierają się w przeglądarce, inne mają zainstalowaną aplikację na iOS lub Androida, a część oferuje jedno i drugie. Przetestuj prawdziwy przebieg na urządzeniach swoich uczestników. Powiadomienia i dostęp offline zależą od tego, co zbudował dostawca, i od zgód użytkowników.

Rozróżnij też oprawę wydarzenia we wspólnej aplikacji od publikacji w sklepie z aplikacjami pod Twoją nazwą. Ta druga wymaga kont deweloperskich, zgłoszeń do sklepów i dodatkowego harmonogramu wydań. Zapytaj, kto za to odpowiada i co się dzieje przed wydarzeniem w przyszłym roku.

Poradnik o aplikacji w przeglądarce i natywnej zawiera osobną listę testów do tej decyzji.

Poproś osobę, która będzie prowadzić wydarzenie, o wypróbowanie narzędzi do zarządzania. Powinna umieć zmienić treść, poprawić dane uczestnika i zobaczyć, czy zaproszenia dotarły do właściwych osób.

Jeśli masz już oprogramowanie do rejestracji, przetestuj połączenie na nowej rejestracji, aktualizacji i anulowaniu. Ustal, który system jest właścicielem poszczególnych pól i jak rozwiązujesz nieudany transfer. Zapytaj, kto obsługuje połączenie, gdy oba systemy pochodzą od różnych firm.

W zamówieniu publicznym poproś o obowiązującą umowę o ochronie danych, informacje o hostingu i podprocesorach, zasady przechowywania oraz opcje eksportu lub usunięcia danych. Jeśli dobieranie uczestników korzysta z AI, zapytaj, jakich danych używa i gdzie odbywa się to przetwarzanie. Oceń aktualne dokumenty dla konkretnej usługi, którą kupujesz.

Najpierw odrzuć każdą opcję, która nie spełnia wymagania koniecznego. Dla pozostałych dostawców oceń każde ważne zadanie w skali od 0 do 3: 0 oznacza porażkę, 1 oznacza, że potrzebne jest obejście, 2 oznacza, że zadanie udało się z pomocą, a 3 oznacza, że Twój zespół wykonał je bez pomocy. Niesprawdzone wymagania zapisz osobno i nie traktuj niewiadomej jak zaliczenia.

Większą wagę nadaj zadaniom, które są najważniejsze dla Twojego wydarzenia. Przy każdej ocenie zapisz krótką notatkę z dowodem, na przykład wynik demo, dokument lub zapis w umowie. Karta oceny jest zapisem Twojej oceny, a nie uniwersalnym rankingiem.

Porównuj razem aplikację, rejestrację, funkcje spotkań, konfigurację, wsparcie i okres umowy. Poproś o kontakt do wsparcia w dniu wydarzenia i godziny jego dostępności. Przy wydarzeniach cyklicznych porównaj pełne zobowiązanie z licencji z kupowaniem tych samych wydarzeń osobno. Przykłady obliczeń znajdziesz w poradniku o cenach.

Tavata by Eventilla to aplikacja eventowa dla uczestników, z programem, ludźmi i funkcjami spotkań w jednym miejscu. Warto ją rozważyć, gdy ważne są odpowiednie spotkania albo gdy chcesz połączyć aplikację uczestnika z narzędziami rejestracji Eventilli.

Przy rejestracji w Eventilli dane uczestników i bilety przechodzą do Tavaty. Tavatę możesz też używać obok innego systemu rejestracji, a wtedy uczestnicy dołączają za pomocą kodu wydarzenia. Poproś nas o pokazanie ścieżki, z której skorzysta Twoje wydarzenie.

Tavata jest dostępna samodzielnie lub w pakiecie z zaproszeniami i rejestracją w Eventilli. Matchmaking i umówione spotkania 1:1 są wliczone w cenę. Opcje opisujemy na stronie z cennikiem.