Så väljer du
en app till ditt event

Välj eventapp genom att testa de uppgifter som deltagarna och arrangörsteamet ska klara, och jämför sedan den totala kostnaden för att genomföra dem. Börja med eventets format och de absoluta kraven, gör en kortlista med lämpliga leverantörer och ge var och en samma demounderlag.

En eventapp är stället dit deltagarna går för programmet, informationen om eventet och, om den erbjuds, de andra deltagarna och mötena. Den här guiden gäller appar som en arrangör ger deltagarna på ett visst event, inte appar där man letar efter konserter eller köper biljetter till andra event.

Beskriv eventet i ett stycke: datum, förväntat antal deltagare, format, språk och anmälningssystem. Lägg till vad människor ska kunna åstadkomma i appen. ”Deltagarna kan boka ett relevant möte innan de kommer” är ett krav som går att testa.

Skilj de absoluta kraven från önskemålen. Om kandidater inte får synas för andra kandidater, eller om din organisation kräver ett visst personuppgiftsbiträdesavtal, är det ett villkor som antingen uppfylls eller inte. Ett högt betyg för designen väger inte upp att det villkoret inte uppfylls.

Ge leverantörerna samma underlag så att deras förslag gäller samma event. Öppna den redigerbara bedömningsmallen för leverantörer (.txt) för att anteckna dina krav och demoresultat.

Utgå från inbjudan eller anmälningsbekräftelsen. Följ länken på en mobil som aldrig har använt produkten. Räkna stegen som krävs för att nå eventet och hitta något användbart.

Kontrollera om deltagaren måste skapa ett konto, bekräfta en e-postadress, installera en app eller fylla i en profil. Prova sedan hur det går för någon som använder en annan e-postadress än den som användes vid anmälan. De här detaljerna avgör vad din support får hantera på eventmorgonen.

Fråga vilken information som är offentlig och vilken som syns först efter att deltagaren har gått med. En profil som skapats från anmälningsuppgifterna är något annat än en deltagare som har öppnat appen eller valt att delta i nätverkandet. Be leverantören förklara hur de olika lägena syns i rapporterna.

Ge leverantören ett litet exempel med två parallella sessioner, ett rumsbyte och en ersättare för en talare. Be dem göra ändringarna medan du följer deltagarnas vy.

Ta reda på vem som lägger in det första programmet, om du kan importera det och hur uppdateringar når appen. Kontrollera material och inspelningar om du behöver dem. För ett flerspråkigt event testar du deltagarnas gränssnitt, ditt eventinnehåll och de automatiska meddelandena var för sig. En översatt försäljningswebbplats säger inte vad appen faktiskt stöder.

Prova större text, tangentbordsnavigering och skärmläsare med de uppgifter som deltagarna faktiskt kommer att utföra. Be om leverantörens tillgänglighetsdokumentation och låt din organisation bedöma den mot sina krav.

Om nätverkande är en del av eventets värde ber du två kollegor använda varsitt deltagarkonto. Den ena ska hitta en relevant person, föreslå ett möte och se vad som händer när mötet godkänns.

Flytta eller avboka sedan mötet. Kontrollera att tillgängligheten uppdateras, att var och en får rätt meddelande och att bordet, platsen eller videolänken fortfarande är tydlig. Prova en dubbelbokning och en deltagare som inte har några lediga tider kvar.

På event med olika deltagargrupper testar du vem som kan söka efter vem och vem som kan skicka förfrågningar. En deltagarlista, en chatt och ett inbokat möte löser olika problem. Ta med det du behöver i offerten.

Vissa eventappar öppnas i en webbläsare, vissa finns som installerad app för iOS eller Android och vissa erbjuder båda. Testa den verkliga upplevelsen på deltagarnas egna enheter. Notiser och offlineåtkomst beror på vad leverantören har byggt och vad användarna tillåter.

Skilj också på ditt events design i en delad app och en egen post i appbutiken under ditt eget namn. Det senare kan kräva utvecklarkonton, inskickningar till butikerna och en egen tidsplan för lanseringen. Fråga vem som ansvarar för detta och vad som händer före nästa års event.

Guiden om webbläsare eller nativ app ger dig en egen testchecklista för det här valet.

Be den som ska driva eventet prova administrationsverktygen. Hen ska kunna ändra innehåll, rätta en deltagares uppgifter och se om inbjudningarna har nått rätt personer.

Om du redan har ett anmälningssystem testar du kopplingen med en ny anmälan, en ändring och en avbokning. Ta reda på vilket system som äger varje fält och hur ni åtgärdar en överföring som misslyckas. Fråga vem som ger support för kopplingen när de två systemen kommer från olika företag.

Vid upphandling ber du om det gällande personuppgiftsbiträdesavtalet, uppgifter om lagring och underbiträden, villkor för hur länge uppgifter sparas samt möjligheterna att exportera eller radera dem. Om matchningen använder AI frågar du vilka uppgifter den använder och var de behandlas. Bedöm de aktuella dokumenten för just den tjänst du köper.

Stryk först alla alternativ som inte uppfyller ett absolut krav. För de leverantörer som återstår poängsätter du varje viktig uppgift från 0 till 3: 0 betyder att den misslyckades, 1 att den krävde en lösning vid sidan av, 2 att den fungerade med hjälp och 3 att ditt team klarade den utan hjälp. Anteckna krav som inte har testats för sig i stället för att räkna det okända som godkänt.

Ge mer vikt åt de uppgifter som är viktigast för ditt event. Skriv en kort anteckning om underlaget vid varje poäng, till exempel demoresultatet, ett dokument eller en avtalsklausul. Bedömningsmallen är ett protokoll över din utvärdering, inte en allmängiltig rankning.

Jämför appen, anmälan, mötesfunktionerna, installationen, supporten och avtalstiden som en helhet. Be om en kontaktperson för supporten under eventdagen och om supporttiderna. För återkommande event jämför du hela licensåtagandet med att köpa samma event separat. I prisguiden finns räkneexempel.

Tavata by Eventilla är en eventapp för deltagare, med programmet, människorna och mötesfunktionerna på ett ställe. Den är värd att överväga när relevanta möten är viktiga, eller när du vill att deltagarappen ska hänga ihop med Eventillas anmälningsverktyg.

När anmälan sker i Eventilla följer deltagarnas uppgifter och biljetter med till Tavata. Du kan också använda Tavata vid sidan av ett annat anmälningssystem, där deltagarna går med via en eventkod. Be oss visa den väg som ditt event kommer att använda.

Tavata finns fristående eller i ett paket med Eventillas inbjudningar och anmälan. Matchmaking och bokade 1:1-möten ingår i priset. På vår prissida finns alternativen.