Como escolher
um aplicativo para o seu evento

Escolha um aplicativo para eventos testando as tarefas que os participantes e a equipe organizadora precisam concluir e comparando depois o custo total de realizá-las. Comece pelo formato do evento e pelos requisitos essenciais, selecione os fornecedores adequados e entregue a cada um o mesmo roteiro de demonstração.

Um aplicativo para eventos é onde os participantes encontram a programação, as informações do evento e, quando o produto oferece, os outros participantes e as reuniões. Este guia trata de aplicativos oferecidos pelo organizador para um evento específico, e não de aplicativos para descobrir shows ou comprar ingressos de eventos sem relação com o seu.

Descreva o evento em um parágrafo: a data, o número esperado de participantes, o formato, os idiomas e o sistema de inscrição. Acrescente o que as pessoas devem conseguir fazer no aplicativo. "Os participantes podem agendar uma reunião relevante antes de chegar" é um requisito que você consegue testar.

Separe os requisitos essenciais das preferências. Se os candidatos precisam ficar ocultos de outros candidatos, ou se a sua organização exige um contrato de tratamento de dados específico, isso é uma condição eliminatória. Uma nota alta em design não compensa a falha nela.

Entregue o mesmo roteiro a todos os fornecedores, para que as propostas cubram o mesmo evento. Abra a planilha editável de avaliação de fornecedores (.txt) para registrar os seus requisitos e os resultados das demonstrações.

Comece pelo convite ou pela confirmação de inscrição. Abra o link em um celular que nunca usou o produto. Conte quantas etapas são necessárias para chegar ao evento e encontrar algo útil.

Verifique se o participante precisa criar uma conta, confirmar um endereço de e-mail, instalar um aplicativo ou preencher um perfil. Depois teste o caminho de recuperação para quem usa um e-mail diferente do que usou na inscrição. Esses detalhes determinam o que a sua central de ajuda vai enfrentar na manhã do evento.

Pergunte quais informações são públicas e quais só aparecem depois que a pessoa entra. Um perfil criado a partir dos dados da inscrição é diferente de um participante que abre o aplicativo ou escolhe participar do networking. Peça ao fornecedor que explique como esses estados aparecem nos relatórios.

Dê ao fornecedor um pequeno exemplo com duas sessões paralelas, uma troca de sala e a substituição de um palestrante. Peça que faça as alterações enquanto você observa a tela do participante.

Descubra quem cadastra a programação inicial, se você pode importá-la e como as atualizações chegam ao aplicativo. Verifique os materiais e as gravações, se você precisar deles. Em um evento multilíngue, teste separadamente a interface do participante, o conteúdo do seu evento e as mensagens automáticas, porque um site comercial traduzido não prova o que o aplicativo oferece.

Experimente texto ampliado, navegação pelo teclado e um leitor de tela nas tarefas que os participantes de fato farão. Peça ao fornecedor a documentação de acessibilidade e deixe que a sua organização a avalie conforme os próprios requisitos.

Se o networking faz parte do valor do seu evento, peça a dois colegas que usem contas de participante separadas. Um deve encontrar uma pessoa relevante, propor uma reunião e ver o que acontece quando ela é aceita.

Depois mude ou cancele a reunião. Verifique se a disponibilidade é atualizada, se cada pessoa recebe a mensagem correta e se a mesa, o local ou o link de vídeo continuam claros. Tente uma reserva conflitante e um participante que não tem mais horários livres.

Em eventos com grupos diferentes de participantes, teste quem pode buscar quem e quem pode enviar pedidos. Uma lista de participantes, um chat e uma reunião agendada resolvem problemas diferentes. Inclua no orçamento o que você precisa.

Alguns aplicativos para eventos abrem no navegador, outros oferecem um aplicativo instalado para iOS ou Android, e outros fornecem os dois. Teste a experiência real nos aparelhos dos seus participantes. As notificações e o acesso offline dependem do que o fornecedor construiu e do que os usuários permitem.

Diferencie também a identidade visual do seu evento dentro de um aplicativo compartilhado de uma página nas lojas de aplicativos com o seu próprio nome. A segunda opção pode envolver contas de desenvolvedor, envios às lojas e um cronograma de lançamento adicional. Pergunte quem assume essas responsabilidades e o que acontece antes do evento do ano seguinte.

O guia sobre navegador e aplicativo nativo traz uma lista de testes à parte para essa decisão.

Peça a quem vai conduzir o evento que experimente as ferramentas de gestão. Essa pessoa deve conseguir alterar o conteúdo, corrigir o cadastro de um participante e ver se os convites chegaram às pessoas certas.

Se você já tem um software de inscrição, teste a conexão com uma nova inscrição, uma alteração e um cancelamento. Descubra qual sistema é dono de cada campo e como se resolve uma transferência que falhou. Pergunte quem dá suporte à conexão quando os dois sistemas vêm de empresas diferentes.

Em uma compra pública, peça o contrato de tratamento de dados aplicável, as informações sobre hospedagem e suboperadores, os prazos de retenção e as opções de exportação ou exclusão. Se o matchmaking usa IA, pergunte quais dados ela usa e onde esse processamento acontece. Avalie os documentos atuais do serviço específico que você vai comprar.

Primeiro elimine qualquer opção que falhe em um requisito essencial. Para os fornecedores restantes, dê a cada tarefa importante uma nota de 0 a 3: 0 significa que falhou, 1 que exige uma solução alternativa, 2 que funcionou com ajuda e 3 que a sua equipe a concluiu sem ajuda. Registre à parte os requisitos não testados, em vez de tratar o desconhecido como aprovado.

Dê mais peso às tarefas que mais importam para o seu evento. Mantenha uma breve nota de evidência junto a cada nota, como o resultado da demonstração, um documento ou uma cláusula do contrato. A planilha é um registro da sua avaliação, e não uma classificação universal.

Compare juntos o aplicativo, a inscrição, os recursos de reunião, a configuração, o suporte e o prazo do contrato. Peça um contato de suporte para o dia do evento e o horário de atendimento. Em eventos recorrentes, compare o compromisso total de uma licença com a compra dos mesmos eventos avulsos. O guia de preços traz exemplos calculados.

O Tavata by Eventilla é um aplicativo para eventos voltado aos participantes, com a programação, as pessoas e os recursos de reunião em um só lugar. Vale considerá-lo quando as reuniões relevantes importam ou quando você quer o aplicativo do participante conectado às ferramentas de inscrição da Eventilla.

Com a inscrição na Eventilla, os dados e os ingressos dos participantes passam para o Tavata. Você também pode usar o Tavata ao lado de outro sistema de inscrição, e então os participantes entram com um código do evento. Peça que demonstremos o caminho que o seu evento vai usar.

O Tavata está disponível sozinho ou em um pacote com os convites e a inscrição da Eventilla. O matchmaking e as reuniões 1:1 agendadas estão incluídos no preço. A nossa página de preços detalha as opções.