Braucht Ihre kleine Veranstaltung
eine App?

Eine kleine Veranstaltung braucht eine App, wenn sich Programm, die Suche nach anderen Teilnehmenden oder der Ablauf der Meetings sonst schwer organisieren lassen. Brauchen Teilnehmende nur Zeit, Ort und eine einfache Agenda, können Anmeldesoftware, eine für Smartphones geeignete Seite und klare Nachrichten genügen.

Die Teilnehmerzahl ist ein Ausgangspunkt und keine vollständige Entscheidungsregel. Ein Workshop für Einkäufer und Anbieter mit 40 Personen kann mehr Terminplanung bedeuten als ein Vortrag mit 200 Personen.

Bei einem kurzen Seminar mit einem Raum und festem Programm gehören die wichtigsten Informationen in die Bestätigung und auf eine barrierefreie Veranstaltungsseite. Machen Sie Änderungen leicht auffindbar und nennen Sie den Teilnehmenden eine Kontaktperson für Fragen.

Kennen sich die Menschen bereits und braucht es keine Termine, bringen ein Teilnehmerverzeichnis oder ein Chat womöglich wenig. Entscheiden Sie, wer ihn pflegen würde und warum Teilnehmende zu ihm zurückkehren sollten.

Die entscheidende Frage lautet, was für Teilnehmende oder Veranstalter einfacher wird, wenn Sie die App einführen. Schreiben Sie das auf, bevor Sie Angebote anfordern.

Stellen Sie sich ein Frühstücksbriefing für 60 Personen vor, mit einem Referenten, einem Raum und ungezwungenen Gesprächen danach. Anmeldung, eine Bestätigung und ein klares Programm können den Bedarf der Teilnehmenden abdecken. Eine App bräuchte einen eigenen zusätzlichen Zweck, um die Arbeit zu rechtfertigen.

Denken Sie nun an einen Workshop für 40 Personen, bei dem Einkäufer in sechs Terminfenstern passende Anbieter treffen möchten. Profile der Teilnehmenden, eine passende Suche und ein Zeitplan helfen bei der Vorbereitung und können manuelle Abstimmung verringern. Die kleinere Teilnehmerzahl macht die Aufgabe der Meetings nicht einfacher.

Das sind Beispiele für mögliche Veranstaltungen und keine Kundenergebnisse. Entscheiden Sie anhand Ihres tatsächlichen Programms und der Aufgaben Ihrer Teilnehmenden, welches Beispiel Ihrer Lage näher kommt.

Rechnen Sie die App, die Anmeldung, eventuelle Meeting-Funktionen und die Zeit ein, die Ihr Team für Vorbereitung und Betreuung aufwendet. Prüfen Sie, was der Einstiegspreis enthält und wie lang der gesamte Vertragszeitraum ist.

Tavata beginnt bei 750 € für bis zu 100 angemeldete Teilnehmende für bestehende Eventilla-Kunden oder bei 890 € neben einem anderen Anmeldesystem. Ein Paket aus Tavata sowie Einladungen und Anmeldung über Eventilla beginnt bei 1.750 €. Matching und gebuchte 1:1-Meetings sind im Preis von Tavata enthalten. Die Preise verstehen sich ohne Mehrwertsteuer.

Beurteilen Sie den Wert anhand des Angebots für Ihre tatsächliche Veranstaltung. Planen Sie die Arbeit Ihres Teams ebenso ein wie die Software. Der Ratgeber zu den Kosten erklärt den Vergleich.

Listen Sie auf, wer das Programm vorbereitet, Profile prüft, Anleitungen versendet und Fragen zum Zugang beantwortet. Bitten Sie den Anbieter, Ihrem Veranstalter die Aufgaben zu zeigen, bevor Sie den Zeitbedarf schätzen.

Planen Sie einen klaren Grund für Teilnehmende ein, die App zu öffnen. Das kann die Wahl einer Session sein oder die Vereinbarung eines passenden Gesprächs. Erklären Sie diese Handlung in der Einladung und lassen Sie den Menschen genug Zeit, sie vor der Veranstaltung auszuführen.

Legen Sie eine Kennzahl fest, die zum Zweck passt: Teilnehmende, die ihre Sessions gefunden haben, angenommene Meetings oder als durchgeführt bestätigte Gespräche. Allein die Zahl der Installationen sagt Ihnen nicht, ob die Veranstaltung nützlicher geworden ist.

Wenn Sie einen kostenlosen Tarif, eine Testversion oder ein günstiges Werkzeug für Veranstaltungen prüfen, lesen Sie die Bedingungen für die tatsächliche Größe und die Termine Ihrer Veranstaltung. Prüfen Sie, ob sich der Preis ändert, wenn Sie Teilnehmende einladen, Meetings aktivieren oder den Zugang danach offen halten.

Klären Sie, welche Angaben der Teilnehmenden sichtbar sind, welchen Support es gibt und ob Sie die Datensätze exportieren können, die Sie brauchen. Ein Werkzeug kann auch mit begrenztem Funktionsumfang passend sein, sofern diese Grenzen zu Ihrer Veranstaltung passen.

Prüfen Sie außerdem, ob Ihre vorhandene Software für Anmeldung oder Mitglieder die Funktion, die Sie kaufen möchten, nicht schon enthält.

Läuft die Veranstaltung mit einem einfachen Programm und Nachrichten gut, bleiben Sie dabei und verbessern Sie die schwachen Stellen. Liegt die Schwierigkeit darin, Menschen zu finden oder Gespräche zu terminieren, testen Sie ein Produkt mit diesen Aufgaben an einer kleinen Stichprobe Ihrer echten Veranstaltung.

Bei einer wiederkehrenden Reihe vergleichen Sie eine einzelne Veranstaltung erst mit einer Lizenz, wenn feststeht, welche Größen und Funktionen sie abdeckt. Ein niedrigerer Monatsbetrag kann trotzdem eine höhere Jahresverpflichtung bedeuten.

Wenn Sie eine App prüfen möchten, nutzen Sie den Ratgeber zur Auswahl und bitten Sie Anbieter, den Teil Ihrer Veranstaltung vorzuführen, den Sie verbessern wollen.