Sådan vælger du
en app til dit event

Vælg en event-app ved at teste de opgaver, dine deltagere og dit arrangørteam skal kunne løse, og sammenlign derefter de samlede omkostninger ved at løse dem. Begynd med eventets format og de ufravigelige krav, lav en kortliste over egnede leverandører, og giv hver af dem den samme demobeskrivelse.

En event-app er stedet, hvor deltagerne finder programmet, informationen om eventet og, hvis appen kan det, de andre deltagere og møderne. Guiden handler om apps, som en arrangør stiller til rådighed for et bestemt event, og ikke om apps, hvor man finder koncerter eller køber billetter til events, der ikke har noget med hinanden at gøre.

Beskriv eventet i ét afsnit: dato, forventet antal deltagere, format, sprog og tilmeldingssystem. Tilføj, hvad folk skal kunne opnå i appen. »Deltagerne kan booke et relevant møde, før de ankommer« er et krav, du kan teste.

Skil de ufravigelige krav fra ønskerne. Hvis jobsøgende skal være skjult for andre jobsøgende, eller hvis din organisation kræver en bestemt databehandleraftale, er det en betingelse, der enten er opfyldt eller ikke. En høj score for design kan ikke veje op for, at betingelsen ikke er opfyldt.

Giv leverandørerne den samme beskrivelse, så deres forslag dækker det samme event. Åbn det redigerbare leverandørskema (.txt) for at notere dine krav og resultaterne af demoerne.

Begynd med invitationen eller bekræftelsen på tilmeldingen. Følg linket på en telefon, der aldrig har brugt produktet. Tæl, hvor mange trin der skal til for at nå frem til eventet og finde noget brugbart.

Tjek, om en deltager skal oprette en konto, bekræfte en e-mailadresse, installere en app eller udfylde en profil. Prøv derefter genoprettelsen for en, der bruger en anden e-mailadresse end den, vedkommende tilmeldte sig med. De detaljer afgør, hvad din support skal håndtere om morgenen på eventdagen.

Spørg, hvilke oplysninger der er offentlige, og hvilke der først kan ses efter indtrædelse. En profil, der er oprettet ud fra tilmeldingen, er noget andet end en deltager, der selv åbner appen eller vælger at være med i netværket. Bed leverandøren forklare, hvordan de to tilstande vises i rapporterne.

Giv leverandøren et lille eksempel med to parallelle sessioner, et rumskift og en afløser for en taler. Bed dem foretage ændringerne, mens du ser deltagernes visning.

Find ud af, hvem der lægger det første program ind, om du kan importere det, og hvordan opdateringer når appen. Tjek materialer og optagelser, hvis du har brug for dem. Til et flersproget event skal du teste deltagernes grænseflade, eventets indhold og de automatiske beskeder hver for sig. En oversat salgsside siger intet om, hvad appen understøtter.

Prøv større tekst, tastaturnavigation og en skærmlæser på de opgaver, deltagerne rent faktisk skal løse. Bed om leverandørens dokumentation af tilgængelighed, og lad din organisation vurdere den op mod sine krav.

Hvis netværk er en del af værdien af dit event, så bed to kolleger bruge hver sin deltagerkonto. Den ene skal finde en relevant person, foreslå et møde og se, hvad der sker, når det accepteres.

Flyt eller aflys derefter mødet. Tjek, at ledige tider bliver opdateret, at begge parter får den rette besked, og at bordet, stedet eller videolinket stadig er tydeligt. Prøv en dobbeltbooking og en deltager, der ikke har flere ledige tidsrum.

Til events med forskellige grupper af deltagere skal du teste, hvem der kan søge efter hvem, og hvem der kan sende anmodninger. En deltagerliste, en chat og et planlagt møde løser hver sit problem. Tag det, du har brug for, med i tilbuddet.

Nogle event-apps åbner i en browser, nogle tilbyder en installeret app til iOS eller Android, og nogle har begge dele. Test den faktiske oplevelse på dine deltageres enheder. Notifikationer og offlineadgang afhænger af, hvad leverandøren har bygget, og hvad brugerne tillader.

Skeln også mellem dit events eget udseende i en fælles app og en visning i app-butikken under dit eget navn. Det sidste kan kræve udviklerkonti, indsendelser til butikkerne og en ekstra tidsplan for udgivelser. Spørg, hvem der har ansvaret for det, og hvad der sker inden næste års event.

Guiden om browser eller native app giver dig en særskilt tjekliste til netop den beslutning.

Bed den, der skal køre eventet, om at prøve administrationsværktøjerne. Vedkommende skal kunne ændre indhold, rette en deltagers oplysninger og se, om invitationerne er nået frem til de rette personer.

Hvis du allerede har et tilmeldingssystem, så test forbindelsen med en ny tilmelding, en ændring og en afmelding. Afklar, hvilket system der ejer hvert felt, og hvordan en mislykket overførsel løses. Spørg, hvem der supporterer forbindelsen, når de to systemer kommer fra forskellige virksomheder.

Ved indkøb skal du bede om den gældende databehandleraftale, oplysninger om hosting og underdatabehandlere, vilkår for opbevaring og mulighederne for eksport eller sletning. Hvis matchningen bruger AI, så spørg, hvilke data den bruger, og hvor behandlingen foregår. Vurder de aktuelle dokumenter for den konkrete ydelse, du køber.

Fjern først de muligheder, der ikke opfylder et ufravigeligt krav. For de leverandører, der er tilbage, giver du hver vigtig opgave en score fra 0 til 3: 0 betyder, at den mislykkedes, 1, at den krævede en omvej, 2, at den lykkedes med hjælp, og 3, at dit team gennemførte den uden hjælp. Notér krav, der ikke er testet, for sig, og lad ikke det ukendte tælle som bestået.

Læg mere vægt på de opgaver, der betyder mest for dit event. Skriv en kort bemærkning om dokumentationen ved hver score, for eksempel resultatet af demoen, et dokument eller en kontraktklausul. Skemaet er en optegnelse over din egen vurdering og ikke en rangliste, der gælder for alle.

Sammenlign appen, tilmeldingen, mødefunktionerne, opsætningen, supporten og kontraktperioden samlet. Bed om en kontaktperson til support på eventdagen og om åbningstiderne. For tilbagevendende events skal du sammenligne den samlede licensforpligtelse med at købe de samme events hver for sig. I priserguiden finder du gennemregnede eksempler.

Tavata by Eventilla er en event-app til deltagere, med programmet, menneskerne og mødefunktionerne samlet ét sted. Den er værd at overveje, når relevante møder betyder noget, eller når du vil have deltagerappen koblet til Eventillas tilmeldingsværktøjer.

Når tilmeldingen kører i Eventilla, følger deltagernes oplysninger og billetter med over i Tavata. Du kan også bruge Tavata sammen med et andet tilmeldingssystem, hvor deltagerne kommer ind med en eventkode. Bed os vise den vej, dit event kommer til at bruge.

Tavata fås alene eller i en pakke med Eventillas invitationer og tilmelding. Matchmaking og bookede 1:1-møder er med i prisen. Vores prisside gennemgår mulighederne.