Czy Twoje małe wydarzenie
potrzebuje aplikacji?

Małe wydarzenie potrzebuje aplikacji wtedy, gdy program, znajdowanie uczestników albo organizacja spotkań byłyby inaczej trudne do ogarnięcia. Jeśli uczestnicy potrzebują tylko godziny, miejsca i prostego programu, może wystarczyć oprogramowanie do rejestracji, strona dostosowana do telefonu i czytelne wiadomości.

Liczba uczestników to punkt wyjścia, a nie pełna reguła decyzyjna. Warsztat 40 kupców i dostawców może wymagać więcej planowania niż wykład dla 200 osób.

Przy krótkim seminarium z jedną salą i stałym programem umieść najważniejsze informacje w potwierdzeniu i na dostępnej stronie wydarzenia. Zadbaj, by zmiany łatwo było znaleźć, i podaj uczestnikom kontakt na pytania.

Jeśli ludzie już się znają i nie potrzebują umówionych spotkań, lista uczestników albo czat mogą dać niewiele. Zdecyduj, kto by je prowadził i dlaczego uczestnicy mieliby do nich wracać.

Ważne pytanie brzmi: co stanie się łatwiejsze dla uczestników lub organizatorów po dodaniu aplikacji? Zapisz to, zanim poprosisz o oferty.

Weź śniadanie biznesowe dla 60 osób z jednym prelegentem, jedną salą i swobodną rozmową po wystąpieniu. Rejestracja, potwierdzenie i czytelny program mogą wystarczyć uczestnikom. Aplikacja potrzebowałaby konkretnego dodatkowego celu, by uzasadnić pracę.

Teraz warsztat dla 40 osób, na którym kupcy chcą spotkać odpowiednich dostawców w sześciu terminach spotkań. Profile uczestników, trafne wyszukiwanie i harmonogram mogą pomóc ludziom się przygotować i zmniejszyć ręczną koordynację. Mniejsza liczba uczestników nie upraszcza zadania, jakim jest organizacja spotkań.

To przykładowe konstrukcje wydarzeń, a nie wyniki klientów. Na podstawie własnego programu i zadań uczestników oceń, który z nich jest bliższy Twojej sytuacji.

Uwzględnij aplikację, rejestrację, ewentualne funkcje spotkań i czas, który Twój zespół poświęci na przygotowanie i wsparcie. Sprawdź, co obejmuje cena wyjściowa i jaki jest pełny okres umowy.

Tavata kosztuje od 750 € dla maksymalnie 100 zarejestrowanych uczestników u obecnych klientów Eventilli albo od 890 € obok innego systemu rejestracji. Pakiet z Tavatą oraz zaproszeniami i rejestracją w Eventilli kosztuje od 1750 €. Matchmaking i umówione spotkania 1:1 są wliczone w cenę Tavaty. Ceny są netto (bez VAT).

Wartość oceń na podstawie wyceny dla Twojego prawdziwego wydarzenia. W budżecie uwzględnij też pracę zespołu, nie tylko oprogramowanie. Porównanie wyjaśnia poradnik o kosztach.

Wypisz, kto przygotuje program, sprawdzi profile, wyśle instrukcje i odpowie na pytania o dostęp. Poproś dostawcę, aby pokazał Twojemu organizatorowi, jak wykonać te zadania, zanim oszacujesz potrzebny czas.

Zaplanuj jeden jasny powód, dla którego uczestnik ma otworzyć aplikację. Może to być wybór sesji albo umówienie odpowiedniej rozmowy. Opisz to działanie w zaproszeniu i daj ludziom dość czasu, by wykonali je przed wydarzeniem.

Ustal miarę związaną z celem: uczestnicy, którzy znaleźli swoje sesje, przyjęli spotkania albo rozmowy potwierdzone jako odbyte. Sama liczba instalacji nie powie Ci, czy wydarzenie stało się bardziej użyteczne.

Jeśli oceniasz plan bezpłatny, wersję próbną albo tanie narzędzie do wydarzeń, przeczytaj warunki dla rzeczywistej wielkości i terminów swojego wydarzenia. Sprawdź, czy cena się zmienia, gdy zapraszasz uczestników, włączasz spotkania albo zostawiasz dostęp otwarty po wydarzeniu.

Potwierdź, jakie informacje o uczestnikach są widoczne, jakie wsparcie jest dostępne i czy możesz wyeksportować potrzebne rekordy. Narzędzie może być odpowiednie nawet przy ograniczonym zestawie funkcji, jeśli te ograniczenia pasują do Twojego wydarzenia.

Sprawdź też, czy Twoje oprogramowanie do rejestracji albo obsługi członków nie zawiera już możliwości, którą rozważasz kupić.

Jeśli wydarzenie dobrze działa z prostym programem i wiadomościami, zostań przy tym podejściu i popraw słabe punkty. Jeśli trudność polega na znajdowaniu ludzi albo planowaniu rozmów, przetestuj produkt na tych zadaniach, używając małej próby z prawdziwego wydarzenia.

Przy cyklu wydarzeń porównaj pojedyncze wydarzenie z licencją dopiero po potwierdzeniu, jakie wielkości wydarzeń i funkcje ona obejmuje. Niższa kwota miesięczna może nadal oznaczać większe roczne zobowiązanie.

Jeśli zdecydujesz się ocenić aplikację, skorzystaj z poradnika o wyborze aplikacji i poproś dostawców o pokazanie tej części wydarzenia, którą chcesz poprawić.