Was kostet
eine Event-App?

Die Kosten einer Event-App hängen von der inbegriffenen Teilnehmerzahl, den Funktionen, den Leistungen und der Vertragslaufzeit ab. Tavata beginnt bei 750 € pro Veranstaltung, wenn die Anmeldung über Eventilla läuft, oder bei 890 € neben einem anderen Anmeldesystem, jeweils für bis zu 100 angemeldete Teilnehmende und einschließlich Matching und 1:1-Meetings. Mehrwertsteuer und Anmeldung kommen hinzu.

Ein Einstiegspreis ist ein brauchbarer Anhaltspunkt für das Budget. Entscheiden Sie aber anhand eines Angebots für die ganze Veranstaltung, einschließlich der Software oder der Arbeitszeit, die rund um die App nötig ist.

Nennen Sie die erwarteten Anmeldungen, die Termine, die Zahl der Veranstaltungstage und die benötigten Funktionen. Ergänzen Sie das Anmeldesystem, das Sie behalten, die Zahl der Veranstalter, die Zugang brauchen, und Ihren Bedarf an Support.

Fragen Sie nach den Kosten, wenn die Teilnehmerzahl in die nächste Stufe steigt. Ein Anbieter, der angemeldete Teilnehmende berechnet, kann auch Personen in Rechnung stellen, die die App nie öffnen. Ein anderer legt vielleicht ein anderes Maß zugrunde. Vergleichen Sie die Definitionen ebenso wie die Zahlen.

Bei einer internationalen Veranstaltung erfragen Sie die Währung des Angebots, die steuerliche Behandlung und mögliche Zahlungs- oder Umrechnungsgebühren. Bitten Sie jeden Anbieter, Pflichtkosten und optionale Leistungen zu trennen.

Die App-Lizenz ist nur ein Teil des Veranstaltungsbudgets. Legen Sie für jeden der folgenden Punkte eine eigene Zeile an, auch wenn die Antwort „enthalten“ oder „übernimmt unser Team“ lautet.

Für bestehende Eventilla-Kunden beginnt die Event-App Tavata bei 750 €. Wenn Sie für diese Veranstaltung auch Einladungen und Anmeldung brauchen, beginnt das Paket aus Tavata und Eventilla bei 1.750 € ohne Mehrwertsteuer.

Das Paket enthält Matching und gebuchte 1:1-Meetings. Beschreiben Sie zusätzliche Einrichtung oder Hilfe am Veranstaltungstag im selben Briefing, damit der Anbieter bestätigen kann, was abgedeckt ist.

Wenn Sie bereits einen Eventilla-Vertrag haben, der die Veranstaltung abdeckt, setzen Sie in Ihrem Vergleich die zusätzlichen Kosten für die App an und prüfen Sie den Umfang Ihres bestehenden Vertrags. Behalten Sie ein anderes Anmeldesystem, beginnt Tavata bei 890 € für bis zu 100 Teilnehmende, und Ihre bisherigen Anmeldekosten bleiben Teil der Gesamtkosten.

Für bis zu 300 angemeldete Teilnehmende beginnt die Event-App Tavata bei 1.250 €, wenn die Anmeldung über Eventilla läuft. Die Anmeldung wird getrennt berechnet. Fragen Sie nach ihrem Preis für dieselbe Veranstaltung und dieselbe Teilnehmerzahl.

Matching und gebuchte 1:1-Meetings sind im Preis von Tavata enthalten. Wenn Sie Hilfe beim Networking-Programm brauchen, beschreiben Sie die Unterstützung, die Sie am Veranstaltungstag erwarten, und fragen Sie, was abgedeckt ist. Vergleichen Sie diesen Leistungsumfang bei allen Anbietern neben den Funktionen der App.

Die Preisseite von Tavata nennt die anderen Stufen nach Teilnehmerzahl. Fragen Sie nach der passenden Stufe, wenn Ihre erwarteten Anmeldungen nahe an einer Grenze liegen.

Vergleichen Sie die gesamte Verpflichtung mit dem Einzelkauf derselben Veranstaltungsgrößen und Funktionen. Ein Monatsbetrag kann einen Vertrag über 12 Monate beschreiben und kein Abonnement, das Sie nach der Veranstaltung kündigen können.

Beim niedrigsten Lizenzpreis von Tavata ergeben 249 € pro Monat über 12 Monate 2.988 € ohne Mehrwertsteuer. Vier einzelne Veranstaltungen zum niedrigsten Einstiegspreis von 750 € kosten zusammen 3.000 €. Der Unterschied beträgt nur 12 €, und auch nur dann, wenn die Lizenz dieselben Veranstaltungen, dieselbe Teilnehmerzahl und dieselben Funktionen abdeckt.

Das ist eine Rechnung mit Einstiegspreisen und kein Versprechen, dass die kleinste Lizenz zu jeder Reihe passt. Größere Veranstaltungen brauchen ein eigenes Angebot. Die Lizenzen von Tavata kosten 249–1.500 € pro Monat bei einer Laufzeit von 12 Monaten, und Eventilla wird getrennt berechnet.

Listen Sie die Aufgaben auf, die Ihr Team übernimmt: Inhalte vorbereiten, Daten korrigieren, Teilnehmende einladen und Menschen beim Zugang helfen. Schätzen Sie die Stunden für jede Option mit Ihren eigenen Personalkosten.

Ein teureres Angebot kann sich lohnen, wenn es Arbeit enthält, die sonst Ihr Team erledigen müsste. Lassen Sie sich diese Arbeit vorführen oder den Leistungsumfang beschreiben. Behandeln Sie eine allgemeine Aussage über Zeitersparnis nicht als Zahl im Budget.

Nach der Veranstaltung können Sie die tatsächlichen Kosten der App durch die Zahl der aktiven Nutzer oder der bestätigten Meetings teilen, um die Nutzung einzuordnen. Legen Sie die Bezugsgröße klar fest und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem, was Sie erreichen wollten. Diese Zahlen beschreiben die Nutzung und belegen für sich keine wirtschaftliche Rendite.

Nutzen Sie ein kurzes Briefing mit Termin, Format, Anmeldungen, Anmeldesystem und den Aufgaben, die Teilnehmende erledigen sollen. Bitten Sie um einen schriftlichen Preis, der die Event-App, erforderliche Optionen, Einrichtung und Support am Veranstaltungstag trennt.

Nennen Sie Vertragslaufzeit, Zugangszeitraum, die Definition der Teilnehmerzahl und den Preis, falls sich die Zahl ändert. Wenn die Veranstaltung verschoben oder abgesagt werden könnte, fragen Sie vor der Unterschrift nach den entsprechenden Bedingungen.

Die Anbieter-Scorecard (.txt) enthält eine Vorlage für die Angebotsanfrage, die Sie anpassen können. Der Ratgeber zur Auswahl erklärt, wie Sie das Produkt neben dem Preis bewerten.