Come scegliere
un'app per il tuo evento

Scegli un'app per eventi mettendo alla prova le attività che i partecipanti e il tuo team organizzativo devono svolgere, e poi confronta il costo complessivo per realizzarle. Parti dal formato dell'evento e dai requisiti essenziali, scegli i fornitori adatti e dai a ciascuno la stessa traccia per la demo.

Un'app per eventi è il luogo in cui i partecipanti trovano il programma, le informazioni sull'evento e, se previsti, gli altri partecipanti e gli incontri. Questa guida riguarda le app che un organizzatore mette a disposizione per un evento preciso, non quelle per scoprire concerti o comprare biglietti di eventi qualsiasi.

Descrivi l'evento in un paragrafo: data, numero previsto di partecipanti, formato, lingue e sistema di iscrizione. Aggiungi che cosa le persone devono riuscire a fare nell'app. "I partecipanti possono prenotare un incontro utile prima di arrivare" è un requisito che si può verificare.

Distingui i requisiti essenziali dalle preferenze. Se i candidati devono restare invisibili agli altri candidati, o se la tua organizzazione richiede un determinato accordo sui dati, quella è una condizione da superare o no. Un voto alto per il design non compensa il mancato rispetto di quella condizione.

Dai ai fornitori la stessa traccia, così le loro proposte riguardano lo stesso evento. Apri la scheda di valutazione dei fornitori modificabile (.txt) per annotare i tuoi requisiti e i risultati delle demo.

Parti dall'invito o dalla conferma di iscrizione. Segui il suo link da un telefono che non ha mai usato il prodotto. Conta i passaggi necessari per arrivare all'evento e trovare qualcosa di utile.

Verifica se il partecipante deve creare un account, confermare un indirizzo email, installare un'app o compilare un profilo. Prova poi come recupera l'accesso chi usa un indirizzo email diverso da quello dell'iscrizione. Questi dettagli determinano il lavoro che il tuo help desk avrà la mattina dell'evento.

Chiedi quali informazioni sono pubbliche e quali si vedono solo dopo essere entrati. Un profilo creato dai dati dell'iscrizione è diverso da quello di un partecipante che apre l'app o sceglie di partecipare al networking. Chiedi al fornitore di spiegare come questi stati compaiono nei suoi report.

Dai al fornitore un piccolo esempio con due sessioni parallele, un cambio di sala e la sostituzione di un relatore. Chiedigli di fare le modifiche mentre tu guardi la vista del partecipante.

Scopri chi inserisce il programma iniziale, se puoi importarlo e come gli aggiornamenti arrivano nell'app. Controlla i materiali e le registrazioni, se ti servono. Per un evento in più lingue, prova separatamente l'interfaccia del partecipante, i contenuti del tuo evento e i messaggi automatici: il sito commerciale tradotto non dice che cosa l'app supporti davvero.

Prova il testo ingrandito, la navigazione da tastiera e uno screen reader con le attività che i partecipanti svolgeranno davvero. Chiedi la documentazione sull'accessibilità del fornitore e fai valutare la tua organizzazione in base ai propri requisiti.

Se incontrare altre persone è parte del valore del tuo evento, chiedi a due colleghi di usare account di partecipante diversi. Uno deve trovare una persona pertinente, proporre un incontro e vedere che cosa succede quando viene accettato.

Poi sposta o annulla l'incontro. Verifica che le disponibilità si aggiornino, che ciascuno riceva il messaggio giusto e che il tavolo, il luogo o il link video restino chiari. Prova una prenotazione in conflitto e un partecipante che non ha più fasce orarie libere.

Se l'evento ha gruppi di partecipanti diversi, verifica chi può cercare chi e chi può inviare richieste. Un elenco di persone, una chat e un incontro pianificato risolvono problemi diversi. Inserisci nel preventivo quello che ti serve.

Alcune app per eventi si aprono nel browser, altre offrono un'app iOS o Android da installare, altre ancora hanno entrambe le versioni. Prova l'esperienza reale sui dispositivi dei tuoi partecipanti. Le notifiche e l'uso offline dipendono da ciò che il fornitore ha sviluppato e da ciò che gli utenti consentono.

Distingui anche la grafica del tuo evento dentro un'app condivisa da una scheda negli store con il tuo nome. Quest'ultima può comportare account sviluppatore, invii agli store e un calendario di rilasci in più. Chiedi chi se ne occupa e che cosa succede prima dell'evento dell'anno prossimo.

La guida all'app nel browser o nativa contiene una checklist a parte per questa scelta.

Chiedi a chi gestirà l'evento di provare gli strumenti di gestione. Deve poter modificare i contenuti, correggere la scheda di un partecipante e vedere se gli inviti sono arrivati alle persone giuste.

Se hai già un software di iscrizione, prova il collegamento con una nuova iscrizione, una modifica e un annullamento. Stabilisci quale sistema è titolare di ciascun campo e come risolvi un trasferimento non riuscito. Chiedi chi assiste il collegamento quando i due sistemi appartengono ad aziende diverse.

Per gli acquisti, chiedi l'accordo sui dati in vigore, le informazioni su hosting e sub-responsabili, i tempi di conservazione e le possibilità di esportazione o cancellazione. Se il matching usa l'IA, chiedi quali dati usa e dove avviene il trattamento. Valuta i documenti attuali per il servizio specifico che stai acquistando.

Elimina prima di tutto le opzioni che non soddisfano un requisito essenziale. Per i fornitori rimasti, assegna a ogni attività importante un punteggio da 0 a 3: 0 significa non riuscita, 1 richiede una soluzione di ripiego, 2 è riuscita con aiuto e 3 è stata completata dal tuo team senza aiuto. Annota a parte i requisiti non verificati, invece di trattare un'incognita come superata.

Dai più peso alle attività che contano di più per il tuo evento. Accanto a ogni punteggio tieni una breve nota con la prova, per esempio il risultato della demo, un documento o una clausola del contratto. La scheda è il registro della tua valutazione, non una classifica universale.

Confronta insieme app, iscrizione, funzioni per gli incontri, configurazione, assistenza e durata del contratto. Chiedi un referente per l'assistenza il giorno dell'evento e gli orari di copertura. Per gli eventi ricorrenti, confronta l'impegno complessivo di una licenza con l'acquisto degli stessi eventi uno per uno. Trovi esempi di calcolo nella guida al prezzo.

Tavata by Eventilla è un'app per eventi dedicata ai partecipanti, con programma, persone e funzioni per gli incontri in un unico posto. Vale la pena considerarla quando gli incontri pertinenti contano, o quando vuoi che l'app dei partecipanti sia collegata agli strumenti di iscrizione di Eventilla.

Se l'iscrizione avviene in Eventilla, i dati dei partecipanti e i biglietti passano a Tavata. Puoi anche usare Tavata accanto a un altro sistema di iscrizione: in quel caso i partecipanti entrano con un codice evento. Chiedici di mostrarti il percorso che userà il tuo evento.

Tavata è disponibile da sola o in un pacchetto con inviti e iscrizione Eventilla. Matchmaking e incontri 1:1 prenotati sono inclusi nel prezzo. Le opzioni sono illustrate nella nostra pagina dei prezzi.