Comment choisir
une application pour votre événement

Pour choisir une application événementielle, testez les tâches que vos participants et votre équipe d'organisation doivent pouvoir accomplir, puis comparez le coût complet pour les réaliser. Partez du format de l'événement et de vos exigences indispensables, présélectionnez les éditeurs qui conviennent et remettez à chacun le même cahier de démo.

Une application événementielle est l'endroit où les participants consultent le programme et les informations de l'événement et, quand le produit le propose, trouvent d'autres personnes et réservent des rendez-vous. Ce guide traite des applications qu'un organisateur met à disposition pour un événement précis, et non des applications qui servent à découvrir des concerts ou à acheter des billets pour des événements sans lien entre eux.

Décrivez l'événement en un paragraphe : sa date, le nombre de participants attendus, le format, les langues et le système d'inscription. Ajoutez ce que les gens doivent pouvoir faire dans l'application. « Les participants peuvent réserver un rendez-vous pertinent avant d'arriver » est une exigence que l'on peut tester.

Séparez les exigences indispensables des préférences. Si les candidats doivent rester invisibles pour les autres candidats, ou si votre organisation impose un contrat de traitement des données précis, c'est une condition éliminatoire. Une excellente note pour le design ne compense pas un échec sur ce point.

Remettez le même cahier à tous les éditeurs, pour que leurs propositions portent sur le même événement. Ouvrez la grille d'évaluation des éditeurs, modifiable (.txt) pour noter vos exigences et les résultats des démos.

Partez de l'invitation ou de la confirmation d'inscription. Suivez son lien sur un téléphone qui n'a jamais servi à utiliser le produit. Comptez les étapes qu'il faut pour arriver à l'événement et trouver une information utile.

Vérifiez si le participant doit créer un compte, confirmer une adresse e-mail, installer une application ou remplir un profil. Essayez ensuite le parcours de récupération pour quelqu'un qui utilise une autre adresse e-mail que celle de son inscription. Ces détails déterminent ce que votre assistance devra traiter le matin de l'événement.

Demandez quelles informations sont publiques et lesquelles ne deviennent visibles qu'après l'entrée dans l'événement. Un profil créé à partir des données d'inscription n'est pas la même chose qu'un participant qui ouvre l'application ou choisit de participer au networking. Demandez à l'éditeur comment ces états apparaissent dans ses rapports.

Donnez à l'éditeur un petit échantillon : deux sessions parallèles, un changement de salle et le remplacement d'un intervenant. Demandez-lui d'effectuer ces modifications pendant que vous regardez la vue du participant.

Cherchez à savoir qui saisit le programme initial, si vous pouvez l'importer et comment les mises à jour arrivent dans l'application. Vérifiez les documents et les enregistrements si vous en avez besoin. Pour un événement multilingue, testez séparément l'interface du participant, le contenu de votre événement et les messages automatiques : un site commercial traduit ne dit pas ce que l'application prend en charge.

Essayez le texte agrandi, la navigation au clavier et un lecteur d'écran avec les tâches que les participants effectueront réellement. Demandez la documentation d'accessibilité de l'éditeur et faites-la évaluer par votre organisation selon ses propres exigences.

Si le networking fait partie de la valeur de votre événement, demandez à deux collègues d'utiliser des comptes de participant distincts. L'un trouve une personne pertinente, propose un rendez-vous et constate ce qui se passe quand il est accepté.

Déplacez ou annulez ensuite le rendez-vous. Vérifiez que les disponibilités sont mises à jour, que chacun reçoit le bon message et que la table, le lieu ou le lien vidéo restent clairs. Essayez une réservation en conflit et un participant qui n'a plus aucun créneau libre.

Si l'événement réunit des groupes de participants différents, testez qui peut rechercher qui et qui peut envoyer des demandes. Un annuaire, une messagerie et un rendez-vous planifié répondent à des besoins différents. Mentionnez dans le devis celui qu'il vous faut.

Certaines applications événementielles s'ouvrent dans un navigateur, d'autres sont des applications iOS ou Android à installer, et d'autres proposent les deux. Testez l'expérience réelle sur les appareils de vos participants. Les notifications et l'usage hors connexion dépendent de ce que l'éditeur a développé et de ce que les utilisateurs autorisent.

Distinguez aussi l'habillage de votre événement dans une application partagée d'une fiche dans les boutiques d'applications à votre propre nom. La seconde peut impliquer des comptes de développeur, des soumissions aux boutiques et un calendrier de publication supplémentaire. Demandez qui en assume la responsabilité et ce qui se passe avant l'événement de l'an prochain.

Le guide navigateur ou application native propose une liste de tests distincte pour cette décision.

Demandez à la personne qui conduira l'événement d'essayer les outils de gestion. Elle doit pouvoir modifier du contenu, corriger la fiche d'un participant et voir si les invitations sont bien arrivées aux bonnes personnes.

Si vous avez déjà un logiciel d'inscription, testez la connexion avec une nouvelle inscription, une modification et une annulation. Établissez quel système détient chaque champ et comment vous réglez un transfert qui échoue. Demandez qui assure l'assistance sur la connexion quand les deux systèmes viennent de deux entreprises différentes.

Pour un achat public, demandez le contrat de traitement des données applicable, les informations sur l'hébergement et les sous-traitants, les durées de conservation et les possibilités d'export ou de suppression. Si le matching utilise l'IA, demandez quelles données elle emploie et où ce traitement a lieu. Évaluez les documents en vigueur pour le service précis que vous achetez.

Écartez d'abord toute offre qui échoue sur une exigence indispensable. Pour les éditeurs restants, notez chaque tâche importante de 0 à 3 : 0 signifie un échec, 1 un contournement nécessaire, 2 une réussite avec de l'aide et 3 une réussite de votre équipe sans aide. Consignez à part les exigences non testées au lieu de considérer qu'une inconnue est une réussite.

Donnez plus de poids aux tâches qui comptent le plus pour votre événement. Gardez à côté de chaque note une courte preuve, comme le résultat de la démo, un document ou une clause du contrat. La grille est le dossier de votre évaluation et non un classement valable pour tous.

Comparez ensemble l'application, l'inscription, les fonctions de rendez-vous, la mise en place, l'assistance et la durée du contrat. Demandez un contact d'assistance le jour de l'événement et ses heures de présence. Pour des événements récurrents, comparez l'engagement complet d'une licence avec l'achat séparé des mêmes événements. Le guide des prix donne des exemples chiffrés.

Tavata by Eventilla est une application événementielle pour les participants, avec le programme, les personnes et les fonctions de rendez-vous au même endroit. Elle mérite votre attention quand les rendez-vous pertinents comptent, ou quand vous voulez relier l'application des participants aux outils d'inscription d'Eventilla.

Avec l'inscription dans Eventilla, les données et les billets des participants passent dans Tavata. Vous pouvez aussi utiliser Tavata à côté d'un autre système d'inscription : les participants rejoignent alors l'événement avec un code d'événement. Demandez-nous de vous montrer le parcours que suivra votre événement.

Tavata existe seul ou en offre groupée avec les invitations et l'inscription Eventilla. Le matchmaking et les rendez-vous 1:1 réservés sont inclus dans le prix. Notre page des tarifs détaille les options.