O seu evento pequeno
precisa de um aplicativo?

Um evento pequeno precisa de um aplicativo quando a programação, a busca de participantes ou o fluxo de reuniões seriam difíceis de administrar sem ele. Se os participantes só precisam de horário, local e uma programação simples, um software de inscrição, uma página que funcione bem no celular e mensagens claras podem bastar.

O número de pessoas é um ponto de partida e não uma regra de decisão completa. Uma rodada de negócios com 40 pessoas pode dar mais trabalho de agendamento do que uma palestra para 200.

Em um seminário curto, com uma sala e uma programação fixa, coloque as informações essenciais na confirmação e em uma página do evento acessível. Deixe as mudanças fáceis de encontrar e dê aos participantes um contato para dúvidas.

Se as pessoas já se conhecem e não há necessidade de reuniões marcadas, uma lista de participantes ou um chat pode acrescentar pouco. Decida quem faria a manutenção e por que os participantes voltariam a usá-lo.

A pergunta que importa é o que fica mais fácil para os participantes ou para os organizadores depois que você acrescenta o aplicativo. Escreva a resposta antes de pedir propostas.

Pense em um café da manhã com 60 pessoas, com uma palestrante, uma sala e conversa informal depois. A inscrição, uma confirmação e uma programação clara podem atender às necessidades do participante. Um aplicativo precisaria de uma finalidade adicional específica para justificar o trabalho.

Agora pense em uma oficina com 40 pessoas em que compradores querem encontrar fornecedores adequados em seis horários de reunião. Perfis dos participantes, uma busca relevante e uma agenda ajudam as pessoas a se preparar e reduzem a coordenação manual. O número menor de pessoas não torna a tarefa de organizar reuniões mais simples.

São desenhos de eventos ilustrativos e não resultados de clientes. Use a sua programação e as tarefas reais dos participantes para decidir qual deles se aproxima mais da sua situação.

Inclua o aplicativo, a inscrição, os recursos de reunião e o tempo que a sua equipe vai gastar para preparar e dar suporte. Confira o que está incluído no preço inicial e o período completo do contrato.

O Tavata começa em € 750 para até 100 participantes inscritos, para quem já é cliente da Eventilla, ou em € 890 ao lado de outro sistema de inscrição. Um pacote com o Tavata e os convites e a inscrição da Eventilla começa em € 1.750. O matchmaking e as reuniões 1:1 agendadas estão incluídos no preço do Tavata. Os preços são sem impostos (IVA não incluído).

Use o orçamento do seu evento real para avaliar o valor. Reserve verba para o trabalho da sua equipe e não só para o software. O guia de custos explica a comparação.

Liste quem vai preparar a programação, conferir os perfis, enviar instruções e responder às dúvidas de acesso. Peça ao fornecedor que mostre ao seu organizador como fazer as tarefas antes de estimar o tempo necessário.

Planeje um motivo claro para o participante abrir o aplicativo. Pode ser escolher uma sessão ou combinar uma conversa relevante. Explique essa ação no convite e dê às pessoas tempo suficiente para fazê-la antes do evento.

Defina uma medida ligada à finalidade: participantes que encontraram as suas sessões, reuniões aceitas ou conversas confirmadas como realizadas. O número de instalações, sozinho, não diz se o evento ficou mais útil.

Se você está avaliando um plano gratuito, um período de teste ou uma ferramenta barata para eventos, leia os termos para o porte e as datas do seu evento real. Verifique se o preço muda quando você convida participantes, ativa as reuniões ou mantém o acesso aberto depois do evento.

Confirme quem vê as informações dos participantes, qual suporte está disponível e se você pode exportar os registros de que precisa. Uma ferramenta pode ser adequada mesmo com poucos recursos, desde que esses limites caibam no seu evento.

Verifique também se o seu software de inscrição ou de gestão de associados já inclui a função que você pensa em comprar.

Se o evento funciona bem com uma programação simples e mensagens, mantenha essa abordagem e melhore os pontos fracos. Se a dificuldade é encontrar pessoas ou agendar conversas, teste um produto com essas tarefas em uma pequena amostra do seu evento real.

Em uma série recorrente, compare um evento avulso com uma licença só depois de confirmar os portes e os recursos que ela cobre. Um valor mensal menor ainda pode significar um compromisso anual maior.

Se você decidir avaliar um aplicativo, use o guia de escolha e peça aos fornecedores que demonstrem a parte do evento que você quer melhorar.