Slik velger du
app til arrangementet ditt

Du velger en eventapp ved å teste oppgavene deltakerne og arrangørteamet skal få gjort, og deretter sammenligne hva det koster å levere dem. Begynn med formatet på arrangementet og de ufravikelige kravene, lag en kortliste over aktuelle leverandører og gi alle det samme demomanuset.

En eventapp er stedet deltakerne går til for å finne programmet, informasjon om arrangementet og, der det tilbys, de andre deltakerne og møter. Denne guiden handler om apper som en arrangør gir deltakerne på et bestemt arrangement. Apper der man finner konserter eller kjøper billetter til urelaterte arrangementer, er et annet produkt.

Beskriv arrangementet i ett avsnitt: dato, forventet antall deltakere, format, språk og påmeldingssystem. Legg til hva folk skal få til i appen. «Deltakerne kan booke et relevant møte før de kommer» er et krav du kan teste.

Skill mellom ufravikelige krav og ønsker. Hvis kandidater må være skjult for andre kandidater, eller organisasjonen din krever en bestemt databehandleravtale, er det et vilkår som enten er oppfylt eller ikke. En høy poengsum for design veier ikke opp for at det ikke er oppfylt.

Gi leverandørene det samme notatet, så dekker tilbudene det samme arrangementet. Åpne vurderingsskjemaet for leverandører (.txt) for å notere kravene og resultatene fra demoene.

Begynn med invitasjonen eller påmeldingsbekreftelsen. Følg lenken på en telefon som aldri har brukt produktet, og tell trinnene du trenger for å komme inn i arrangementet og finne noe nyttig.

Sjekk om deltakeren må opprette en konto, bekrefte en e-postadresse, installere en app eller fylle ut en profil. Prøv deretter veien tilbake for en som bruker en annen e-postadresse enn den som ble brukt ved påmeldingen. Dette avgjør hva kundeservicen din får å gjøre om morgenen på arrangementsdagen.

Spør hvilken informasjon som er offentlig, og hva som bare er synlig etter at deltakeren har kommet inn. En profil som er laget ut fra påmeldingsdataene, er noe annet enn en deltaker som har åpnet appen eller valgt å delta i nettverksbyggingen. Be leverandøren forklare hvordan disse tilstandene vises i rapportene.

Gi leverandøren et lite utvalg med to parallelle økter, et romskifte og et bytte av foredragsholder. Be leverandøren gjøre endringene mens du ser på deltakervisningen.

Finn ut hvem som legger inn det første programmet, om du kan importere det, og hvordan oppdateringer kommer inn i appen. Sjekk materiell og opptak hvis du trenger dem. På et arrangement med flere språk tester du deltakergrensesnittet, innholdet du selv legger inn og de automatiske meldingene hver for seg. Et oversatt salgsnettsted forteller ikke hva appen støtter.

Prøv større tekst, tastaturnavigasjon og skjermleser med oppgavene deltakerne faktisk skal utføre. Be om leverandørens dokumentasjon om universell utforming, og la organisasjonen din vurdere den mot sine krav.

Hvis nettverksbygging er en del av verdien av arrangementet, ber du to kolleger bruke hver sin deltakerkonto. Den ene finner en relevant person, foreslår et møte og ser hva som skjer når det godtas.

Flytt eller avlys deretter møtet. Sjekk at tilgjengeligheten oppdateres, at begge får riktig melding og at bordet, stedet eller videolenken fortsatt er tydelig. Prøv en dobbeltbooking og en deltaker som ikke har flere ledige tider.

På arrangementer med ulike deltakergrupper tester du hvem som kan søke etter hvem, og hvem som kan sende forespørsler. En deltakerliste, en chat og et avtalt møte løser ulike problemer. Ta med den løsningen du trenger i tilbudet.

Noen eventapper åpnes i en nettleser, noen finnes som installert app på iOS eller Android, og noen har begge deler. Test den faktiske opplevelsen på enhetene deltakerne dine bruker. Varsler og bruk uten nett avhenger av hva leverandøren har bygget og hva brukerne tillater.

Skill også mellom arrangementets eget uttrykk i en felles app og en oppføring i appbutikken under ditt eget navn. Det siste kan kreve utviklerkontoer, innsendinger til appbutikkene og en egen utgivelsesplan. Spør hvem som har ansvaret for dette, og hva som skjer før neste års arrangement.

Guiden om nettleser eller installert app har en egen sjekkliste for denne avgjørelsen.

Be den som skal drive arrangementet om å prøve administrasjonsverktøyene. Vedkommende bør kunne endre innhold, rette opp en deltakerpost og se om invitasjonene har nådd de riktige menneskene.

Hvis dere allerede har et påmeldingssystem, tester du koblingen med en ny påmelding, en endring og en avmelding. Avklar hvilket system som eier hvert felt, og hvordan en mislykket overføring løses. Spør hvem som gir støtte på koblingen når de to systemene kommer fra ulike selskaper.

Ved et offentlig kjøp ber du om databehandleravtalen som gjelder, opplysninger om lagring og underleverandører, vilkår for lagringstid og muligheter for eksport eller sletting. Hvis matchingen bruker KI, spør du hvilke data den bruker og hvor behandlingen skjer. Vurder de gjeldende dokumentene for den konkrete tjenesten du kjøper.

Fjern først alle alternativer som ikke oppfyller et ufravikelig krav. For de gjenværende leverandørene gir du hver viktig oppgave en poengsum fra 0 til 3: 0 betyr at den mislyktes, 1 at den krevde en omvei, 2 at den fungerte med hjelp og 3 at teamet ditt utførte den uten hjelp. Noter krav som ikke er testet, for seg i stedet for å regne det ukjente som bestått.

Gi mer vekt til oppgavene som betyr mest for arrangementet ditt. Skriv en kort merknad om dokumentasjonen ved hver poengsum, for eksempel resultatet fra demoen, et dokument eller en avtalebestemmelse. Skjemaet er en oversikt over din egen vurdering og ingen generell rangering.

Sammenlign appen, påmeldingen, møtefunksjonene, oppsettet, støtten og avtaleperioden samlet. Be om en kontaktperson og dekningstider for støtte på arrangementsdagen. For arrangementer som gjentas, sammenligner du den samlede lisensforpliktelsen med å kjøpe de samme arrangementene hver for seg. I prisguiden finner du regneeksempler.

Tavata by Eventilla er en eventapp for deltakere, med programmet, menneskene og møtefunksjonene på ett sted. Den er verdt å vurdere når relevante møter betyr mye, eller når du vil at deltakerappen skal henge sammen med påmeldingsverktøyene i Eventilla.

Når påmeldingen går i Eventilla, følger deltakeropplysningene og billettene med inn i Tavata. Du kan også bruke Tavata ved siden av et annet påmeldingssystem, der deltakerne kommer inn med en arrangementskode. Be oss vise veien arrangementet ditt kommer til å bruke.

Tavata kan kjøpes alene eller i en pakke med invitasjoner og påmelding fra Eventilla. Matchmaking og booking av 1:1-møter er inkludert i prisen. På prissiden finner du alternativene.