Cómo elegir
una app para tu evento

Para elegir una app para eventos, prueba las tareas que deben poder hacer tus asistentes y tu equipo organizador y compara después el coste completo de ofrecerlas. Empieza por el formato de tu evento y por los requisitos imprescindibles, preselecciona a los proveedores que encajen y entrégales a todos la misma demo.

Una app para eventos es el lugar al que van los asistentes para consultar el programa, la información del evento y, si el producto lo ofrece, a los demás participantes y las reuniones. Esta guía trata de las apps que un organizador facilita para un evento concreto. No trata de las apps para descubrir conciertos ni para comprar entradas de eventos ajenos.

Describe el evento en un párrafo: fecha, número previsto de asistentes, formato, idiomas y sistema de inscripción. Añade lo que la gente debería poder conseguir en la app. «Los asistentes pueden reservar una reunión útil antes de llegar» es un requisito que se puede probar.

Separa los requisitos imprescindibles de las preferencias. Si los candidatos deben quedar ocultos a los demás candidatos, o si tu organización exige un contrato de tratamiento de datos concreto, se trata de una condición que se cumple o no se cumple. Una nota alta en diseño no compensa que falle.

Entrega el mismo briefing a todos los proveedores para que sus propuestas cubran el mismo evento. Abre la hoja de evaluación de proveedores editable (.txt) para anotar tus requisitos y los resultados de las demos.

Empieza por la invitación o la confirmación de inscripción. Abre su enlace en un móvil que nunca haya usado el producto. Cuenta los pasos necesarios para llegar al evento y encontrar algo útil.

Comprueba si el asistente tiene que crear una cuenta, verificar una dirección de correo electrónico, instalar una app o completar un perfil. Prueba después la vía de recuperación para quien usa una dirección distinta de la que dio al inscribirse. Estos detalles deciden con qué problemas tendrá que lidiar tu servicio de atención la mañana del evento.

Pregunta qué información es pública y cuál solo se ve después de unirse. Un perfil creado a partir de los datos de inscripción no es lo mismo que un asistente que abre la app o decide participar en el networking. Pide al proveedor que explique cómo aparecen esos estados en sus informes.

Da al proveedor una muestra pequeña con dos sesiones en paralelo, un cambio de sala y la sustitución de un ponente. Pídele que haga los cambios mientras tú miras la vista del asistente.

Averigua quién introduce el programa inicial, si se puede importar y cómo llegan las actualizaciones a la app. Comprueba los materiales y las grabaciones si los necesitas. En un evento multilingüe, prueba por separado la interfaz del asistente, el contenido de tu evento y los mensajes automáticos. Que la web comercial esté traducida no dice qué idiomas admite la app.

Prueba el texto ampliado, la navegación con teclado y un lector de pantalla con las tareas que los asistentes harán de verdad. Pide al proveedor su documentación de accesibilidad y deja que tu organización la evalúe según sus requisitos.

Si el networking forma parte del valor de tu evento, pide a dos compañeros que usen cuentas de asistente distintas. Uno debe encontrar a una persona relevante, proponerle una reunión y ver qué ocurre cuando se acepta.

Después, mueve o cancela la reunión. Comprueba que la disponibilidad se actualiza, que cada persona recibe el mensaje correcto y que la mesa, el lugar o el enlace de vídeo siguen siendo claros. Prueba una reserva en conflicto y a un participante que ya no tiene huecos libres.

En eventos con grupos de participantes distintos, prueba quién puede buscar a quién y quién puede enviar solicitudes. Un directorio, un chat y una reunión programada resuelven problemas distintos. Incluye en el presupuesto el que necesites.

Algunas apps para eventos se abren en el navegador, otras ofrecen una app para iOS o Android que se instala y otras ofrecen las dos cosas. Prueba la experiencia real en los dispositivos de tus asistentes. Las notificaciones y el uso sin conexión dependen de lo que haya desarrollado el proveedor y de lo que permita cada usuario.

Distingue también la marca de tu evento dentro de una app compartida de una ficha en las tiendas de aplicaciones con tu propio nombre. Esta última puede implicar cuentas de desarrollador, envíos a las tiendas y un calendario de publicación adicional. Pregunta quién asume esas responsabilidades y qué pasa antes del evento del año que viene.

La guía sobre navegador y app nativa incluye una lista de pruebas aparte para esta decisión.

Pide a quien vaya a gestionar el evento que pruebe las herramientas de gestión. Debería poder cambiar contenidos, corregir el registro de un asistente y ver si las invitaciones han llegado a las personas correctas.

Si ya tienes un software de inscripción, prueba la conexión con una inscripción nueva, una modificación y una cancelación. Averigua qué sistema es el propietario de cada campo y cómo se resuelve una transferencia fallida. Pregunta quién da soporte a la conexión cuando los dos sistemas son de empresas distintas.

Para la compra, solicita el contrato de tratamiento de datos que corresponda, la información sobre alojamiento y subencargados, los plazos de conservación y las opciones de exportación o borrado. Si el emparejamiento usa IA, pregunta qué datos utiliza y dónde se hace ese tratamiento. Evalúa los documentos vigentes del servicio concreto que vas a comprar.

Descarta primero toda opción que no cumpla un requisito imprescindible. Con los proveedores que queden, puntúa cada tarea importante de 0 a 3: 0 significa que falló, 1 que necesita una solución alternativa, 2 que funcionó con ayuda y 3 que tu equipo la completó sin ayuda. Anota aparte los requisitos sin probar en lugar de tratar lo desconocido como aprobado.

Da más peso a las tareas que más importan en tu evento. Escribe junto a cada puntuación una nota breve con la prueba, como el resultado de la demo, un documento o una cláusula del contrato. La hoja de evaluación es un registro de tu análisis, no una clasificación universal.

Compara juntos la app, la inscripción, las funciones de reuniones, la configuración, el soporte y la duración del contrato. Pide un contacto de soporte para el día del evento y su horario. Para eventos recurrentes, compara el compromiso completo de la licencia con comprar los mismos eventos por separado. La guía de precios incluye ejemplos con cifras.

Tavata by Eventilla es una app para eventos dirigida a los asistentes, con el programa, las personas y las reuniones en un solo lugar. Merece la pena considerarla cuando las reuniones relevantes son importantes, o cuando quieres que la app del asistente esté conectada con las herramientas de inscripción de Eventilla.

Con la inscripción en Eventilla, los datos del asistente y las entradas pasan a Tavata. También puedes usar Tavata junto a otro sistema de inscripción, en cuyo caso los asistentes se unen con un código de evento. Pídenos que te mostremos la vía que usará tu evento.

Tavata se ofrece sola o en un paquete con las invitaciones y la inscripción de Eventilla. El matchmaking y las reuniones 1 a 1 reservadas están incluidos en el precio. Nuestra página de precios detalla las opciones.