Quanto custa
um aplicativo para eventos?

O custo de um aplicativo para eventos depende do número de participantes incluídos, dos recursos, dos serviços e da duração do contrato. O Tavata custa a partir de € 750 por evento com a inscrição na Eventilla, ou € 890 ao lado de outro sistema de inscrição, para até 100 participantes inscritos, com matchmaking e reuniões 1:1 incluídos. Impostos (IVA) e inscrição são cobrados à parte.

Um preço inicial é uma boa referência de orçamento. A sua decisão deve se basear em um orçamento para o evento completo, incluindo qualquer software ou tempo da equipe necessário em torno do aplicativo.

Informe as inscrições esperadas, as datas do evento, o número de dias e os recursos necessários. Acrescente o sistema de inscrição que você vai manter, o número de organizadores que precisam de acesso e as suas necessidades de suporte.

Pergunte quanto custa se o público subir para a faixa seguinte. Um fornecedor que cobra pelos participantes inscritos pode cobrar por pessoas que nunca abrem o aplicativo. Outro pode usar um critério diferente. Compare as definições e também os números.

Em um evento internacional, peça a moeda do orçamento, o tratamento tributário aplicável e as tarifas de pagamento ou de conversão de moeda. Peça a cada fornecedor que separe as cobranças obrigatórias dos serviços opcionais.

A licença do aplicativo é só uma parte do orçamento do evento. Faça uma linha para cada item a seguir, mesmo que a resposta seja "incluído" ou "feito pela nossa equipe".

Para quem já é cliente da Eventilla, o aplicativo Tavata começa em € 750. Se você também precisa de convites e inscrição para esse evento, o pacote com o Tavata e a Eventilla começa em € 1.750, sem impostos.

O pacote inclui matchmaking e reuniões 1:1 agendadas. Descreva no mesmo roteiro qualquer configuração extra ou ajuda no dia do evento, para que o fornecedor confirme o que está coberto.

Se você já tem um contrato com a Eventilla que cobre o evento, use na comparação o custo adicional do aplicativo e confira o alcance do contrato existente. Se mantiver outro sistema de inscrição, o Tavata começa em € 890 para até 100 participantes, e os custos atuais de inscrição continuam no total.

Para até 300 participantes inscritos, o aplicativo Tavata começa em € 1.250 quando a inscrição roda na Eventilla. A inscrição tem preço à parte, então peça o preço dela para o mesmo evento e o mesmo número de participantes.

O matchmaking e as reuniões 1:1 agendadas estão incluídos no preço do Tavata. Se você precisa de ajuda para conduzir o programa de networking, descreva o suporte esperado no dia do evento e pergunte o que está coberto. Compare o alcance desse serviço entre os fornecedores, junto com os recursos do aplicativo.

A página de preços do Tavata lista as outras faixas de participantes. Peça a faixa correspondente se o número esperado de inscrições estiver perto de um limite.

Compare o compromisso total com eventos dos mesmos portes e com os mesmos recursos comprados separadamente. Um valor mensal pode descrever um contrato de 12 meses, e não uma assinatura que você cancela depois do evento.

No menor preço de licença do Tavata, € 249 por mês durante 12 meses somam € 2.988, sem impostos. Quatro eventos avulsos no menor preço inicial, € 750, somariam € 3.000. A diferença é de apenas € 12, e só se essa licença cobrir os mesmos eventos, o mesmo número de participantes e os mesmos recursos.

Este é um cálculo com preços iniciais e não promete que a menor licença sirva para toda série de eventos. Eventos maiores precisam do próprio orçamento. A faixa de licenças do Tavata vai de € 249 a € 1.500 por mês, em um contrato de 12 meses, e a Eventilla tem preço à parte.

Liste as tarefas que a sua equipe fará: preparar o conteúdo, corrigir dados, convidar participantes e ajudar as pessoas a acessar o evento. Estime as horas de cada opção com o custo da sua própria equipe.

Um orçamento mais caro pode valer a pena se incluir trabalho que a sua equipe teria de fazer. Peça ao fornecedor que demonstre esse trabalho ou descreva o alcance do serviço. Não trate uma afirmação genérica de economia de tempo como um fato do orçamento.

Depois do evento, você pode dividir o custo real do aplicativo pelo número de usuários ativos ou de reuniões confirmadas para entender o uso. Defina bem o divisor e compare o resultado com o que você queria alcançar. Esses números descrevem o uso e, sozinhos, não comprovam retorno financeiro.

Use um roteiro curto com a data do evento, o formato, as inscrições, o sistema de inscrição e as tarefas que os participantes devem poder fazer. Peça um preço por escrito que separe o aplicativo para eventos, as opções necessárias, a configuração e o suporte no dia do evento.

Inclua o prazo do contrato, o período de acesso, a definição de contagem de participantes e o preço caso a contagem mude. Se o evento puder ser adiado ou cancelado, peça as condições correspondentes antes de assinar.

A planilha de avaliação de fornecedores (.txt) traz um modelo de pedido de orçamento que você pode adaptar. O guia de escolha explica como avaliar o produto junto com o preço.