Behöver ditt lilla event
en app?

Ett litet event behöver en app när programmet, sökningen bland deltagare eller mötesflödet annars skulle bli svårt att hantera. Om deltagarna bara behöver en tid, en plats och ett enkelt program kan ett anmälningssystem, en sida som fungerar på mobilen och tydliga meddelanden räcka.

Antalet deltagare är en utgångspunkt och inte en fullständig regel. En workshop för köpare och leverantörer med 40 personer kan ha mer schemaläggning än en föreläsning för 200.

För ett kort seminarium med ett rum och ett fast program lägger du den viktiga informationen i bekräftelsen och på en lättillgänglig eventsida. Gör ändringar lätta att hitta och ge deltagarna en kontaktperson för frågor.

Om människor redan känner varandra och inga möten behövs tillför en deltagarlista eller en chatt kanske lite. Bestäm vem som skulle underhålla den och varför deltagarna skulle återvända till den.

Den relevanta frågan är vad som blir enklare för deltagarna eller arrangörerna när du lägger till appen. Skriv ner det innan du ber om förslag.

Tänk dig en frukostträff för 60 personer med en talare, ett rum och ett informellt samtal efteråt. Anmälan, en bekräftelse och ett tydligt program kan täcka deltagarnas behov. En app skulle behöva ett särskilt extra syfte för att motivera arbetet.

Tänk dig nu en workshop för 40 personer där köpare vill träffa lämpliga leverantörer under sex mötestider. Deltagarprofiler, relevant sökning och ett schema kan hjälpa människor att förbereda sig och minska den manuella samordningen. Det lägre deltagarantalet gör inte mötesuppgiften enklare.

Det här är illustrativa eventupplägg och inga kundresultat. Använd ditt verkliga program och dina deltagares uppgifter för att avgöra vilket som ligger närmast din situation.

Ta med appen, anmälan, eventuella mötesfunktioner och den tid ditt team lägger på att förbereda och stödja den. Kontrollera vad som ingår i startpriset och under hela avtalsperioden.

För befintliga Eventilla-kunder kostar Tavata från 750 € för upp till 100 anmälda deltagare, eller från 890 € vid sidan av ett annat anmälningssystem. Ett paket med Tavata samt Eventillas inbjudningar och anmälan kostar från 1 750 €. Matchmaking och bokade 1:1-möten ingår i Tavatas pris. Priserna är exklusive moms.

Använd offerten för ditt verkliga event för att bedöma värdet. Budgetera för ditt teams arbete och inte bara för programvaran. Kostnadsguiden förklarar jämförelsen.

Lista vem som ska förbereda programmet, kontrollera profiler, skicka instruktioner och svara på frågor om åtkomst. Be leverantören visa din arrangör hur uppgifterna går till innan du uppskattar den tid som krävs.

Planera ett tydligt skäl för deltagarna att öppna appen. Det kan vara att välja en session eller ordna ett relevant samtal. Förklara den handlingen i inbjudan och ge människor tillräckligt med tid att göra den före eventet.

Sätt ett mått som hör ihop med syftet: deltagare som hittade sina sessioner, godkända möten eller samtal som bekräftats ha ägt rum. Antalet installationer säger ensamt inte om eventet blev mer användbart.

Om du utvärderar en gratisplan, en provperiod eller ett billigt eventverktyg läser du villkoren för ditt events faktiska storlek och datum. Kontrollera om priset ändras när du bjuder in deltagare, slår på möten eller håller åtkomsten öppen efteråt.

Bekräfta hur synlig deltagarnas information är, vilken support som finns och om du kan exportera de uppgifter du behöver. Ett verktyg kan vara lämpligt även med begränsade funktioner, så länge begränsningarna passar ditt event.

Kontrollera också om ditt nuvarande anmälnings- eller medlemssystem redan har den funktion som du överväger att köpa.

Om eventet fungerar bra med ett enkelt program och meddelanden behåller du det upplägget och förbättrar de svaga punkterna. Om svårigheten är att hitta människor eller schemalägga samtal testar du en produkt med de uppgifterna på ett litet urval av ditt verkliga event.

För en återkommande serie jämför du ett enskilt event med en licens först när du har bekräftat vilka eventstorlekar och funktioner den omfattar. Ett lägre månadsbelopp kan ändå betyda ett större åtagande för året.

Om du bestämmer dig för att utvärdera en app använder du guiden om att välja eventapp och ber leverantörerna visa den del av eventet som du vill förbättra.