Il tuo piccolo evento
ha bisogno di un'app?

Un piccolo evento ha bisogno di un'app quando il programma, la ricerca dei partecipanti o il flusso degli incontri sarebbero altrimenti difficili da gestire. Se ai partecipanti servono solo un orario, un luogo e un programma semplice, possono bastare un software di iscrizione, una pagina adatta al telefono e messaggi chiari.

Il numero di persone è un punto di partenza e non una regola completa. Un workshop da 40 persone tra buyer e fornitori può richiedere più lavoro di pianificazione di una conferenza da 200 persone.

Per un breve seminario con una sola sala e un programma fisso, metti le informazioni essenziali nella conferma e in una pagina dell'evento accessibile. Rendi facili da trovare le modifiche e dai ai partecipanti un contatto per le domande.

Se le persone si conoscono già e non servono appuntamenti, un elenco dei partecipanti o una chat può aggiungere poco. Decidi chi se ne occuperebbe e perché i partecipanti dovrebbero tornarci.

La domanda giusta è che cosa diventa più facile per i partecipanti o per gli organizzatori dopo aver aggiunto l'app. Scrivilo prima di chiedere le proposte.

Pensa a una colazione informativa per 60 persone con un relatore, una sala e una conversazione informale dopo. Iscrizione, una conferma e un programma chiaro possono coprire le esigenze del partecipante. Un'app avrebbe bisogno di uno scopo aggiuntivo preciso per giustificare il lavoro.

Ora pensa a un workshop per 40 persone in cui i buyer vogliono incontrare fornitori adatti in sei fasce di appuntamento. Profili dei partecipanti, ricerca pertinente e un'agenda possono aiutare le persone a prepararsi e ridurre il coordinamento manuale. Il numero minore di persone non rende più semplice l'organizzazione degli incontri.

Sono esempi illustrativi di eventi, non risultati di clienti. Usa il tuo programma e le attività reali dei partecipanti per decidere quale è più vicino alla tua situazione.

Includi l'app, l'iscrizione, le eventuali funzioni per gli incontri e il tempo che il tuo team dedicherà a preparare e assistere. Controlla che cosa comprende il prezzo di partenza e il periodo completo del contratto.

Per chi è già cliente Eventilla, Tavata parte da 750 € per fino a 100 partecipanti iscritti, oppure da 890 € con un altro sistema di iscrizione. Un pacchetto con Tavata e inviti e iscrizione Eventilla parte da 1.750 €. Matchmaking e incontri 1:1 prenotati sono inclusi nel prezzo di Tavata. I prezzi sono IVA esclusa.

Usa il preventivo per il tuo evento reale per valutare il valore. Metti a budget anche il lavoro del tuo team, non solo il software. La guida ai costi spiega il confronto.

Elenca chi preparerà il programma, controllerà i profili, invierà le istruzioni e risponderà alle domande sull'accesso. Chiedi al fornitore di mostrare al tuo organizzatore come svolgere le attività, prima di stimare il tempo necessario.

Prevedi un motivo chiaro per cui un partecipante dovrebbe aprire l'app. Può essere scegliere una sessione o fissare una conversazione pertinente. Spiega quell'azione nell'invito e lascia alle persone il tempo di farla prima dell'evento.

Fissa una misura legata allo scopo: i partecipanti che hanno trovato le loro sessioni, gli incontri accettati o le conversazioni confermate come svolte. Il numero di installazioni da solo non dice se l'evento è diventato più utile.

Se stai valutando un piano gratuito, una prova o uno strumento per eventi poco costoso, leggi le condizioni per le dimensioni e le date del tuo evento reale. Controlla se il prezzo cambia quando inviti i partecipanti, attivi gli incontri o tieni aperto l'accesso dopo l'evento.

Verifica la visibilità delle informazioni sui partecipanti, l'assistenza disponibile e se puoi esportare i dati che ti servono. Uno strumento può andare bene anche con funzioni limitate, purché quei limiti siano compatibili con il tuo evento.

Controlla anche se il tuo software di iscrizione o di gestione dei soci comprende già la funzione che pensi di acquistare.

Se l'evento funziona bene con un programma semplice e qualche messaggio, mantieni questo approccio e migliora i punti deboli. Se la difficoltà è trovare le persone o pianificare le conversazioni, prova un prodotto su queste attività con un piccolo campione del tuo evento reale.

Per una serie ricorrente, confronta un singolo evento con una licenza solo dopo aver confermato le dimensioni degli eventi e le funzioni che copre. Una cifra mensile più bassa può comunque significare un impegno annuale maggiore.

Se decidi di valutare un'app, usa la guida alla scelta e chiedi ai fornitori di mostrare la parte dell'evento che vuoi migliorare.