Näin valitset
sovelluksen tapahtumaasi

Valitse tapahtumasovellus testaamalla tehtäviä, jotka osallistujien ja järjestäjätiimin pitää pystyä tekemään, ja vertaa sitten niiden toteuttamisen kokonaiskustannuksia. Aloita tapahtumasi muodosta ja pakollisista vaatimuksista, valitse sopivat toimittajat ja anna jokaiselle sama demon ohje.

Tapahtumasovellus on paikka, josta osallistuja löytää ohjelman ja tapahtuman tiedot sekä, jos toimittaja tarjoaa sellaisen, muut osallistujat ja tapaamiset. Tämä opas koskee sovelluksia, jotka järjestäjä antaa tietyn tapahtuman käyttöön. Konserttien löytämiseen tai muiden tapahtumien lippujen ostamiseen tarkoitetut sovellukset eivät kuulu aiheeseen.

Kuvaa tapahtuma yhdessä kappaleessa: ajankohta, arvioitu osallistujamäärä, muoto, kielet ja ilmoittautumisjärjestelmä. Lisää, mitä ihmisten pitäisi saada sovelluksessa aikaan. Vaatimus "osallistuja voi varata sopivan tapaamisen ennen saapumista" on sellainen, jonka voi testata.

Erota pakolliset vaatimukset toiveista. Jos hakijoiden pitää pysyä piilossa muilta hakijoilta tai organisaatiosi vaatii tietyn henkilötietojen käsittelysopimuksen, ehto joko täyttyy tai ei täyty. Hyvä pistemäärä ulkoasusta ei korvaa sitä, että ehto jää täyttymättä.

Anna toimittajille sama ohje, jotta tarjoukset koskevat samaa tapahtumaa. Avaa muokattava toimittajien pisteytyslomake (.txt), johon kirjaat vaatimukset ja demojen tulokset.

Aloita kutsusta tai ilmoittautumisvahvistuksesta. Avaa sen linkki puhelimella, jossa tuotetta ei ole koskaan käytetty. Laske, montako vaihetta tarvitaan, ennen kuin pääset tapahtumaan ja löydät jotain hyödyllistä.

Tarkista, pitääkö osallistujan luoda tili, vahvistaa sähköpostiosoite, asentaa sovellus tai täyttää profiili. Kokeile sitten palautumista tilanteessa, jossa osallistuja käyttää eri sähköpostiosoitetta kuin ilmoittautuessaan. Näistä pienistä asioista riippuu, mitä tukipalvelusi käsittelee tapahtumapäivän aamuna.

Kysy, mitkä tiedot ovat julkisia ja mitkä näkyvät vasta liittymisen jälkeen. Ilmoittautumistiedoista luotu profiili on eri asia kuin osallistuja, joka avaa sovelluksen tai valitsee mukaan verkostoitumiseen. Pyydä toimittajaa kertomaan, miten nämä tilat näkyvät sen raporteissa.

Anna toimittajalle pieni esimerkki, jossa on kaksi rinnakkaista ohjelmanumeroa, salin vaihto ja puhujan korvaaminen. Pyydä tekemään muutokset samalla, kun seuraat osallistujan näkymää.

Selvitä, kuka syöttää alkuperäisen ohjelman, voiko sen tuoda valmiina ja miten päivitykset tulevat sovellukseen. Tarkista materiaalit ja tallenteet, jos tarvitset niitä. Jos tapahtuma on monikielinen, testaa osallistujan käyttöliittymä, tapahtumasi sisältö ja automaattiset viestit erikseen. Käännetty myyntisivusto ei kerro, mitä kieliä sovellus tukee.

Kokeile suurennettua tekstiä, näppäimistökäyttöä ja ruudunlukuohjelmaa tehtävissä, joita osallistujat oikeasti tekevät. Pyydä toimittajan saavutettavuusdokumentit ja anna organisaatiosi arvioida ne omien vaatimustensa pohjalta.

Jos verkostoituminen kuuluu tapahtumasi arvoon, pyydä kahta kollegaa käyttämään erillisiä osallistujatilejä. Toisen pitää löytää sopiva henkilö, ehdottaa tapaamista ja nähdä, mitä tapahtuu, kun toinen hyväksyy sen.

Siirrä tai peruuta sitten tapaaminen. Tarkista, että vapaat ajat päivittyvät, kumpikin saa oikean viestin ja pöytä, paikka tai videolinkki pysyy selvänä. Kokeile päällekkäistä varausta ja osallistujaa, jolla ei ole enää vapaita aikoja.

