Tarvitseeko pieni
tapahtumasi sovellusta?

Pieni tapahtuma tarvitsee sovelluksen, kun ohjelmaa, osallistujien löytämistä tai tapaamisten järjestelyä olisi muuten vaikea hallita. Jos osallistujat tarvitsevat vain ajan, paikan ja yksinkertaisen ohjelman, riittävät ehkä ilmoittautumisohjelmisto, mobiilissa toimiva sivu ja selkeät viestit.

Osallistujamäärä on lähtökohta eikä täydellinen päätössääntö. 40 hengen ostajien ja myyjien työpajassa voi olla enemmän aikataulutustyötä kuin 200 hengen luennolla.

Lyhyessä seminaarissa, jossa on yksi sali ja kiinteä ohjelma, laita tärkeimmät tiedot vahvistukseen ja saavutettavalle tapahtumasivulle. Tee muutoksista helposti löydettäviä ja anna osallistujille yhteyshenkilö kysymyksiä varten.

Jos ihmiset tuntevat jo toisensa eikä ajanvarausta tarvita, osallistujahakemisto tai chat lisää tuskin mitään. Päätä, kuka sitä ylläpitäisi ja miksi osallistujat palaisivat siihen.

Olennainen kysymys on, mikä helpottuu osallistujille tai järjestäjille, kun sovellus otetaan käyttöön. Kirjoita se ylös ennen kuin pyydät tarjouksia.

Ajattele 60 hengen aamiaistilaisuutta, jossa on yksi puhuja, yksi sali ja vapaata keskustelua jälkeenpäin. Ilmoittautuminen, vahvistus ja selkeä ohjelma voivat kattaa osallistujan tarpeet. Sovellukselle pitäisi olla jokin erityinen lisätarkoitus, jotta työ olisi perusteltua.

Ajattele nyt 40 hengen työpajaa, jossa ostajat haluavat tavata sopivia myyjiä kuuden tapaamisajan aikana. Osallistujaprofiilit, osuva haku ja aikataulu voivat auttaa ihmisiä valmistautumaan ja vähentää käsin tehtävää koordinointia. Pienempi osallistujamäärä ei tee tapaamisten järjestämisestä helpompaa.

Nämä ovat havainnollistavia tapahtumasuunnitelmia eivätkä asiakastuloksia. Päätä oman ohjelmasi ja osallistujien tehtävien perusteella, kumpi on lähempänä tilannettasi.

Laske mukaan sovellus, ilmoittautuminen, mahdolliset tapaamistoiminnot ja aika, jonka tiimisi käyttää valmisteluun ja tukeen. Tarkista, mitä lähtöhintaan sisältyy ja mikä on koko sopimuskausi.

Tavata maksaa nykyiselle Eventilla-asiakkaalle alkaen 750 € enintään 100 ilmoittautuneelle, tai alkaen 890 € toisen ilmoittautumisjärjestelmän rinnalla. Paketti, johon kuuluvat Tavata sekä Eventillan kutsut ja ilmoittautuminen, maksaa alkaen 1 750 €. Matchmaking ja varatut 1:1-tapaamiset sisältyvät Tavatan hintaan. Hintoihin lisätään arvonlisävero.

Arvioi hyötyä oman tapahtumasi tarjouksella. Budjetoi ohjelmiston lisäksi tiimisi työ. Hinta-oppaassa vertailu käydään läpi.

Listaa, kuka valmistelee ohjelman, tarkistaa profiilit, lähettää ohjeet ja vastaa pääsyä koskeviin kysymyksiin. Pyydä toimittajaa näyttämään järjestäjällesi, miten tehtävät hoidetaan, ennen kuin arvioit tarvittavan ajan.

Suunnittele yksi selvä syy, miksi osallistujan kannattaa avata sovellus. Se voi olla ohjelmanumeroiden valinta tai sopivan keskustelun sopiminen. Kerro tämä toiminto kutsussa ja anna ihmisille tarpeeksi aikaa tehdä se ennen tapahtumaa.

Aseta tarkoitukseen sopiva mittari: osallistujat, jotka löysivät omat ohjelmanumeronsa, hyväksytyt tapaamiset tai keskustelut, joiden on vahvistettu toteutuneen. Pelkkä asennusten määrä ei kerro, tuliko tapahtumasta hyödyllisempi.

Jos arvioit ilmaista palvelua, kokeilujaksoa tai halpaa tapahtumatyökalua, lue ehdot oman tapahtumasi koon ja päivämäärien kannalta. Tarkista, muuttuuko hinta, kun kutsut osallistujat, otat tapaamiset käyttöön tai pidät pääsyn auki jälkikäteen.

Varmista osallistujatietojen näkyvyys, saatavilla oleva tuki ja se, voitko viedä tarvitsemasi tiedot ulos. Työkalu voi olla sopiva rajatullakin ominaisuusvalikoimalla, kunhan rajoitukset sopivat tapahtumaasi.

Tarkista myös, sisältääkö nykyinen ilmoittautumis- tai jäsenohjelmistosi jo ominaisuuden, jonka aiot ostaa.

Jos tapahtuma toimii hyvin yksinkertaisella ohjelmalla ja viesteillä, jatka samalla tavalla ja paranna heikkoja kohtia. Jos vaikeutena on ihmisten löytäminen tai keskustelujen aikatauluttaminen, testaa tuotetta näillä tehtävillä pienellä otoksella oikeaa tapahtumaasi.

Toistuvassa tapahtumasarjassa vertaa yhtä tapahtumaa lisenssiin vasta, kun olet varmistanut, minkä kokoiset tapahtumat ja mitkä toiminnot se kattaa. Pienempi kuukausihinta voi silti tarkoittaa suurempaa vuosisitoumusta.

Jos päätät arvioida sovellusta, käytä valinta-opasta ja pyydä toimittajia näyttämään se osa tapahtumaa, jota haluat parantaa.