Ile kosztuje
aplikacja eventowa?

Koszt aplikacji eventowej zależy od limitu uczestników, funkcji, usług i długości umowy. Tavata kosztuje od 750 € za wydarzenie z rejestracją w Eventilli albo od 890 €, gdy obok działa inny system rejestracji. Cena dotyczy maksymalnie 100 zarejestrowanych uczestników i obejmuje matchmaking oraz spotkania 1:1. VAT i rejestracja są doliczane osobno.

Cena wyjściowa jest dobrym punktem odniesienia dla budżetu. Decyzję opieraj jednak na wycenie całego wydarzenia, wraz z oprogramowaniem i czasem pracy zespołu, których wymaga aplikacja.

Podaj spodziewaną liczbę rejestracji, daty wydarzenia, liczbę dni i wymagane funkcje. Dodaj system rejestracji, przy którym zostajesz, liczbę organizatorów potrzebujących dostępu oraz swoje potrzeby w zakresie wsparcia.

Zapytaj o koszt, gdy liczba uczestników przekroczy kolejny próg. Dostawca, który wycenia zarejestrowanych uczestników, może naliczyć opłatę także za osoby, które nigdy nie otworzą aplikacji. Inny stosuje inną miarę. Porównuj definicje, nie tylko kwoty.

Przy wydarzeniu międzynarodowym zapytaj o walutę wyceny, zasady opodatkowania oraz opłaty za płatność lub przewalutowanie. Poproś każdego dostawcę o oddzielenie opłat obowiązkowych od usług dodatkowych.

Licencja na aplikację to tylko jedna pozycja w budżecie wydarzenia. Utwórz osobny wiersz dla każdej z poniższych pozycji, nawet jeśli odpowiedź brzmi „w cenie” albo „zajmuje się tym nasz zespół”.

Dla obecnych klientów Eventilli aplikacja eventowa Tavata kosztuje od 750 €. Jeśli do tego wydarzenia potrzebujesz też zaproszeń i rejestracji, pakiet z Tavatą i Eventillą kosztuje od 1750 € netto (bez VAT).

Pakiet obejmuje matchmaking i umówione spotkania 1:1. Dodatkową konfigurację lub pomoc w dniu wydarzenia opisz w tym samym briefie, aby dostawca potwierdził, co jest w cenie.

Jeśli masz już umowę z Eventillą, która obejmuje to wydarzenie, w porównaniu uwzględnij dodatkowy koszt aplikacji i sprawdź zakres obecnej umowy. Jeśli zostajesz przy innym systemie rejestracji, Tavata kosztuje od 890 € dla maksymalnie 100 uczestników, a dotychczasowe koszty rejestracji nadal wchodzą w sumę.

Dla maksymalnie 300 zarejestrowanych uczestników aplikacja eventowa Tavata kosztuje od 1250 €, gdy rejestracja działa w Eventilli. Rejestrację wycenia się osobno, więc zapytaj o jej cenę dla tego samego wydarzenia i tej samej liczby uczestników.

Matchmaking i umówione spotkania 1:1 są wliczone w cenę Tavaty. Jeśli potrzebujesz pomocy w prowadzeniu programu networkingowego, opisz wsparcie, którego oczekujesz w dniu wydarzenia, i zapytaj, co obejmuje cena. Porównuj zakres tej usługi u różnych dostawców razem z funkcjami aplikacji.

Na stronie z cennikiem Tavaty znajdziesz pozostałe progi liczby uczestników. Jeśli spodziewana liczba rejestracji jest blisko granicy progu, zapytaj o próg, który obowiązuje w Twoim przypadku.

Porównaj całe zobowiązanie z kupowaniem osobno tych samych wielkości wydarzeń i tych samych funkcji. Kwota miesięczna może opisywać umowę na 12 miesięcy, a nie subskrypcję, którą da się wypowiedzieć po wydarzeniu.

Przy najniższej cenie licencji Tavaty 249 € miesięcznie przez 12 miesięcy daje 2988 € netto (bez VAT). Cztery osobne wydarzenia w najniższej cenie wyjściowej 750 € kosztowałyby razem 3000 €. Różnica wynosi 12 €, ale tylko wtedy, gdy licencja obejmuje te same wydarzenia, ten sam limit uczestników i te same funkcje.

To obliczenie oparte na cenach wyjściowych. Nie oznacza, że najmniejsza licencja pasuje do każdego cyklu wydarzeń. Większe wydarzenia wymagają własnej wyceny. Licencje na Tavatę kosztują 249–1500 € miesięcznie przy umowie na 12 miesięcy, a Eventillę wycenia się osobno.

Wypisz zadania, które wykona Twój zespół: przygotowanie treści, poprawianie danych, zapraszanie uczestników i pomoc w dostępie do wydarzenia. Oszacuj liczbę godzin dla każdej opcji według własnych kosztów pracy.

Droższa wycena może się opłacać, jeśli obejmuje pracę, którą inaczej musiałby wykonać Twój zespół. Poproś dostawcę, aby pokazał tę pracę albo opisał zakres usługi. Ogólnego stwierdzenia o oszczędności czasu nie traktuj jak pozycji budżetu.

Po wydarzeniu możesz podzielić faktyczny koszt aplikacji przez liczbę aktywnych użytkowników albo potwierdzonych spotkań, aby ocenić wykorzystanie. Zdefiniuj dokładnie, co jest mianownikiem, i porównaj wynik z celem wydarzenia. Te liczby opisują wykorzystanie i same nie dowodzą zwrotu z inwestycji.

Przygotuj krótki brief z datą wydarzenia, formatem, liczbą rejestracji, systemem rejestracji i zadaniami, które mają wykonywać uczestnicy. Poproś o cenę na piśmie, w której oddzielono aplikację eventową, wymagane opcje, konfigurację i wsparcie w dniu wydarzenia.

Dodaj okres umowy, okres dostępu, definicję liczby uczestników i cenę na wypadek zmiany tej liczby. Jeśli wydarzenie może zostać przeniesione lub odwołane, zapytaj o odpowiednie warunki przed podpisaniem umowy.

Karta oceny dostawców (.txt) zawiera wzór zapytania, który możesz dostosować. Poradnik o wyborze aplikacji wyjaśnia, jak oceniać produkt razem z jego ceną.