Jos tapahtumassa on eri osallistujaryhmiä, testaa, kuka voi hakea ketä ja kuka voi lähettää pyyntöjä. Osallistujahakemisto, chat ja sovittu tapaaminen ratkaisevat eri ongelmia. Pyydä tarjoukseen se, jota tarvitset.

Osa tapahtumasovelluksista avautuu selaimessa, osassa on asennettava iOS- tai Android-sovellus, ja osa tarjoaa molemmat. Testaa todellinen kokemus osallistujiesi laitteilla. Ilmoitukset ja offline-käyttö riippuvat siitä, mitä toimittaja on rakentanut ja mitä käyttäjä sallii.

Erota myös tapahtumasi ulkoasu jaetun sovelluksen sisällä ja oman nimesi alla julkaistu sovellus sovelluskaupassa. Jälkimmäiseen voi liittyä kehittäjätilejä, sovelluskauppojen hyväksyntäkierroksia ja oma julkaisuaikataulu. Kysy, kuka vastaa näistä ja mitä tehdään ennen ensi vuoden tapahtumaa.

Päätöstä varten on erillinen opas selaimesta ja sovelluskaupan sovelluksesta, jossa on oma testilistansa.

Pyydä tapahtuman järjestäjää kokeilemaan hallintatyökaluja. Hänen pitää pystyä muuttamaan sisältöä, korjaamaan osallistujan tiedot ja näkemään, ovatko kutsut menneet oikeille ihmisille.

Jos sinulla on jo ilmoittautumisohjelmisto, testaa yhteys uudella ilmoittautumisella, muutoksella ja peruutuksella. Selvitä, kumpi järjestelmä omistaa minkäkin kentän ja miten epäonnistunut siirto ratkaistaan. Kysy, kuka tukee yhteyttä, kun järjestelmät ovat eri yhtiöiden.

Hankintaa varten pyydä soveltuva käsittelysopimus, tiedot palvelimien sijainnista ja alikäsittelijöistä, säilytysajat sekä vienti- ja poistomahdollisuudet. Jos kontaktisuositukset käyttävät tekoälyä, kysy, mitä tietoja se käyttää ja missä käsittely tapahtuu. Arvioi nykyiset asiakirjat juuri sen palvelun osalta, jonka ostat.

Poista ensin vaihtoehdot, jotka eivät täytä jotakin pakollista vaatimusta. Pisteytä jäljelle jääneiden toimittajien tärkeät tehtävät asteikolla 0–3: 0 tarkoittaa, että tehtävä epäonnistui, 1 että se vaati kiertotien, 2 että se onnistui avustettuna ja 3 että tiimisi teki sen ilman apua. Kirjaa testaamattomat vaatimukset erikseen. Älä pidä tuntematonta läpäistynä.

Anna enemmän painoa tehtäville, jotka ovat tapahtumallesi tärkeimpiä. Kirjoita jokaisen pisteen viereen lyhyt perustelu, esimerkiksi demon tulos, asiakirja tai sopimuskohta. Pisteytyslomake on arviointisi muistiinpano eikä yleispätevä paremmuusjärjestys.

Vertaa yhdessä sovellusta, ilmoittautumista, tapaamistoimintoja, käyttöönottoa, tukea ja sopimuskautta. Pyydä tapahtumapäivän tukihenkilön yhteystiedot ja palveluaika. Toistuvissa tapahtumissa vertaa koko lisenssisitoumusta samojen tapahtumien erikseen ostamiseen. Laskuesimerkkejä on hinta-oppaassa.

Tavata by Eventilla on osallistujan tapahtumasovellus, jossa ohjelma, ihmiset ja tapaamistoiminnot ovat samassa paikassa. Se kannattaa ottaa mukaan vertailuun, kun sopivat tapaamiset ovat tärkeitä tai kun haluat liittää osallistujan sovelluksen Eventillan ilmoittautumistyökaluihin.

Kun ilmoittautuminen tehdään Eventillassa, osallistujan tiedot ja lippu siirtyvät Tavataan. Tavataa voi käyttää myös toisen ilmoittautumisjärjestelmän rinnalla, jolloin osallistujat liittyvät tapahtumakoodilla. Pyydä meiltä demo reitistä, jota tapahtumasi käyttää.

Tavata on saatavilla erikseen tai pakettina, jossa ovat mukana Eventillan kutsut ja ilmoittautuminen. Matchmaking ja varatut 1:1-tapaamiset sisältyvät hintaan. Vaihtoehdot on esitelty hintasivullamme.