So wählen Sie
eine Event-App für Ihre Veranstaltung aus

Testen Sie, welche Aufgaben Ihre Teilnehmenden und Ihr Organisationsteam in der App erledigen müssen, und vergleichen Sie dann die vollen Kosten dafür. Beginnen Sie mit dem Format Ihrer Veranstaltung und den unverzichtbaren Anforderungen, wählen Sie passende Anbieter für die engere Auswahl und geben Sie jedem dasselbe Demo-Briefing.

Eine Event-App ist die App, in der Teilnehmende das Programm und die Informationen zur Veranstaltung finden und, wo angeboten, auch die anderen Teilnehmenden und Meetings. Dieser Ratgeber behandelt Apps, die ein Veranstalter für eine bestimmte Veranstaltung bereitstellt. Apps, mit denen Verbraucher Konzerte entdecken oder Tickets für fremde Events kaufen, gehören nicht dazu.

Beschreiben Sie die Veranstaltung in einem Absatz: Termin, erwartete Teilnehmerzahl, Format, Sprachen und Anmeldesystem. Ergänzen Sie, was Menschen in der App erreichen sollen. „Teilnehmende können vor der Anreise ein passendes Meeting buchen“ ist eine Anforderung, die sich testen lässt.

Trennen Sie unverzichtbare Anforderungen von Wünschen. Wenn Bewerbende vor anderen Bewerbenden verborgen bleiben müssen oder Ihre Organisation eine bestimmte Datenschutzvereinbarung verlangt, ist das eine Ja-oder-nein-Bedingung. Eine hohe Punktzahl für das Design gleicht es nicht aus, wenn sie nicht erfüllt ist.

Geben Sie allen Anbietern dasselbe Briefing, damit ihre Vorschläge dieselbe Veranstaltung abdecken. Öffnen Sie die bearbeitbare Anbieter-Scorecard (.txt), um Ihre Anforderungen und die Demo-Ergebnisse festzuhalten.

Beginnen Sie mit der Einladung oder der Anmeldebestätigung. Öffnen Sie ihren Link auf einem Smartphone, das das Produkt noch nie genutzt hat. Zählen Sie die Schritte bis zur Veranstaltung und bis zur ersten nützlichen Information.

Prüfen Sie, ob Teilnehmende ein Konto anlegen, eine E-Mail-Adresse bestätigen, eine App installieren oder ein Profil ausfüllen müssen. Probieren Sie dann den Weg zurück ins Konto für jemanden, der eine andere E-Mail-Adresse nutzt als bei der Anmeldung. An diesen Details sehen Sie, womit Ihr Support am Morgen der Veranstaltung zu tun haben wird.

Fragen Sie, welche Angaben öffentlich und welche erst nach dem Beitritt sichtbar sind. Ein Profil, das aus den Anmeldedaten entsteht, ist etwas anderes als eine Person, die die App geöffnet oder sich fürs Networking entschieden hat. Lassen Sie sich vom Anbieter erklären, wie sich diese Zustände in seinen Berichten zeigen.

Geben Sie dem Anbieter ein kleines Beispiel mit zwei parallelen Sessions, einem Raumwechsel und einem Ersatz für einen Referenten. Bitten Sie ihn, die Änderungen vorzunehmen, während Sie die Teilnehmersicht beobachten.

Klären Sie, wer das erste Programm einträgt, ob Sie es importieren können und wie Aktualisierungen in die App gelangen. Prüfen Sie Materialien und Aufzeichnungen, wenn Sie sie brauchen. Bei einer mehrsprachigen Veranstaltung testen Sie die Teilnehmeroberfläche, Ihre Inhalte und die automatischen Nachrichten getrennt. Eine übersetzte Verkaufswebsite sagt nichts darüber, was die App unterstützt.

Probieren Sie größere Schrift, die Bedienung per Tastatur und einen Screenreader mit den Aufgaben, die Teilnehmende tatsächlich erledigen. Fordern Sie die Dokumentation des Anbieters zur Barrierefreiheit an und lassen Sie Ihre Organisation sie an ihren Anforderungen messen.

Wenn Networking zum Wert Ihrer Veranstaltung gehört, bitten Sie zwei Kolleginnen oder Kollegen, getrennte Teilnehmerkonten zu nutzen. Eine Person sucht eine passende Person, schlägt ein Meeting vor und sieht, was nach der Zusage passiert.

Verschieben oder sagen Sie das Meeting dann ab. Prüfen Sie, ob die Verfügbarkeit aktualisiert wird, ob jede Person die richtige Nachricht erhält und ob Tisch, Ort oder Videolink eindeutig bleiben. Probieren Sie eine doppelte Buchung und eine teilnehmende Person aus, die keine freien Zeitfenster mehr hat.

