Mitä tapahtumasovellus
maksaa?

Tapahtumasovelluksen hintaan vaikuttavat osallistujamäärä, toiminnot, palvelut ja sopimuksen pituus. Tavata maksaa alkaen 750 € tapahtumalta, kun ilmoittautuminen tehdään Eventillassa, tai 890 € toisen ilmoittautumisjärjestelmän rinnalla. Hinta koskee enintään 100 ilmoittautunutta, ja matchmaking ja 1:1-tapaamiset sisältyvät siihen. Hintoihin lisätään arvonlisävero, ja ilmoittautuminen maksaa erikseen.

Lähtöhinta on hyvä viite budjetille. Päätöksen pohjaksi tarvitset kuitenkin tarjouksen koko tapahtumasta, mukaan lukien sovelluksen ympärillä tarvittavat ohjelmistot ja tiimin työaika.

Kerro arvioidut ilmoittautumiset, tapahtuman päivämäärät, tapahtumapäivien määrä ja tarvitsemasi toiminnot. Lisää ilmoittautumisjärjestelmä, jonka aiot säilyttää, hallintaan pääsyä tarvitsevien järjestäjien määrä ja tuen tarve.

Kysy hinta myös tilanteessa, jossa osallistujamäärä nousee seuraavaan portaaseen. Toimittaja, joka hinnoittelee ilmoittautuneiden mukaan, voi veloittaa myös ihmisistä, jotka eivät koskaan avaa sovellusta. Toinen voi käyttää eri mittaria. Vertaa määritelmiä lukujen lisäksi.

Kansainvälisessä tapahtumassa pyydä tarjouksen valuutta, verokohtelu sekä mahdolliset maksu- ja valuutanvaihtokulut. Pyydä jokaista toimittajaa erottamaan pakolliset maksut vapaaehtoisista palveluista.

Sovelluslisenssi on vain yksi osa tapahtuman budjettia. Tee jokaisesta seuraavasta oma rivi, vaikka vastaus olisi "sisältyy" tai "hoidetaan omalla tiimillä".

Nykyiselle Eventilla-asiakkaalle Tavatan tapahtumasovellus maksaa alkaen 750 €. Jos tapahtumaan tarvitaan myös kutsut ja ilmoittautuminen, Tavatan ja Eventillan sisältävä paketti maksaa alkaen 1 750 € ilman arvonlisäveroa.

Paketti sisältää matchmakingin ja varatut 1:1-tapaamiset. Kerro mahdollinen lisäkäyttöönotto tai tapahtumapäivän apu samassa ohjeessa, jotta toimittaja voi vahvistaa, mitä hinta kattaa.

Jos Eventillan sopimus kattaa jo tapahtumasi, käytä vertailussa sovelluksen lisäkustannusta ja tarkista nykyisen sopimuksen laajuus. Jos pidät toisen ilmoittautumisjärjestelmän, Tavata maksaa alkaen 890 € enintään 100 osallistujalle, ja nykyisen ilmoittautumisen kulut kuuluvat edelleen kokonaishintaan.

Enintään 300 ilmoittautuneelle Tavatan tapahtumasovellus maksaa alkaen 1 250 €, kun ilmoittautuminen tehdään Eventillassa. Ilmoittautuminen hinnoitellaan erikseen, joten kysy sen hinta samalle tapahtumalle ja osallistujamäärälle.

Matchmaking ja varatut 1:1-tapaamiset sisältyvät Tavatan hintaan. Jos tarvitset apua verkostoitumisohjelman toteuttamiseen, kerro, millaista tapahtumapäivän tukea odotat, ja kysy, mitä hinta kattaa. Vertaa palvelun laajuutta toimittajien välillä sovelluksen toimintojen rinnalla.

Tavatan hintasivulla on muut osallistujamääräluokat. Kysy sovellettava luokka, jos arvioidut ilmoittautumiset ovat lähellä rajaa.

Vertaa koko sitoumusta samankokoisiin tapahtumiin ja samoihin toimintoihin, jotka ostaisit erikseen. Kuukausihinta voi tarkoittaa 12 kuukauden sopimusta eikä tilausta, jonka voi päättää tapahtuman jälkeen.

Tavatan edullisimmalla lisenssillä 249 € kuukaudessa 12 kuukauden ajalta on yhteensä 2 988 € ilman arvonlisäveroa. Neljä erillistä tapahtumaa edullisimmalla 750 € lähtöhinnalla maksaisi yhteensä 3 000 €. Ero on vain 12 €, ja vain jos lisenssi kattaa samat tapahtumat, osallistujamäärän ja toiminnot.

Tämä on lähtöhintojen laskelma. Se ei lupaa, että pienin lisenssi sopii jokaiseen tapahtumasarjaan. Suuremmat tapahtumat tarvitsevat oman tarjouksensa. Tavatan lisenssit maksavat 249–1 500 € kuukaudessa 12 kuukauden sopimuskaudelle, ja Eventilla hinnoitellaan erikseen.

Listaa tehtävät, jotka tiimisi tekee: sisällön valmistelu, tietojen korjaaminen, osallistujien kutsuminen ja ihmisten auttaminen tapahtumaan pääsyssä. Arvioi kunkin vaihtoehdon työtunnit omilla henkilöstökustannuksillasi.

Kalliimpi tarjous voi olla kannattava, jos siihen sisältyy työtä, jonka tiimisi muuten tekisi itse. Pyydä toimittajaa näyttämään tämä työ tai kuvaamaan palvelunsa laajuus. Älä pidä yleistä väitettä ajansäästöstä budjetin tosiasiana.

Tapahtuman jälkeen voit jakaa sovelluksen todellisen hinnan aktiivisten käyttäjien tai vahvistettujen tapaamisten määrällä, jotta näet, miten sovellusta käytettiin. Määrittele jakaja tarkasti ja vertaa lukua tavoitteeseesi. Luvut kuvaavat käyttöä, mutta eivät yksin kerro taloudellista tuottoa.

Käytä lyhyttä ohjetta, jossa ovat tapahtuman päivämäärä, muoto, ilmoittautuneet, ilmoittautumisjärjestelmä ja osallistujien tarvitsemat tehtävät. Pyydä kirjallinen hinta, joka erottelee tapahtumasovelluksen, pakolliset lisävalinnat, käyttöönoton ja tapahtumapäivän tuen.

Kerro sopimuskausi, pääsyaika, osallistujamäärän määritelmä ja hinta, jos määrä muuttuu. Jos tapahtuma voi siirtyä tai peruuntua, kysy ehdot ennen allekirjoitusta.

Toimittajien pisteytyslomakkeessa (.txt) on tarjouspyynnön pohja, jota voit muokata. Valinta-oppaasta näet, miten tuotetta arvioidaan hinnan rinnalla.