Har dit lille event
brug for en app?

Et lille event har brug for en app, når programmet, det at finde andre deltagere eller arbejdsgangen for møder ellers ville være svær at styre. Hvis deltagerne kun har brug for et tidspunkt, et sted og et enkelt program, kan tilmeldingssoftware, en mobilvenlig side og tydelige beskeder være nok.

Antallet af deltagere er et udgangspunkt og ikke en fuldstændig regel. En workshop for købere og leverandører med 40 deltagere kan give mere planlægningsarbejde end et foredrag for 200.

Til et kort seminar med ét lokale og et fast program kan du lægge den vigtigste information i bekræftelsen og på en tilgængelig eventside. Gør ændringer nemme at finde, og giv deltagerne en kontakt, de kan stille spørgsmål til.

Hvis folk allerede kender hinanden, og der ikke er brug for aftalte møder, tilføjer en deltagerliste eller en chat måske kun lidt. Afgør, hvem der skulle vedligeholde den, og hvorfor deltagerne skulle vende tilbage til den.

Det relevante spørgsmål er, hvad der bliver lettere for deltagerne eller arrangørerne, når appen er tilføjet. Skriv det ned, før du beder om tilbud.

Tag en morgenbriefing for 60 deltagere med én taler, ét lokale og uformel snak bagefter. Tilmelding, en bekræftelse og et tydeligt program kan dække deltagernes behov. En app skulle have et bestemt ekstra formål for at retfærdiggøre arbejdet.

Tag nu en workshop for 40 deltagere, hvor købere vil møde passende leverandører i seks tidsrum til samtaler. Profiler for deltagerne, relevant søgning og en tidsplan kan hjælpe folk med at forberede sig og mindske den manuelle koordinering. Det mindre antal deltagere gør ikke opgaven med møderne enklere.

Det er illustrative eksempler på events og ikke resultater fra kunder. Brug dit faktiske program og deltagernes opgaver til at afgøre, hvilket eksempel der ligner din situation mest.

Tag appen, tilmeldingen, eventuelle mødefunktioner og den tid, dit team bruger på at forberede og supportere den, med. Tjek, hvad der er med i startprisen, og hvor lang kontraktperioden er.

Tavata koster fra 750 € til op til 100 tilmeldte deltagere for eksisterende Eventilla-kunder eller fra 890 € sammen med et andet tilmeldingssystem. En pakke med både Tavata og Eventillas invitationer og tilmelding koster fra 1.750 €. Matchmaking og bookede 1:1-møder er med i Tavatas pris. Priserne er ekskl. moms.

Brug tilbuddet på dit faktiske event til at vurdere værdien. Sæt penge af til dit teams arbejde og ikke kun til softwaren. Guiden til omkostninger forklarer sammenligningen.

Skriv op, hvem der skal forberede programmet, tjekke profiler, sende anvisninger og besvare spørgsmål om adgang. Bed leverandøren vise din arrangør, hvordan opgaverne løses, før du anslår tidsforbruget.

Planlæg én tydelig grund til, at en deltager skal åbne appen. Det kan være at vælge en session eller at aftale en relevant samtale. Forklar den handling i invitationen, og giv folk tid nok til at gøre det før eventet.

Fastsæt et mål, der hænger sammen med formålet: deltagere, der har fundet deres sessioner, accepterede møder eller samtaler, der er bekræftet afholdt. Et antal installationer alene viser ikke, om eventet blev mere nyttigt.

Hvis du vurderer en gratis plan, en prøveperiode eller et billigt eventværktøj, så læs vilkårene for dit events faktiske størrelse og datoer. Tjek, om prisen ændrer sig, når du inviterer deltagere, aktiverer møder eller holder adgangen åben bagefter.

Bekræft, hvem der kan se deltagernes oplysninger, hvilken support der er, og om du kan eksportere de poster, du har brug for. Et værktøj kan være det rette, selv med få funktioner, hvis de begrænsninger passer til dit event.

Tjek også, om din eksisterende software til tilmelding eller medlemmer allerede indeholder den funktion, du overvejer at købe.

Hvis eventet fungerer godt med et enkelt program og beskeder, så behold den fremgangsmåde, og forbedr de svage punkter. Hvis det svære er at finde folk eller planlægge samtaler, så test et produkt på de opgaver med et lille udsnit af dit rigtige event.

Til en tilbagevendende serie skal du først sammenligne ét event med en licens, når du har bekræftet, hvilke eventstørrelser og funktioner den dækker. Et lavere månedligt beløb kan stadig betyde en større forpligtelse over året.

Hvis du beslutter at vurdere en app, så brug guiden til valg, og bed leverandørerne vise den del af eventet, du vil forbedre.