Bei Veranstaltungen mit verschiedenen Teilnehmergruppen testen Sie, wer wen suchen und wer Anfragen senden darf. Ein Verzeichnis, ein Chat und ein geplantes Meeting lösen unterschiedliche Probleme. Nehmen Sie das, was Sie brauchen, in die Angebotsanfrage auf.

Manche Event-Apps öffnen sich im Browser, manche bieten eine installierte iOS- oder Android-App, und manche beides. Testen Sie das tatsächliche Erlebnis auf den Geräten Ihrer Teilnehmenden. Benachrichtigungen und Offline-Zugriff hängen davon ab, was der Anbieter gebaut hat und was die Nutzer erlauben.

Unterscheiden Sie außerdem das Erscheinungsbild Ihrer Veranstaltung in einer gemeinsamen App von einem App-Store-Eintrag unter Ihrem eigenen Namen. Der Eintrag kann Entwicklerkonten, Einreichungen bei den Stores und einen zusätzlichen Release-Zeitplan bedeuten. Fragen Sie, wer diese Aufgaben übernimmt und was vor der nächsten Veranstaltung im Folgejahr zu tun ist.

Der Ratgeber zu Browser und nativer App enthält eine eigene Testliste für diese Entscheidung.

Bitten Sie die Person, die die Veranstaltung betreuen wird, die Verwaltungswerkzeuge auszuprobieren. Sie sollte Inhalte ändern, einen Teilnehmerdatensatz korrigieren und sehen können, ob die Einladungen die richtigen Personen erreicht haben.

Wenn Sie bereits eine Anmeldesoftware nutzen, testen Sie die Anbindung mit einer neuen Anmeldung, einer Änderung und einer Stornierung. Klären Sie, welches System welches Feld führt und wie Sie eine fehlgeschlagene Übertragung beheben. Fragen Sie, wer die Anbindung betreut, wenn die beiden Systeme von verschiedenen Unternehmen stammen.

Fordern Sie für den Einkauf die geltende Datenschutzvereinbarung, Angaben zu Hosting und Unterauftragsverarbeitern, die Aufbewahrungsfristen sowie die Möglichkeiten zu Export und Löschung an. Wenn das Matching KI nutzt, fragen Sie, welche Daten sie verwendet und wo diese Verarbeitung stattfindet. Bewerten Sie die aktuellen Dokumente für den konkreten Service, den Sie kaufen.

Streichen Sie zuerst jede Option, die eine unverzichtbare Anforderung nicht erfüllt. Bewerten Sie bei den übrigen Anbietern jede wichtige Aufgabe mit 0 bis 3 Punkten: 0 heißt gescheitert, 1 heißt, dass eine Umgehungslösung nötig war, 2 heißt, dass es mit Hilfe geklappt hat, und 3 heißt, dass Ihr Team es ohne Hilfe geschafft hat. Halten Sie ungetestete Anforderungen getrennt fest und werten Sie Unbekanntes nicht als bestanden.

Gewichten Sie die Aufgaben stärker, die für Ihre Veranstaltung am wichtigsten sind. Notieren Sie zu jeder Punktzahl kurz den Nachweis, etwa das Demo-Ergebnis, ein Dokument oder eine Vertragsklausel. Die Scorecard dokumentiert Ihre Bewertung und ist keine allgemeingültige Rangliste.

Vergleichen Sie App, Anmeldung, Meeting-Funktionen, Einrichtung, Support und Vertragslaufzeit gemeinsam. Fragen Sie nach einer Ansprechperson für den Veranstaltungstag und den Zeiten, in denen sie erreichbar ist. Bei wiederkehrenden Veranstaltungen vergleichen Sie die gesamte Lizenzverpflichtung mit dem Einzelkauf derselben Veranstaltungen. Im Ratgeber zu den Kosten finden Sie Rechenbeispiele.

Tavata by Eventilla ist eine Event-App für Teilnehmende, mit Programm, Menschen und Meeting-Funktionen an einem Ort. Sie ist einen Blick wert, wenn passende Meetings wichtig sind oder wenn die Teilnehmer-App mit den Anmeldewerkzeugen von Eventilla verbunden sein soll.

Läuft die Anmeldung über Eventilla, gehen die Angaben der Teilnehmenden und ihre Tickets in Tavata über. Sie können Tavata auch neben einem anderen Anmeldesystem nutzen, dann treten Teilnehmende mit einem Eventcode bei. Bitten Sie uns, den Weg zu zeigen, den Ihre Veranstaltung nehmen wird.

Tavata gibt es einzeln oder im Paket mit Einladungen und Anmeldung über Eventilla. Matching und gebuchte 1:1-Meetings sind im Preis enthalten. Unsere Preisseite zeigt die Möglichkeiten.